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Forum: PC Hard- und Software Dokumentenmanagement - Verzeichnis vs. Datenbank


Autor: BEngEl (Gast)
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Auch wenn viel Schriftverkehr per E-Mail abgewickelt wird, und die 
Verwaltung damit vom Server/Client erledigt werden kann - Anfragen, 
Angebote, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen sind meist damit nicht 
zu erschlagen, umfassen viele Metadaten und zugehörige Daten, teils 
wiederkehrende.

Ich schätze in 80% der kleinen (und mittleren ?) Unternehmen herrscht 
"Chaos" auf Dateisystemebene. So ist es derzeit auch bei uns und ich 
möchte das ändern, insbesondere die Verknüpfung von zugehöriger 
Information. Bevor ich bei SAP anrufe würde ich gerne mehr über das 
Thema erfahren.

Ein Dateisystem ist (zu) hierarchisch, eine Verknüpfung und damit die 
schnelle Auffindbarkeit ist eingeschränkt.

Eine Datenbank als "besseres" Dateisystem auch zur Aufnahme von 
Binärdaten ist jedoch leicht abschreckend, da der direkte Zugriff nicht 
mehr möglich ist und man gefühlten Kontrollverlust erleidet. Wenn was 
schiefgeht kann man sich die Daten nicht einfach direkt vom 
Backup-Medium ziehen. Außerdem, wie ist so eine Anwendung mit 
herkömmlicher Software (Sprich ein "Office"), die ein Dateisystem für 
I/O erwartet, zu realisieren?

Als Mittelding könnte man die Daten alle in einem (?) Verzeichnis mit ID 
ablegen und die Verknüpfungen und Metadaten in der Datenbank halten. 
Aber auch da müssen alle Zugriffe über eine Zwischenschicht erfolgen. 
Und ohne Datenbank und ihre Zwischenschicht kommt man zwar an Daten ran, 
aber die Zuordnung ist "flöten".

Diese Probleme sind bestimmt schon seit mehr als dreißig Jahren vielfach 
gelöst - aber wie? Versionierung wär' auch gut :-)

Autor: Manuel J. (manuel-j)
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Hi!

Die Frage kam hier letztens auch auf:
https://groups.google.com/group/rwth.dialup/browse...

und hier auch nochmal:
https://www.xing.com/net/dms/software-171323/suche...

Nur als Anregung mit dem Stichwort Dokumenten Management System (DMS) 
lässt sich bei Google noch einiges finden.

Grüße,
  Manuel

Autor: BEngEl (Gast)
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Danke, beim ersten Link geht's eher um gleichzeitigen Zugriff und 
Versionierung, beim zweiten Link wird etwas klarer, dass solche Systeme 
sehr komplex sein können.
Weiterhin wüsste ich jedoch gerne, wie ein sehr einfaches "System" 
technisch realisiert werden könnte, und ob eine solche Umsetzung ähnlich 
meiner naiven Ideen im ersten Post sind, oder ob man ein 
Informatikstudium braucht, um die Konzepte zu verstehen.

Autor: Icke ®. (49636b65)
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Dateibasierte Archivsysteme sind der pure Haß, das kann ich aus 
leidvoller praktischer Erfahrung sagen. Weshalb das so ist, merkst du 
spätestens bei einer Datensicherung oder einem Datenumzug. Das Problem 
ist nicht die Datenmenge in GB, sondern die sehr schnell wachsende 
Anzahl einzelner Dateien und Ordner. Bei gleicher Datenmenge dauert das 
Kopieren vieler Dateien um Größenordnungen länger als bei einer einzigen 
großen Datei. Um ein Beispiel zu geben, ich habe bei einem Kunden so 
eine unsägliche Lohnberechnungssoftware, die jeden gedruckten Vorgang 
zusätzlich als Datei ablegt. Mittlerweile ist dieses Archiv auf rund 
300.000 Files in 30.000 Ordnern angewachsen, die Datenmenge beträgt ca. 
6,5 GB. Eine einzelne Datei dieser Größe auf das NAS zu schieben, dauert 
weniger als 2 Minuten. Für das Dateiarchiv benötigt das System fast eine 
halbe Stunde. Und die Hardware ist wirklich leistungsfähig.
Für ernsthafte Anwendung würde ich daher unbedingt zu einem 
Datenbank-System raten. Technisch ist das nicht einfach umzusetzen, ihr 
solltet schon auf fertige Lösungen zurückgreifen.

Autor: Zwölf Mal Acht (hacky)
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Schau dir mal OpenKM an, unter OpenKM.org.

Autor: BEngEl (Gast)
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Danke für die Tipps, unter 
http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement ist ein bisschen was 
für meine Belange herauszulesen.

Trotz der fürchterlichen Videos sieht 
http://www.agorum.com/startseite/auf-dms-ecm-suche... 
nicht schlecht aus, auf den ersten Blick. Werde ich mal ausprobieren. 
Insbesondere meine Frage zur Datenschnittstelle haben sie mit einem 
virtuellen Laufwerks lösen können.

Befürchtung habe ich, dass bei einem kleinen Betrieb der (gefühlte) 
Nutzen dem (gefühlten) Aufwand unterliegt, und so ein Projekt dann 
scheitert.

Autor: lars (Gast)
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Falls die Suche noch nicht abgeschlossen ist:
Ich sehe das mit den dateibasierten Ansätzen ähnlich. Ist zwar ok für 
Privat oder Kleinstunternehmen, sobald aber eine größere Menge Dokumente 
zusammenkommt, geht da nicht mehr viel.

Eine Auswahl von Praxisbeispielen zu profesionellen DMS-Systeme diverser 
Anbieter gibt hier:
http://www.b2b-core.com/go/b2bcore/home/portal/sea...

Einfach nach passendem Lösungsbeispiel suchen. Auf diesen Weg kommt man 
dann auch zu einem passenden DMS-Produkt.

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