Hallo, das Jahr nähert sich wieder dem Ende. Da mache ich mir weider Gedanken bei meinen Dokumenten mal aufzuräumen. Hatte auch schon mal überlegt mir eine Dokumentenmanagement Software zuzulegen. Was mich aber davon abschreckt ist, dass die immer mit Datenbanken arbeiten. Mir wäre etwas Dateibasiertes wesentlich lieber. Wie macht ihr das eigentlich? Gruß Peter
Eine saubere Ordnerstruktur auf dem Rechner, wird automatisch auf mein CentOS NAS gespiegelt per Syncthing.
Peter R. schrieb: > Mir wäre etwas Dateibasiertes wesentlich lieber. > > Wie macht ihr das eigentlich? Scannen, OCR-Software drüberlaufen lassen und als Datum+Bezeichnung alles in einen Ordner werfen. Funktioniert bei mir fürs Private ausgezeichnet. Die meisten Dokumente braucht man eh nie wieder, darum zahlt sich großartige Sortierung o.ä. gar nicht aus. Braucht man doch mal ein Dokument, so findet man das mittels Volltextsuche ganz einfach.
Jan H. schrieb: > Peter R. schrieb: >> Mir wäre etwas Dateibasiertes wesentlich lieber. >> >> Wie macht ihr das eigentlich? > > Scannen, OCR-Software drüberlaufen lassen und als Datum+Bezeichnung > alles in einen Ordner werfen. Funktioniert bei mir fürs Private > ausgezeichnet. So mache ich das auch. Für privat reicht das vollkommen aus. Eine spezielle SW würde ich nicht einsetzten. Was ist wenn es die in einigen Jahren nicht mehr gibt? Dann steht man da und fängt wieder von vorne an. > Die meisten Dokumente braucht man eh nie wieder, darum > zahlt sich großartige Sortierung o.ä. gar nicht aus. Braucht man doch > mal ein Dokument, so findet man das mittels Volltextsuche ganz einfach. Allerdings sortiere ich die Dokumente in verschiedene Ordner ein. Ab und zu greife ich doch darauf zu. Regelmäßige Backups auf verschiedene Datenträger der eingescannten Dokumente versteht sich von selbst?
Gast
#5254295
Gar nicht, einfach in Ordner ablegen.
Gehöre ebenfalls zu denen, die alles ordnerbasiert ablegen. Zur Zeit sind es: 10GB / 1.700 Ordner. Den Ueberblick habe ich (noch) nicht verloren.
Ich habe auf meinem Server extra dafür eine "Handbuch" Freigabe
erstellt. Das wird auf den lokalen PC's als "H:" Laufwerk gemappt.
Darin sind als erstes alle möglichen Themen als Ordner gelistet. Gefolgt
von Unterthemen oder Web-Adressen:
z.B.
H:\Betriebssystem\
+- Linux
+- WinXP
+- Win7
H:\Elektronik\
+- www.analog.com
+- www.fairchildsemi.com
+- www.nxp.com\
+- Dioden
+- LogicICs
+- Mosfets
+- Transistoren
+- www.st.com\
+- STM32F103
+- STM32F407
H:\Formeln
Im Prinzip wächst dieses Handbuch Laufwerk ständig und man kann es
einfach sichern. Auch Video-Tutorials sind da natürlich dabei. Das
System funktioniert schon über 15 Jahre, und es sammelt sich da
allerhand.
Wichtig: Da wo man Datenblätter in anderen Programmen verlinken möchte
wäre es gut keine Leerzeichen in Ordner/Dateinamen zu haben (z.B. per
Webinterface).
Angehängte Dateien:
-
Bild1.png
(16 KB)
Einfach in verschiedene Ordner (also als Papier) einheften und stehen lassen. So viel kommt ja nicht zusammen.
Bei Dokumenten in Papierform schreibe ich ein "Verfallsdatum" drauf. z.B. bei Rechnungen, damit sehe sich sofort dass die Garantie abgelaufen ist und kann die bei Durchstöbern schnell entsorgen. Bedienungsanleitungen von gekaufen Geräten wandern alle sammt in eine große Plastikkiste, jeweils in einzelne Tüten. Für Wohnung/Haus ist ein separater Ordner gut, denn da sammelt sich so einiges. Es macht auch Sinn Registerkarten mit Jahreszahlen an zu legen, dann findet man alles schneller. Andere sehr wichtige Dokumente (Reisepässe, Fahrzeugbrief, Geburtsurkunden, usw.) sind in einem separaten Dokumenten Ordner und sogar gegen Band und Wasserschaden geschützt aufbewahrt. Alles was wichtig erscheint ist zusätzlich eingescannt und als PDF abgelegt.
Ordnerstrukturen haben einen Nachteil gegenüber Volltext-Suche: Sortiere ich Bauklötze erst nach Farbe und dann nach Form oder umgekehrt? Also erst Versucherungen und Bankkonten, dann Personen? Oder erst Personen, dann Versucherungen und Bankkonten? Eine Dokumentenmanagement-SW könnte dynamische Ordner, aber die Mehrarbeit beim Einsortieren lohnt sich meines Erachtens erst beim selektiven löschen, falls eine individuelle Aufbewahrungsdauer gepflegt wird.
Markus M. schrieb: > Bei Dokumenten in Papierform schreibe ich ein "Verfallsdatum" drauf. > z.B. bei Rechnungen, damit sehe sich sofort dass die Garantie abgelaufen > ist und kann die bei Durchstöbern schnell entsorgen. Auch wenn die Garantie abgelaufen ist würde ich Rechnungen nicht entsorgen. Vor allem wenn es sich um teure Geräte/Gegenstände handelt. Es könnte immer noch ein Versicherungsfall wie Brand oder Einbruch eintreten. Reinhard S. schrieb: > So viel kommt ja nicht zusammen. Oh, ich habe einige Din A4 Ordner durch Digitalisierung abgeschafft. Meine Versicherung würde die eingescannten Unterlagen übrigens anerkennen. Das habe auf Nachrage bestätigt bekommen. Torsten C. schrieb: > Ordnerstrukturen haben einen Nachteil gegenüber Volltext-Suche.... Man kann auch Beides sinnvoll miteinander verbinden.