Auch wenn viel Schriftverkehr per E-Mail abgewickelt wird, und die Verwaltung damit vom Server/Client erledigt werden kann - Anfragen, Angebote, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen sind meist damit nicht zu erschlagen, umfassen viele Metadaten und zugehörige Daten, teils wiederkehrende. Ich schätze in 80% der kleinen (und mittleren ?) Unternehmen herrscht "Chaos" auf Dateisystemebene. So ist es derzeit auch bei uns und ich möchte das ändern, insbesondere die Verknüpfung von zugehöriger Information. Bevor ich bei SAP anrufe würde ich gerne mehr über das Thema erfahren. Ein Dateisystem ist (zu) hierarchisch, eine Verknüpfung und damit die schnelle Auffindbarkeit ist eingeschränkt. Eine Datenbank als "besseres" Dateisystem auch zur Aufnahme von Binärdaten ist jedoch leicht abschreckend, da der direkte Zugriff nicht mehr möglich ist und man gefühlten Kontrollverlust erleidet. Wenn was schiefgeht kann man sich die Daten nicht einfach direkt vom Backup-Medium ziehen. Außerdem, wie ist so eine Anwendung mit herkömmlicher Software (Sprich ein "Office"), die ein Dateisystem für I/O erwartet, zu realisieren? Als Mittelding könnte man die Daten alle in einem (?) Verzeichnis mit ID ablegen und die Verknüpfungen und Metadaten in der Datenbank halten. Aber auch da müssen alle Zugriffe über eine Zwischenschicht erfolgen. Und ohne Datenbank und ihre Zwischenschicht kommt man zwar an Daten ran, aber die Zuordnung ist "flöten". Diese Probleme sind bestimmt schon seit mehr als dreißig Jahren vielfach gelöst - aber wie? Versionierung wär' auch gut :-)
Hi! Die Frage kam hier letztens auch auf: https://groups.google.com/group/rwth.dialup/browse_thread/thread/ef8e97215068886c/f19ad5396a62888e?hl=de und hier auch nochmal: https://www.xing.com/net/dms/software-171323/suche-gutes-open-source-dms-29676490/ Nur als Anregung mit dem Stichwort Dokumenten Management System (DMS) lässt sich bei Google noch einiges finden. Grüße, Manuel
Danke, beim ersten Link geht's eher um gleichzeitigen Zugriff und Versionierung, beim zweiten Link wird etwas klarer, dass solche Systeme sehr komplex sein können. Weiterhin wüsste ich jedoch gerne, wie ein sehr einfaches "System" technisch realisiert werden könnte, und ob eine solche Umsetzung ähnlich meiner naiven Ideen im ersten Post sind, oder ob man ein Informatikstudium braucht, um die Konzepte zu verstehen.
Dateibasierte Archivsysteme sind der pure Haß, das kann ich aus leidvoller praktischer Erfahrung sagen. Weshalb das so ist, merkst du spätestens bei einer Datensicherung oder einem Datenumzug. Das Problem ist nicht die Datenmenge in GB, sondern die sehr schnell wachsende Anzahl einzelner Dateien und Ordner. Bei gleicher Datenmenge dauert das Kopieren vieler Dateien um Größenordnungen länger als bei einer einzigen großen Datei. Um ein Beispiel zu geben, ich habe bei einem Kunden so eine unsägliche Lohnberechnungssoftware, die jeden gedruckten Vorgang zusätzlich als Datei ablegt. Mittlerweile ist dieses Archiv auf rund 300.000 Files in 30.000 Ordnern angewachsen, die Datenmenge beträgt ca. 6,5 GB. Eine einzelne Datei dieser Größe auf das NAS zu schieben, dauert weniger als 2 Minuten. Für das Dateiarchiv benötigt das System fast eine halbe Stunde. Und die Hardware ist wirklich leistungsfähig. Für ernsthafte Anwendung würde ich daher unbedingt zu einem Datenbank-System raten. Technisch ist das nicht einfach umzusetzen, ihr solltet schon auf fertige Lösungen zurückgreifen.
Danke für die Tipps, unter http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement ist ein bisschen was für meine Belange herauszulesen. Trotz der fürchterlichen Videos sieht http://www.agorum.com/startseite/auf-dms-ecm-suche/das-leistet-das-dokumentenmanagement-agorum-core.html nicht schlecht aus, auf den ersten Blick. Werde ich mal ausprobieren. Insbesondere meine Frage zur Datenschnittstelle haben sie mit einem virtuellen Laufwerks lösen können. Befürchtung habe ich, dass bei einem kleinen Betrieb der (gefühlte) Nutzen dem (gefühlten) Aufwand unterliegt, und so ein Projekt dann scheitert.
Falls die Suche noch nicht abgeschlossen ist: Ich sehe das mit den dateibasierten Ansätzen ähnlich. Ist zwar ok für Privat oder Kleinstunternehmen, sobald aber eine größere Menge Dokumente zusammenkommt, geht da nicht mehr viel. Eine Auswahl von Praxisbeispielen zu profesionellen DMS-Systeme diverser Anbieter gibt hier: http://www.b2b-core.com/go/b2bcore/home/portal/search/search.xhtml?s.ext=true&s._digest=true&s.o_full=dms&submit.x=0&submit.y=0 Einfach nach passendem Lösungsbeispiel suchen. Auf diesen Weg kommt man dann auch zu einem passenden DMS-Produkt.
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