Wie Dokumente organisieren?

[Dumdi D. (dumdidum)]

Wie organisiert ihr eure Dokumente (sagen wir mal zu Hause). Hat jemand 
ein gutes Konzept. Bei mir läuft es eher schlecht. Ich habe thematisch 
sortierte Ordner, aber das funktioniert nicht. Beispiel:

Ordner Haus: da kommt dann auch die Handwerkerrechnung rein.

Nächstes Jahr Steuererklärung (kann abgesetzt werden) und alle 
benötigten Dokumente sind ja über verschiedene Ordner verteilt.

Geht euch das auch so? Wie sieht eure Lösung aus?

[P. M. (o-o)]

Ja, zuerst thematisch/projektweise und dann pro Thema/Projekt einen 
Ordner pro Jahr. Dazu vielsagende Dateinamen, z.B. rechnung-sanitär.doc.

Aber du kannst noch so gut sortieren, für eine Steuererklärung wirst du 
IMMER ein bisschen denken müssen. Helfen kann da eine Excelliste, wo du 
z.B. die Finanzen erfasst und auch gleich den Dateinamen reinschreibst.

[Dumdi D. (dumdidum)]

P. M. schrieb:
> Ja, zuerst thematisch/projektweise und dann pro Thema/Projekt einen
> Ordner pro Jahr. Dazu vielsagende Dateinamen, z.B. rechnung-sanitär.doc.

Und nach welchem Schema heftest Du die Originale ab?

[Simon S. (-schumi-)]

dumdi dum schrieb:
> Ordner Haus: da kommt dann auch die Handwerkerrechnung rein.
>
> Nächstes Jahr Steuererklärung (kann abgesetzt werden) und alle
> benötigten Dokumente sind ja über verschiedene Ordner verteilt.

Eine Möglichkeit ist Dateien zu taggen. So könntest du z.B. ein tag 
"Steuererklärung2015" machen und eben alle Dateien die dafür relevant 
sind markieren

Wenn du die Dateien dann brauchst filterst du nach diesem tag

[Oliver S. (phetty)]

Ich scanne mittlerweile vieles ein und speichere es in 
selbstbeschreibenden Dateinamen und Verzeichnissen.

[Klaus I. (klauspi)]

Papier-Dokumente verwalte ich mit dem Classei-System (es gibt auch das 
Konkurrenzprodukt Mappei). Das ist ähnlich zu Hängeregistermappen, nur 
platzsparender und ohne spezielle Schränke benutzen zu müssen. Ähnlich 
den Manila-Mappen die man ab und an in US-Fernsehserien sieht (gelber 
"Hefter")

Kostet auf den ersten Blick mehr als Aktenordner. Dafür spart es 
ordentlich Platz und man kann alles sehr schnell und übersichtlich 
einordnen. Früher haben sich immer diverse Stappel gebildet, obwohl ja 
kein Platz auf meinem Schreibtisch ist. Dann hat man auch keinen Platz 
um einen Aktenordner aufzumachen und das abzuheften undsoweiter. Mit 
diesem System ist es ein Handgriff, wenn die "Akte" schon angelegt ist. 
Ansonsten sind es drei Handgriffe mehr.

Nein, leider bekomme ich keine Prozente ;o)
Schau Dir das System mal an, ich finde das wirklich genial und habe mir 
für die Arbeit das auch bestellt. Funktioniert wirklich gut, sogar für 
Sachen wo ich erst Bedenken hatte.

Leider stolpert man darüber nur durch Zufall, da die Anbieter keine 
Werbung machen.

[Klaus I. (klauspi)]

Simon S. schrieb:
> Eine Möglichkeit ist Dateien zu taggen. So könntest du z.B. ein tag
> "Steuererklärung2015" machen und eben alle Dateien die dafür relevant
> sind markieren

SCNR ich glaube es geht hier eher um ein Art von Cellulose-basierten 
Offline-Datenspeicher. Google mal nach "Papier" oder schau mal bei Wiki 
http://de.wikipedia.org/wiki/Papyrus vorbei.
;oD

[P. M. (o-o)]

dumdi dum schrieb:
> Und nach welchem Schema heftest Du die Originale ab?

Achso, wir sprechen von physischen Dokumenten ;-)

Thematisch und dann nach Datum. Das reicht für den Privatgebrauch doch 
dick? Allenfalls jedes Dokument mit einer dick geschriebenen Nummer 
versehen, die dann wiederum z.B. in der Excelliste eingetragen wird, wo 
ich die Finanzen verwalte.

Klar hat man vielleicht dieses Bedürfnis nach guter Organisation, 
letztlich denke ich aber, dass ein einfaches System, wo man für die 
Steuererklärung ein paar Minuten blättern muss, trotzdem mehr Zeit 
spart, als ein komplizeirtes.

[Jan H. (j_hansen)]

Bei mir wird alles eingescannt und in ein durchsuchbares PDF 
konvertiert. Dann mit Datum und Beschreibung ab in einen Ordner wo alle 
(privaten) Dokumente drin liegt.
Das physische Exemplar wandert chronologisch sortiert in einen 
Aktenordner, und wird im Normalfall nie wieder hervorgekramt. Sollte ich 
wirklich einmal etwas brauchen, dann finde ich es über die Computersuche 
sowieso viel schneller als in den Ordnern. Brauche ich das 
zellulosebasierte Offlinedokument, dann lässt es sich über das Datum 
auch ganz schnell finden.

[Karl O. (knorke)]

Ich würde die Kistenlösung vorschlagen: neue Rechnungen etc. kommen in 
eine große Kiste. Am Jahresende wird sortiert und gegenebenfalls 
abgeheftet. So kommt nix weg, und man muss nicht jedsmal im Ordner 
suchen, was am Ende ohnehin nur dazu führt, dass man es nicht macht und 
sich alles stapelt.

[Winfried J. (Firma: Nisch-Aufzüge) (winne)]

Alles außer Rechnungen wird Thematisch sortiert.

Eingehende Rechnungen gehen zuerst auf den Stapel Offene Rechnungen und 
werden chronologisch sofort nach Buchung und in Quartale unterteilt in 
den Steuerordner eingeordnet sofern absetzbar, sonst thematisch an den 
Themenordner oder in den Kreisordner wenn Aufbewahrung überflüssig.

Ausgehende Rechnungen werden im Quartalsordner für Rechnungen aufbewahrt 
und nach Zahlungseingang ebenfalls quartalsweise ausgedruckt und dem 
Steuerordner zugeführt zur Verbuchng beim Steuerberater.

Das funktioniert bei mir ganz gut.