Hallo, ich mache mir seit einiger Zeit um das Thema digitale Datenarchivierung Gedanken. Es geht dabei darum, ob es sinnvoll ist, zu Hause ein digitales Datenarchiv aufzubauen. Das Archiv soll alles übliche enthalten. Von Versicherungsverträgen bis zu alten Rechnungen (natürlich nur sinnvolle wie z.B. Elektrogeräte) etc. Ich möchte dafür natürlich keine teure Software kaufen. Ich dachte primär an eine gute Ordnerstruktur mit sinnvollen Dateinamen. Jetzt stellt sich mir die Frage, ob es sinnvoll ist, soviel Zeit in die Digitalisierung meiner Dokumete zu stecken? Hat schon jemand Erfahrungen damit? Welche Überlegungen für und wieder gibt es noch dazu? Des Weiteren sollte das Dokumentearchiv natürlich gut erweiterbar sein und leicht zu pflegen, d.h. neues Dokument einscannen und abspeichern mit entsprechenden Dateinamen. Reicht das aus? Finde ich so meine Dokumente gut wieder? Die Suche soll entweder über die Windowssuche oder über die Suche mit Linux-Kommandos funktionieren? ODer gibt es vielleicht was besserer? Ich hoffe auf gute Anregungen und eine breite Diskussion. Julian
Überlege aber, was du da reinstellst. Dokumente, die missbraucht werden können, sind in Papier sicherer als in Bits. Ein klitzekleiner Trojaner auf dem PC und deine ganzen Verträge, Bankunterlagen etc verschwinden vollautomatisch in die grosse weite Welt.
Julian V. schrieb: > Das Archiv soll alles übliche > enthalten. Von Versicherungsverträgen bis zu alten Rechnungen (natürlich > nur sinnvolle wie z.B. Elektrogeräte) etc. Ich möchte dafür natürlich > keine teure Software kaufen. Ich dachte primär an eine gute > Ordnerstruktur mit sinnvollen Dateinamen. > > Jetzt stellt sich mir die Frage, ob es sinnvoll ist, soviel Zeit in die > Digitalisierung meiner Dokumete zu stecken? Da muss wohl jeder für sich selbst herausfinden, was für einen selbst am besten klappt. Ich mache das schon länger, und habe für mich selbst festgestellt, dass ich so gut wie nie Dokumente aus meinem Archiv benötige. Wenn ich etwas benötige, dann stören auch wenige Minuten Suche nicht. Bei mir muss also das Erfassen flott gehen, sonst verschwende ich viel Zeit. Ich schmeiße alle Dokumente in einen Ordner (sonst weiß ich erst nicht, ob meine Versicherungspolizze unter "2011", "KFZ", "Verträge" oder "Versicherungen" liegt). Natürlich kann man sich ein ausgefeiltes System überlegen, aber bei mir gab es immer wieder solche Überschneidungen. Daher alles in einem Ordner und Dateiname führend mit Datum: "2011-04-11 KFZ-Versicherung Hals&Abschneider-Versicherung AG". Außerdem habe ich alle Scans als PDF und lasse da noch eine Texterkennung drüberlaufen, somit kann ich auch im Volltext einfach suchen.
A. K. schrieb: > Überlege aber, was du da reinstellst. Dokumente, die missbraucht werden > können, sind in Papier sicherer als in Bits. Ein klitzekleiner Trojaner > auf dem PC und deine ganzen Verträge, Bankunterlagen etc verschwinden > vollautomatisch in die grosse weite Welt. Dazu sollte doch eine ausreichend starke Verschlüsselung des Archives ausreichend sein. Und sehr wichtige Dokumente könnte man noch mal extra verschlüsseln. Dann hat ein Angriefer zwar die Dateien, kann damit aber nichts anfangen.
Jan H. schrieb: > Außerdem habe ich alle Scans als PDF und lasse da noch eine > Texterkennung drüberlaufen, somit kann ich auch im Volltext einfach > suchen. Welches Programm nutzt du zur Texterkennug? Wie gut funktioniert diese?
Julian V. schrieb: > Dazu sollte doch eine ausreichend starke Verschlüsselung des Archives > ausreichend sein. Festplatten und Dateien zu verschlüsseln ist gut, wenn die Platte geklaut wird. Ein Trojaner hingegen hat den gleichen Zugriff wie du selbst. Files einzeln zu verschlüsseln ist als Kompromiss evtl. ok, weil man dir dann schon über die Schulter schauen muss oder einen Keylogger braucht, also eher gezielt vorgeht. Disks oder Filesysteme zu verschlüsseln, evtl. auf einem Homeserver, behindert einen automatisch Daten sammelnden Trojaner hingegen wenig, so lange du selbst die Daten unverschlüsselt siehst.
Julian V. schrieb: > azu sollte doch eine ausreichend starke Verschlüsselung des Archives > ausreichend sein. Und sehr wichtige Dokumente könnte man noch mal extra > verschlüsseln. Dann hat ein Angriefer zwar die Dateien, kann damit aber > nichts anfangen. Du wirst auf deinem PC ja deine Daten auch einmal entschlüsseln. Und dann hat Herr Angreifer auch das Passwort. Julian V. schrieb: > Welches Programm nutzt du zur Texterkennug? Wie gut funktioniert diese? Im Moment verwende ich gscan2pdf unter Ubuntu mit Tesseract als Texterkennungsengine. Gratis und Open Source, aber so ganz zufrieden bin ich nicht damit. Davor habe ich eine ältere Adobe Acrobat Version verwendet (ich glaube 9). Die hat meiner Meinung nach sehr gut funktioniert. Kostet halt dann auch etwas, aber vielleicht sind ältere Versionen ja günstig zu bekommen. Auf alle Fälle gab es da auch immer Trial-Versionen zum Ausprobieren.
Für mich wäre fraglich ob Finanzamt/etc. eine digitalisierte Variante akzeptiert. Oder nimmst du di digitale Variante nur zum einfacheren Suchen? Andere Möglichkeit: Scanner mit Scan-to-Mail-Funktion und alles an (interne?) E-Mail-Adresse schicken. Hat man zumindest den Teil mit dem Datum geklärt.
Reinhard S. schrieb: > Andere Möglichkeit: Scanner mit Scan-to-Mail-Funktion und alles an > (interne?) E-Mail-Adresse schicken. Hat man zumindest den Teil mit dem > Datum geklärt. Das erinnert dann aber schon stark an jene Witze, in denen man die NSA bittet, die Daten der defekten Festplatte wiederherzustellen. ;-)
@ Reinhard S. (rezz) >Für mich wäre fraglich ob Finanzamt/etc. eine digitalisierte Variante >akzeptiert. Oder nimmst du di digitale Variante nur zum einfacheren >Suchen? Dann druckt man das eben wieder aus. Man darf natürlich nicht gleich jeden Brief mit irgendwelchen offiziell nötigen Daten digitalisieren und wegschmeißen, wenn man weiß, daß das Original im laufenden Jahr vom Finanzamt noch benötigt wird. Solange sollte man es noch aufheben ... >Das erinnert dann aber schon stark an jene Witze, in denen man die NSA >bittet, die Daten der defekten Festplatte wiederherzustellen. ;-) Naja, die haben ja das einzige Backup der Platte ...
Julian V. schrieb: > ich mache mir seit einiger Zeit um das Thema digitale Datenarchivierung > Gedanken. WAS willst du WO archivieren? Sinnvoll: Zeugnisse, Abschlüsse, Diplome, gewisse Bankunterlagen, Versicherungsunterlagen (KFZ, Hausrat etc.), ... WO: Schwierig, deutscher Anbieter, Speicherung innerhalb Deutschlands. Ist schwierig! Verschlüsseln, prima! Ob nun irgendjemand, also NSA, BND, YXC, ... auf Deine Daten zugreifen kann, Du wirst es höchstwahrscheinlich nie erfahren. Ich habe meine Steuernummer, Diplome und ein paar wichtige Zeugnisse bei Web.de archiviert, falls mir mal die Bude abfackelt. Als Otto-Normaler-Privatmensch ist das ganze nicht das große Problem. Man muss sich halt überlegen, was will ich sicher(?) archiviert haben. Geschäftlich sieht das ganze etwas anders aus.
Ich speichere Dokumente auf einem NAS mit Raid, nach ca. 1 Jahr
schmeisse ich die Originale weg. Ausser bei speziellen Urkunden mit
Stempel und Original-Unterschrift oder gar Prägung vom Notar, ist es ja
eh egeal, weil es auch nur Ausdrucke sind. Viele Ämter und Firmen liefen
zum Glück gleich PDF und man spart sich das Drucken.
Als Scanner habe ich mir vor einigen Jahren einen Dokumentenscanner
günstig in der Bucht geschossen, der tut bis heute, auch zweiseitig. Die
zugehörige Software ("Scantango" für Mac) liefert gleich mehrseitige
PDF.
Es gibt einige Open-Source Dokumetenmanagement-Systeme, komplett in PHP
und HTML/CSS - damit kann man sowas auch auf dem NAS installieren (z.B.
QNAP und Synology). Habe ich noch nicht ausprobiert, werde ich aber
demnächst tun.
Ordnerstrukturen finde ich auf die Dauer zu unprofessionell. Eigentlich
könnten alle PDFs auch 12-stellige Zufallszahlen als Dateiname haben,
wenn eine wohlstrukturierte Datenbank dahinter steht ...
:
Bearbeitet durch User
Hi, Julian V. schrieb: > Jetzt stellt sich mir die Frage, ob es sinnvoll ist, soviel Zeit in die > Digitalisierung meiner Dokumete zu stecken? Letztendlich kannst nur du alleine für deine Situation entscheiden ob es sich für DICH privat lohnt... Ich habe vor Jahren mal eine zeit lang für eine Firma gearbeitet die mit der entsprechenden Technik (im proffessionellen Bereich) ihr Geld verdient hat. Erst mit Mikrofilm, dann immer mehr digital. Ich sehe es daher recht emotionslos... Die Faustregel ist: Wenn man den Platzfaktor aussen vor lässt - denn in einem üblichen Privathaushalt wird man kaum so viele wichtige Unterlagen haben das Platz ein Argument wird - hat die Digtalisierung immer dann Vorteile wenn man mit den Unterlagen häufig arbeiten muss. Die Originale werden geschont, nutzen sich nicht ab und gehen nicht verloren. Zudem braucht das erstellen eines vernünftigen (digitalen) Ablagesystems inkl. Erfassen und indexieren der einzelnen Dokumente über die Zeit betrachtet dann weniger Zeit als das ständige ernaute heraussuchen. (Im kommerziellen/behördlichen Umfeld kommt dann noch dazu das mehrere Personen gleichzeitig die selben Akten bearbeiten/einsehen können und auch das Schriftstücke nicht mehr laufend quer durchs Haus transportiert werden müssen. Beides im Privathaushalt wohl irrelevant) Ausserdem bietet die Digitalisierung noch den Vorteil das es einfacher ist "externe" Sicherungskopien zu hinterlegen. Also in erster Linie für den Fall das dir das Haus Abfackelt... Allerdings ist dies natürlich auch nur für solche Dokumente wichtig wo es in erster Linie auf den Inhalt und weniger auf das Dokumentenoriginal als solches ankommt. Den egal wie gut der Scan ist, bei bestimmten Dokumenten wird er allerhöchstens als Indiz akzeptiert, teilweise reicht der im Fall des Falles sogar nur als Klopapierersatz... Und sowieso gilt dieser Vorteil auch nur dann wenn man die Sicherungskopie überhaupt extern Lagern kann, selbst drei digitale Kopien im selben HAus sind zusammengenommen immer noch verlustanfälliger als EIN Ordner mit Papieroriginalen... Wenn man es also GANZ NÜCHTERN betrachtet, so wird man für die meisten (vielleicht nicht alle) Fälle von Privathaushalten zu dem Schluss kommen das es sich NICHT lohnt ein generelles digitales Archiv aufzubauen. Allerhöchstens für eine sehr kleine Untermenge von Daten wo man dann auch eine Kopie bei Eltern/Kindern/Bankschließfach usw. lagert. Alles darüber hinaus ist reine Spielerei. Da ist einfach abheften und irgendwann aussortieren um Welten einfacher und schneller. (Zumal man beim Digitalisieren ja viele Originale dennoch aufbewahren muss) Gruß Carsten
Aber die Datenbank mußt du dann auch noch gescheit pflegen... Zum Dateiformat: PDF-A ist das wahre. Das ist leserlich. wird auch verwendet um für 30 Jahre Dokus zu speichern. Eigentlich sehr witzig. Nur Förderprojekte brauchen so lange Speicherung. Alles andere ist für 10 oder weniger Jahre zu speichern.
Julian V. schrieb: > ob es sinnvoll ist, soviel Zeit in die > Digitalisierung meiner Dokumete zu stecken Nein, man braucht eh (Steuer, Geburtsurkunde, Zeugnisse) die Originale.
Julian V. schrieb: > Es geht dabei darum, ob es sinnvoll ist, zu Hause ein > digitales Datenarchiv aufzubauen. Nur wenn es Dir Spaß macht, als Hobby.
Kommt auch auf die Daten an. Ich habe zB einen Fotoserver zuhause. Ganz einfach deshalb, weil ein zugemieteter Webspace vie zu teuer waere. Ich produziere ueber 200GByte Fotos pro Jahr. Die kommen auf einen Nicht-internet Server, waehrend die Zeigbaren, dh selektiert & skaliert, mit einer Story, auf einen vom Internet her sichtbaren Server lagern. Auch die waeren zugemietet viel zu teuer.
Frank E. schrieb: > Ich speichere Dokumente auf einem NAS mit Raid, nach ca. 1 Jahr > schmeisse ich die Originale weg. Das haben andere auch schon gemacht, und dann kam der "Oh, Kacke, war eine blöde Idee"-Moment: https://www.youtube.com/watch?v=Vp03vyNspyI
Welcher gescheite Dokumenten-Scanner kann empfohlen werden? Gibt es welche, die pdf ohne grosse Nachbearbeitung auswerfen?
Timm T. schrieb: > Das haben andere auch schon gemacht, und dann kam der "Oh, Kacke, war > eine blöde Idee"-Moment: Youtube-Video "Traue keinem Scan, den du nicht > selbst gefälscht hast [31c3] von David Kriesel" Sehenswert!
Panzer H. schrieb: > Welcher gescheite Dokumenten-Scanner kann empfohlen werden? > Gibt es welche, die pdf ohne grosse Nachbearbeitung auswerfen? Wenn du das Geld hast: Fujitsu ScanSnap iX500. Kommt mit Texterkennung und allem Pipapo. Scannt beidseitig und bis zu 50 Blatt aus dem Einzug in einem Rutsch. Software leider nur für Windoze und Mac. Aber dafür gibts schließlich VmWare Player. Bei mir dient der Scanner nicht nur der Archivierung des alltäglichen Papierkrams, sondern soll auch generell die Papierwüste eindämmen. Als da wären: alte Zeitschriften (RFE, Funkamateur, MP, Eulenspiegel), Unterlagen aus dem Studium, private Handskizzen. Als Ablagestruktur reichen mir passend benannte Directories, wobei ich Dokumente die mehreren Klassen zuzuordnen sind, per Symlink mehrfach referenziere.
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