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Forum: PC Hard- und Software MS Word 2015 für Mac: Text aus anderen Dokumenten in "Master-Word-Datei" einbinden


Autor: Susi (Gast)
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An mehreren Stellen im Netz findet man Hinweise, dass MS Word nicht 
ordentlich mit seinen Vorkehrungen für Master-/Filialdokumenten umgehen 
kann. Diese werden meist nach kurzer Zeit korrupt.

Alternativ findet sich häufig der Hinweis, für Master-/Sub-Dokumente 
"Word-Felder" einzusetzen.

Dies klappt sowohl mit MS Word 2011 für Mac als auch mit dem neuen
MS Word 2015 für Mac relativ einfach:

* Unter Einfügen im Bereich Text Drop-Down-Pfeil neben Objekt und 
anschließend Text aus Datei auswählen.
* Im Finder zur gewünschten Datei "browsen".
* "Mit Datei verknüpfen" anhaken
* Aus dem Sub-Dokument kann nun noch eine vorher darin definierte 
Textmarke unter Bereich Textmarke ausgewählt werden. In diesem Fall 
wird nicht das gesamte Sub-Dokument per Link eingefügt, sondern nur der 
von der Textmarke umschlossene Bereich.

Voilá.

Der Inhalt der Textmarke wird sofort angezeigt. Um den Mechanismus zu 
sehen, der für die Funktionalität verantwortlich ist, klickt man in 
diesem Bereich "rechte Maustaste" -> Feldfunktionen ein aus. Es 
erscheint so etwas Ähnliches wie:

{ INCLUDETEXT "/Users/<name>/<pfad>/<sub-dateiname>.docx" TextMarke }

Häufig möchte man diesen Mechanismus jedoch mit einem relativen 
Dateipfad definieren, so dass man gesamte Verzeichnisstrukturen 
verschieben oder auch weitergeben kann und die Master-Datei nach wie vor 
korrekt bleibt, solange die Verzeichnisstruktur nicht verändert wurde.

MS Word 2010 für Windows konnte das bereits, dort sah obiges Feld in 
etwa wie folgt aus:

{ INCLUDETEXT "<sub-dateiname>.docx" TextMarke }

Auf einem Mac ging das jedoch nicht, dort gab es einen Workaround für
/MS Word 2011 für Mac/:

{ INCLUDETEXT "{ FILENAME \p }:..:<sub-dateiname>.docx" TextMarke }

Dabei wird davon ausgegangen, dass das Masterdokument im gleichen 
Verzeichnis wie das Sub-Dokument liegen.

Das Word-Feld FILENAME fügt den aktuellen Dateinamen ein. Gemeinsam 
mit dem Schalter *\p* wird zusätzlich der Pfad zur aktuellen Datei 
eingefügt.

Das Word-Feld wird unter Einfügen im Bereich Text bei Klick auf 
Feld in der Kategorie Dokument-Information ausgewählt. Unter 
*Optionen...* im Reiter Spezifische Schalter kann der Schalter *\p* 
durch Klick auf Hinzufügen ausgewählt werden. Alternativ kann der 
Schalter auch einfach in der Zeile von Hand eingegeben werden. Der Haken 
bei Formatierung bei Aktualisierung beibehalten wird entfernt.

Um den relativen Pfad korrekt zu simulieren, muss das Eltern-Element des 
Master-Dokuments gewählt werden. Das wird durch ":..:" erreicht. Man 
beachte, dass die Programmiere von Word der Meinung waren, die 
Pfadebenen für Macs durch Doppelpunkte ":" zu trennen, statt "/" oder 
"\". Damit waren diese Mac-Word-Dateien nicht interoperabel.

In einem MS Word 2011 für Mac hat ein anschließendes *Felder 
aktualisieren* genügt, um die gleiche Ausgabe wie mit dem absoluten Pfad 
(mit Doppelpunkten im Pfad) zu erhalten.

Im MS Word 2015 für Mac (mit Schrägstrichen im Pfad) reicht das nicht, 
es erscheint die Fehlermeldung *Fehler! Kein gültiger Dateiname.* Man 
darf sich also einen weiteren Workaround ausdenken. Es wird ein weiteres 
Word-Feld eingefügt. Das Ergebnis sieht wie folgt aus:

{ INCLUDETEXT "{ HYPERLINK "{ FILENAME \p }" }/../<sub-dateiname>.docx" TextMarke }

Die Anzeige wird mit mehreren Klicks *Feldfunktionen ein/aus* soweit 
dargestellt, dass der HYPERLINK als Word-Feld eingefügt werden kann. 
Das geschieht wiederum unter Einfügen im Bereich Text durch Klick 
auf Feld, darin in der Kategorie *Verknüpfungen und V...* Hyperlink 
auswählen. Keinen Schalter hinzuwählen.
Formatierung bei Aktualisierung beibehalten abwählen.

Im Nutzinhalt des Hyperlinks ("...") wird nochmals das Feld *FILENAME 
\p* eingefügt, da es durch das Erstellen des Hyperlinks vermutlich 
verloren gegangen ist.

Um sicher zu gehen, dass Änderungen im Master-Dokument nicht das 
Sub-Dokument verändern, empfiehlt sich der zusätzliche Schalter *\!*. 
Dies wird vor allen Dingen dafür angeraten, damit Master- und 
Sub-Dokumente nicht korrupt werden. Mir ist beim Herumtesten ohne diesen 
Schalter passiert, dass weitere Inhalte des Master-Dokuments ins 
Sub-Dokument übertragen wurden. Das dreifach geschachtelte Word-Feld 
sieht nun wie folgt aus:

{ INCLUDETEXT "{ HYPERLINK "{ FILENAME \p }" }/../<sub-dateiname>.docx" TextMarke \!}

Man erhält nun also ein dreifach geschachteltes Word-Feld, das das 
Einfügen einer Textmarke eines Sub-Dokuments unter Nutzung relativer 
Dateipfade ermöglicht.

Wenn sich das Sub-Dokument ändert, wird im Master-Dokument "Felder 
aktualisieren" geklickt. Das häufig empfohlene "F9" funktioniert auf dem 
Mac standardmäßig nicht. Stattdessen ist das umständliche "alt + shift + 
cmd + u" voreingestellt.

Ob derartige Word-Dateien auch unter MS Word 2015 für Windows 
funktionieren, weiß ich nicht. Das läge dann an dem Anteil "/../".

Wie stabil diese Konstruktion ist, kann ich noch nicht sagen, da ich es 
gerade erst herausgefunden habe und nun bemüht bin, "ein Buch" mit 
mehreren Kapitel-Dateien zusammen zu stellen.

Ich bitte von Hinweisen zu LaTeX abzusehen. Ich weiß selbst, dass das 
dort wesentlich einfacher umsetzbar wäre.

Vielleicht hilft dieser Tipp ja jemandem, der das gleiche Problem zu 
lösen sucht, wie ich es hatte.

Viel Erfolg damit.
Susi

Autor: Horst (Gast)
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Und dann gibt es wirklich noch Leute die behaupten, LibreOffice wäre 
Frickelei...

Susi schrieb:
> Ich bitte von Hinweisen zu LaTeX abzusehen. Ich weiß selbst, dass das
> dort wesentlich einfacher umsetzbar wäre.

Und warum tust du es dann nicht? MS-Programm-Folter macht süchtig? 
Ernsthaft: Warum tut man sich so eine Scheiße an, wenn man selbst weiß, 
dass es viel einfacher geht?

Autor: Susi (Gast)
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Ich bin auf den Word-Weg festgelegt, weil der Verlag diese Vorgabe 
macht. Zudem fasse ich die Zuarbeiten weiterer Autoren zusammen, die 
allesamt nichts anderes als Word bedienen können. Für sie gibt es keinen 
Unterschied zwischen Word und einem Programm zum Editieren von Text. :-(

Man kann sich auch ne komplette Toolchain (Word-Sub-Dokument nach HTML 
nach LaTeX / Gesamtdokument nach HTML nach Word-Gesamtdokument) 
aufbauen. Das war mir jedoch zu aufwändig und kracht regelmäßig bei 
vielfältigen Gliederungsebenen.

Ich habe obige Folter auch genau deshalb hier "abgekippt", damit andere 
sich etwas weniger quälen müssen und das Rezept zur noch anwenden 
müssen, statt es zu erraten. ;-)

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