Hallo Forum,
nun will ich endlich mal meine Private und Freiberufliche Aktenablage
rückwirkend zum 1.1.2017 digitalisieren - um die Nachteile vom
heimischen Arbeitszimmer und Betriebsbüro zu eliminieren. Meist ist das
gesuchte Dokument grade mindestens 5 km weit weg - oder der nötige
Ablageordner... Dazu kommen noch einige Mietobjekte, der Hausmeister und
Projekte ud Ideen die auch noch Dokumente verursachen.
Es gibt einen Steuerberater, der das nachher alles bucht.
Fragen : wie Dokumentenintegrität (kein Verschwinden, versehentliches
Löschen oder Verschieben oder massive Doppelablage sicherstellen?
Einfache dateisystemtools?)
Mein Plan sieht zur Zeit so aus:
1.) Digitalisieren und Originale chronologisch sammeln :
einen Ablageordner für Originale neben einem Einzugsscanner /
Multifunktionsdrucker - je an beiden Büroorten. Dazu fortlaufende
eindeutige Identifikation mittels Paginierstempel für die Originale.
Kennbuchstaben oder Ziffer vor Nummer zur Orts/Ordeneridentifiktation.
2.) Digitale Ablage - Ablageplan & Dateibenennung
Digitaler Eingangssammelorner identisch dem neuen "analogen"
Verteilung auf die entsprechenden digitalen Unterordner,
Ordnerstruktur wie bestehende Ordnerstruktur.
Digitale Kopien zwischen z.B. KFZ-Versicherung und Eingangsrechnungen
und Rechnungen für Steuererklärung. - gibt jedoch viel Redundanz
Dateibenennung :
Eingangs(Erfassungs)datum_Dokumententypkennung_Absender(Ersteller)_Inhal
tsbeschreibung_Zahlungdatum(optional)_InfoAbsortiert_Dokumentennummer(wi
e/wo analog abgelegt)
Datein als OCRte PDFs für Volltextsuche.
Was habt Ihr zu dem Thema für Erfahrungen?
Tools?
Vor allem suche ich ein einfaches Tool, um sicherzustellen, dass keine
Dateien irgendwo verschwinden - z.B.um die fortlaufenden Dateiendnummern
im Eingangsordner auf Vorhandensein in den Ablageordnern zu
verifizieren.
dazu vielleicht einen besseren Dateimanager - ähnlich dem alten
Nortoncommander - zum digitalen aufräumen/absortieren.
Vorgabe :
Windows(jaja - vielleicht in ferner Zukunft Umstieg auf Linux)
Nutzung einer Dateisystemstruktur - das hat sich über die letzten
jahrzehnte als eingermaßen "migirierbar" dargestellt.
Zm Thema gibt es ja einige Internetseiten - suche aber persönliche
Erfahrungen - ein Kollege hat das schon ähnlich in der mache - aber ohne
Konsistenzkontrolle.
vg
Maik
Du denkst nicht relational.
Du musst deinen Dokumenten keine Dateinamen geben, sondern Eigenschaften
und das ganze als relationale Datenbank denken. So ist der OCR des
dokumentscan nur eine Eigenschaft des Dokuments, kein Dokument an sich.
og das Windows mit Hausmitteln kann? ich bin überfragt. ESDH systeme
gibt es wie Sand am Mehr.
Aufsetzen.
Benutzerstuerung richtig machen!
DISCIPLIN!
Ein richtiges Backup.
Fertig.
Genau solche Überlegungen stelle ich auch schon seit etlichen Jahren
immer wieder an. Sicherlich gibt es professionelle
Dokumentenmanagementsysteme, die alle genannten Anforderungen erfüllen,
aber ich habe weder Zeit noch Lust, deren Einrichtung und Pflege als
Vollzeitaufgabe für die nächsten Monate oder Jahre zu betreiben.
Wenn es um die Archivierung und Synchronisation zwischen mehreren
Standorten geht, verwende ich Subversion, da dies bei uns das
standardmäßig verwendete Versionskontrollsystem ist. Selbstverständlich
könnte man auch git o.ä. verwenden. Wichtig ist jedoch eine geschickte
Organisation bzw. Aufteilung auf Repositories, insbesondere auch in
Hinblick auf den Zugriffsschutz und die Trennung von privaten und
geschäftlichen Daten. Als besonders geschickt hat sich erwiesen, auf
jedem Rechner nur noch ein Wurzelverzeichnis für ALLE versionierten
Inhalte zu führen, egal ob privat oder geschäftlich. In dieses
Wurzelverzeichnis checkt man dann einen einen - je nach Aufgabe -
benutzerspezifischen oder rechnerspezifischen Zweig eines
SVN-Repositories aus. Dieser Zweig enthält aber ausschließlich
svn:external-Referenzen. Durch Anpassen dieser Referenzen kann man dann
z.B. tote Projekte ausblenden oder dafür sorgen, dass auf einem
Notebook, welches man zu Kundenterminen mitnimmt, ausschließlich die
Projekte ausgecheckt sind, die der Kunde sehen darf, z.B. auch in
unbeaufsichtigten Momenten.
Unter Windows heißt dieses Wurzelverzeichnis immer P:\, unter
Linux/UNIX /home/<benutzername>/projects.
Auf meinen zuhause und im Büro persönlich genutzten PCs befinden sich in
den svn:external-Referenzen auch entsprechende Einträge für die privaten
Repositories, z.B. Dokumente, Urlaubsfotos, medizinische Daten/Befunde.
Selbst auf Rechnern, die dauerhaft in der Obhut von Kunden verbleiben,
gibt es ein entsprechendes Verzeichnis, in dem natürlich eine sehr
eingeschränkte Sicht auf die Repositories verfügbar ist. Damit nun ein
Dritter (Kunde oder eigener Mitarbeiter) beim URL-Raten keinen Erfolg
hat, müssen natürlich auf auf dem/den SVN-Servern die
Zugriffberechtigungen auf Repositorypfade geeignet konfiguriert sein.
Durch geeignete svn:external-Referenzen werden z.B. auch kaufmännische
Daten an geeigneten Stellen eingeblendet. Teilweise ist es wichtig, in
laufenden Kundenprojekten auch z.B. in Vertragsdokumente, Lieferscheine
oder Rechnungen blicken zu können. Insbesondere auch Lieferscheine von
Lieferanten werden hierbei sichtbar, um sofort Fragen wie z.B. "Hatten
wir für die Musterleiterplatten damals eigentlich Bauteiletyp A oder B
bestellt?" beantworten zu können.
Sebastian L. schrieb:> og das Windows mit Hausmitteln kann? ich bin überfragt. ESDH systeme> gibt es wie Sand am Mehr.> Aufsetzen.> Benutzerstuerung richtig machen!> DISCIPLIN!> Ein richtiges Backup.> Fertig.
....
System kackt ab, muss wegen neuem Windows-Zwangsupdate durch anderes
ersetzt werden, oder wegen Lizenzpolitik des Anbieters -> Alle Daten
Schrott, nochmal von vorne und mit dem nächsten Flop beginnen.
Vergiss diesen spezialisierten Müll. Fehlentscheidungen rächen sich
schneller als du denkst.
Der Ansatz, zu scannen und historisch nur als Dateien im Dateisystem
abzulegen, ist schon in Ordnung, und lässt sich gut backup-en.
Aus den Daten dieses Verzeichnisses kann man dann eine Datenbank
aufbauen, die eine leichtere Suche ermöglicht, als die Dateisuche von
Windows.
Aber nur wenn das Neuaufbauen dieses Index jederzeit möglich ist, die
Ausgangsdaten müssen also alle relevanten Informationen enthalten.
In 99% der Fälle reicht aber die simple Windows Dateisuche um in dem
Verzeichnis das zu finden, was man sucht.
https://www.bitfarm-archiv.de/
Die Freeware-Version davon habe ich privat seit gut 2 Jahren im Einsatz
und ca. 10 Jahre retour digitalisiert. Mit etwas mehr Einsatz als ich
ihn getrieben habe, ließe sich das sicherlich auf für Freiberufler
einsetzen. Anschauen kostet nichts.
Michael B. schrieb:> In 99% der Fälle reicht aber die simple Windows Dateisuche um in dem> Verzeichnis das zu finden, was man sucht.
Ich verwende und empfehle für die Dateisuche nur noch Agent Ransack:
https://www.mythicsoft.com/agentransack
Oh, das Bitfarm sieht ja interessant aus.
Wenn ich das, dann auch noch so zwingen kann, die Dateien in eine von
mir vorgegebene Ordnerstruktur zu legen - besteht noch Hoffnung ,)
Mit dem Schlüsselwort "Kostenlos" kann man mich dazu sehr auch sehr gut
ködern ;)
Vielen Dank
An weiteren Erfahrungen bin ich natürlich nach wie vor interessiert.
Goldfinger schrieb:> Wenn ich das, dann auch noch so zwingen kann, die Dateien in eine von> mir vorgegebene Ordnerstruktur zu legen - besteht noch Hoffnung ,)
Nein, natürlich nicht, warum auch? Zugriff auf die Dokumente erfolgt
über das DMS, dafür ist es ja da. Innerhalb des DMS geht alles.
Wieso braucht man denn ständig den alten Kram? Eigentlich kann es sich
nur um Rechnungen handeln, die man von anderen bekommt. Ich lege von
allem, was Ich kaufe eine Kopie an und habe einen scann auf dem Rechner.
Rumgeschleppt wird nur das aktuelle Jahr und das letzte, für das die
Steuer gemacht wird. Fertig. Wenn die Steuererklärung abgegeben ist und
der Bescheid eingetrudelt ist, wird das letzte Steueraufkommen an
Dokumenten im Archive versenkt und der Kram von vor 2007 dem Brennofen
übergeben.
Analog Opa schrieb:> Wieso braucht man denn ständig den alten Kram?
-> mehr haben macht auch viel mehr Arbeit - aus der Reihe "Eigentum
verpflichtet"
Versicherungsunterlagen (Immobilien, Autos, Gesundheit)
Abgabenbescheide
Kommunikation mit Mietern
Technische Betreuung der eingenen Immobilien
Beruf
Hobbys
...
Analog Opa schrieb:> Wieso braucht man denn ständig den alten Kram? Eigentlich kann es sich> nur um Rechnungen handeln, die man von anderen bekommt. Ich lege von> allem, was Ich kaufe eine Kopie an und habe einen scann auf dem Rechner.> Rumgeschleppt wird nur das aktuelle Jahr und das letzte, für das die> Steuer gemacht wird. Fertig. Wenn die Steuererklärung abgegeben ist und> der Bescheid eingetrudelt ist, wird das letzte Steueraufkommen an> Dokumenten im Archive versenkt und der Kram von vor 2007 dem Brennofen> übergeben.
Mir hat der alte Kram gerade 200€ gespart. Da hat eine Bank, bei der ich
vor Urzeiten mal ein Depotkonto hatte, mal frech die
Kontoführungsgebühren für die letzten 10 Jahre nachgefordert. Zuzüglich
Gebühren für Adressverfolgung.
Zum Glück hatte ich die Unterlagen noch. Waren von 1995. Da war die
lebenslange Gebührenfreiheit festgelegt.
Hätte man vermutlich auch über Verjährung, etc. regeln können (was dann
für die letzten drei Jahre vermutlich nicht geholfen hätte), aber so
ging es deutlich schneller. Da hat dann ein Brief und eine Kopie
gereicht.
Gruss
Axel
Axel L. schrieb:> Mir hat der alte Kram gerade 200€ gespart.
Es gibt Archivierungsvorschriften. Danach könnTe man alles wegwerfen.
https://de.wikipedia.org/wiki/Aufbewahrungsfrist Leider zeigt die
Erfahrung daß manches erst mit dem Alter wertvoll wird. Mancher Vertrag
gilt heute noch!
