Forum: Ausbildung, Studium & Beruf Digitale Abktenablage : freiberuflich und privat einführen.


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von Goldfinger (Gast)


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Hallo Forum,

nun will ich endlich mal meine Private und Freiberufliche Aktenablage 
rückwirkend zum 1.1.2017 digitalisieren - um die Nachteile vom 
heimischen Arbeitszimmer und Betriebsbüro zu eliminieren. Meist ist das 
gesuchte Dokument grade mindestens 5 km weit weg - oder der nötige 
Ablageordner... Dazu kommen noch einige Mietobjekte, der Hausmeister und 
Projekte ud Ideen die auch noch Dokumente verursachen.
Es gibt einen Steuerberater, der das nachher alles bucht.


Fragen : wie Dokumentenintegrität (kein Verschwinden, versehentliches 
Löschen oder Verschieben oder massive Doppelablage sicherstellen? 
Einfache dateisystemtools?)

Mein Plan sieht zur Zeit so aus:

1.) Digitalisieren und Originale chronologisch sammeln :

einen Ablageordner für Originale neben einem Einzugsscanner / 
Multifunktionsdrucker - je an beiden Büroorten. Dazu fortlaufende 
eindeutige Identifikation mittels Paginierstempel für die Originale. 
Kennbuchstaben oder Ziffer vor Nummer zur Orts/Ordeneridentifiktation.

2.) Digitale Ablage - Ablageplan & Dateibenennung

Digitaler Eingangssammelorner identisch dem neuen "analogen"

Verteilung auf die entsprechenden digitalen Unterordner,
Ordnerstruktur wie bestehende Ordnerstruktur.
Digitale Kopien zwischen z.B. KFZ-Versicherung und Eingangsrechnungen 
und Rechnungen für Steuererklärung. - gibt jedoch viel Redundanz

Dateibenennung :
Eingangs(Erfassungs)datum_Dokumententypkennung_Absender(Ersteller)_Inhal 
tsbeschreibung_Zahlungdatum(optional)_InfoAbsortiert_Dokumentennummer(wi 
e/wo  analog abgelegt)
Datein als OCRte PDFs für Volltextsuche.


Was habt Ihr zu dem Thema für Erfahrungen?

Tools?
Vor allem suche ich ein einfaches Tool, um sicherzustellen, dass keine 
Dateien irgendwo verschwinden - z.B.um die fortlaufenden Dateiendnummern 
im Eingangsordner auf Vorhandensein in den Ablageordnern zu 
verifizieren.

dazu vielleicht einen besseren Dateimanager - ähnlich dem alten 
Nortoncommander - zum digitalen aufräumen/absortieren.

Vorgabe :
Windows(jaja - vielleicht in ferner Zukunft Umstieg auf Linux)
Nutzung einer Dateisystemstruktur - das hat sich über die letzten 
jahrzehnte als eingermaßen "migirierbar" dargestellt.

Zm Thema gibt es ja einige Internetseiten - suche aber persönliche 
Erfahrungen - ein Kollege hat das schon ähnlich in der mache - aber ohne 
Konsistenzkontrolle.

vg

Maik

von Sebastian L. (sebastian_l72)


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Du denkst nicht relational.

Du musst deinen Dokumenten keine Dateinamen geben, sondern Eigenschaften 
und das ganze als relationale Datenbank denken. So ist der OCR des 
dokumentscan nur eine Eigenschaft des Dokuments, kein Dokument an sich.

og das Windows mit Hausmitteln kann? ich bin überfragt. ESDH systeme 
gibt es wie Sand am Mehr.
Aufsetzen.
Benutzerstuerung richtig machen!
DISCIPLIN!
Ein richtiges Backup.
Fertig.

von Andreas S. (Firma: Schweigstill IT) (schweigstill) Benutzerseite


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Genau solche Überlegungen stelle ich auch schon seit etlichen Jahren 
immer wieder an. Sicherlich gibt es professionelle 
Dokumentenmanagementsysteme, die alle genannten Anforderungen erfüllen, 
aber ich habe weder Zeit noch Lust, deren Einrichtung und Pflege als 
Vollzeitaufgabe für die nächsten Monate oder Jahre zu betreiben.

Wenn es um die Archivierung und Synchronisation zwischen mehreren 
Standorten geht, verwende ich Subversion, da dies bei uns das 
standardmäßig verwendete Versionskontrollsystem ist. Selbstverständlich 
könnte man auch git o.ä. verwenden. Wichtig ist jedoch eine geschickte 
Organisation bzw. Aufteilung auf Repositories, insbesondere auch in 
Hinblick auf den Zugriffsschutz und die Trennung von privaten und 
geschäftlichen Daten. Als besonders geschickt hat sich erwiesen, auf 
jedem Rechner nur noch ein Wurzelverzeichnis für ALLE versionierten 
Inhalte zu führen, egal ob privat oder geschäftlich. In dieses 
Wurzelverzeichnis checkt man dann einen einen - je nach Aufgabe - 
benutzerspezifischen oder rechnerspezifischen Zweig eines 
SVN-Repositories aus. Dieser Zweig enthält aber ausschließlich 
svn:external-Referenzen. Durch Anpassen dieser Referenzen kann man dann 
z.B. tote Projekte ausblenden oder dafür sorgen, dass auf einem 
Notebook, welches man zu Kundenterminen mitnimmt, ausschließlich die 
Projekte ausgecheckt sind, die der Kunde sehen darf, z.B. auch in 
unbeaufsichtigten Momenten.

Unter Windows heißt dieses Wurzelverzeichnis immer P:\, unter 
Linux/UNIX /home/<benutzername>/projects.

Auf meinen zuhause und im Büro persönlich genutzten PCs befinden sich in 
den svn:external-Referenzen auch entsprechende Einträge für die privaten 
Repositories, z.B. Dokumente, Urlaubsfotos, medizinische Daten/Befunde.

Selbst auf Rechnern, die dauerhaft in der Obhut von Kunden verbleiben, 
gibt es ein entsprechendes Verzeichnis, in dem natürlich eine sehr 
eingeschränkte Sicht auf die Repositories verfügbar ist. Damit nun ein 
Dritter (Kunde oder eigener Mitarbeiter) beim URL-Raten keinen Erfolg 
hat, müssen natürlich auf auf dem/den SVN-Servern die 
Zugriffberechtigungen auf Repositorypfade geeignet konfiguriert sein.

Durch geeignete svn:external-Referenzen werden z.B. auch kaufmännische 
Daten an geeigneten Stellen eingeblendet. Teilweise ist es wichtig, in 
laufenden Kundenprojekten auch z.B. in Vertragsdokumente, Lieferscheine 
oder Rechnungen blicken zu können. Insbesondere auch Lieferscheine von 
Lieferanten werden hierbei sichtbar, um sofort Fragen wie z.B. "Hatten 
wir für die Musterleiterplatten damals eigentlich Bauteiletyp A oder B 
bestellt?" beantworten zu können.

von Michael B. (laberkopp)


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Sebastian L. schrieb:
> og das Windows mit Hausmitteln kann? ich bin überfragt. ESDH systeme
> gibt es wie Sand am Mehr.
> Aufsetzen.
> Benutzerstuerung richtig machen!
> DISCIPLIN!
> Ein richtiges Backup.
> Fertig.

....

System kackt ab, muss wegen neuem Windows-Zwangsupdate durch anderes 
ersetzt werden, oder wegen Lizenzpolitik des Anbieters -> Alle Daten 
Schrott, nochmal von vorne und mit dem nächsten Flop beginnen.

Vergiss diesen spezialisierten Müll. Fehlentscheidungen rächen sich 
schneller als du denkst.

Der Ansatz, zu scannen und historisch nur als Dateien im Dateisystem 
abzulegen, ist schon in Ordnung, und lässt sich gut backup-en.

Aus den Daten dieses Verzeichnisses kann man dann eine Datenbank 
aufbauen, die eine leichtere Suche ermöglicht, als die Dateisuche von 
Windows.
Aber nur wenn das Neuaufbauen dieses Index jederzeit möglich ist, die 
Ausgangsdaten müssen also alle relevanten Informationen enthalten.

In 99% der Fälle reicht aber die simple Windows Dateisuche um in dem 
Verzeichnis das zu finden, was man sucht.

: Bearbeitet durch User
von egal (Gast)


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https://www.bitfarm-archiv.de/

Die Freeware-Version davon habe ich privat seit gut 2 Jahren im Einsatz 
und ca. 10 Jahre retour digitalisiert. Mit etwas mehr Einsatz als ich 
ihn getrieben habe, ließe sich das sicherlich auf für Freiberufler 
einsetzen. Anschauen kostet nichts.

von Andreas S. (Firma: Schweigstill IT) (schweigstill) Benutzerseite


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Michael B. schrieb:
> In 99% der Fälle reicht aber die simple Windows Dateisuche um in dem
> Verzeichnis das zu finden, was man sucht.

Ich verwende und empfehle für die Dateisuche nur noch Agent Ransack:
https://www.mythicsoft.com/agentransack

von Goldfinger (Gast)


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Oh, das Bitfarm sieht ja interessant aus.
Wenn ich das, dann auch noch so zwingen kann, die Dateien in eine von 
mir vorgegebene Ordnerstruktur zu legen - besteht noch Hoffnung ,)

Mit dem Schlüsselwort "Kostenlos" kann man mich dazu sehr auch sehr gut 
ködern ;)


Vielen Dank

An weiteren Erfahrungen bin ich natürlich nach wie vor interessiert.

von egal (Gast)


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Goldfinger schrieb:
> Wenn ich das, dann auch noch so zwingen kann, die Dateien in eine von
> mir vorgegebene Ordnerstruktur zu legen - besteht noch Hoffnung ,)

Nein, natürlich nicht, warum auch? Zugriff auf die Dokumente erfolgt 
über das DMS, dafür ist es ja da. Innerhalb des DMS geht alles.

von Gerd E. (robberknight)


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Da gab es hier erst neulich einen Thread zu:
Beitrag "Lösung für privates Paperless Office und Cloud auf Linux"

von Analog Opa (Gast)


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Wieso braucht man denn ständig den alten Kram? Eigentlich kann es sich 
nur um Rechnungen handeln, die man von anderen bekommt. Ich lege von 
allem, was Ich kaufe eine Kopie an und habe einen scann auf dem Rechner. 
Rumgeschleppt wird nur das aktuelle Jahr und das letzte, für das die 
Steuer gemacht wird. Fertig. Wenn die Steuererklärung abgegeben ist und 
der Bescheid eingetrudelt ist, wird das letzte Steueraufkommen an 
Dokumenten im Archive versenkt und der Kram von vor 2007 dem Brennofen 
übergeben.

von Goldfinger (Gast)


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Analog Opa schrieb:
> Wieso braucht man denn ständig den alten Kram?

-> mehr haben macht auch viel mehr Arbeit - aus der Reihe "Eigentum 
verpflichtet"

Versicherungsunterlagen (Immobilien, Autos, Gesundheit)
Abgabenbescheide
Kommunikation mit Mietern
Technische Betreuung der eingenen Immobilien

Beruf
Hobbys

...

von oszi40 (Gast)


Angehängte Dateien:

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Goldfinger schrieb:
> Technische Betreuung der eingenen Immobilien

Haltbarkeit der Daten 100 Jahre???

von Axel L. (axel_5)


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Analog Opa schrieb:
> Wieso braucht man denn ständig den alten Kram? Eigentlich kann es sich
> nur um Rechnungen handeln, die man von anderen bekommt. Ich lege von
> allem, was Ich kaufe eine Kopie an und habe einen scann auf dem Rechner.
> Rumgeschleppt wird nur das aktuelle Jahr und das letzte, für das die
> Steuer gemacht wird. Fertig. Wenn die Steuererklärung abgegeben ist und
> der Bescheid eingetrudelt ist, wird das letzte Steueraufkommen an
> Dokumenten im Archive versenkt und der Kram von vor 2007 dem Brennofen
> übergeben.

Mir hat der alte Kram gerade 200€ gespart. Da hat eine Bank, bei der ich 
vor Urzeiten mal ein Depotkonto hatte, mal frech die 
Kontoführungsgebühren für die letzten 10 Jahre nachgefordert. Zuzüglich 
Gebühren für Adressverfolgung.

Zum Glück hatte ich die Unterlagen noch. Waren von 1995. Da war die 
lebenslange Gebührenfreiheit festgelegt.

Hätte man vermutlich auch über Verjährung, etc. regeln können (was dann 
für die letzten drei Jahre vermutlich nicht geholfen hätte), aber so 
ging es deutlich schneller. Da hat dann ein Brief und eine Kopie 
gereicht.

Gruss
Axel

von oszi40 (Gast)


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Axel L. schrieb:
> Mir hat der alte Kram gerade 200€ gespart.

Es gibt Archivierungsvorschriften. Danach könnTe man alles wegwerfen. 
https://de.wikipedia.org/wiki/Aufbewahrungsfrist Leider zeigt die 
Erfahrung daß manches erst mit dem Alter wertvoll wird. Mancher Vertrag 
gilt heute noch!

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