Hallo Angestellte, ein Frage in die Runde: Wie wird in Euren Firmen die Situation gelöst, dass zwischen Abteilungen ein Austausch von Dateien stattfinden muss? Besten Dank im Voraus :-)
Überwiegend mit auf Projekt oder Anwendung bezogenen Shares, soweit gemeinsamer Zugriff auf Files gemeint ist und kein automatischer Dataflow.
Eddy C. schrieb: > Wie wird in Euren Firmen die Situation gelöst, dass zwischen Abteilungen > ein Austausch von Dateien stattfinden muss? Postfrau?, E-Mail?, Diskette?, Memory-Stick?, Intranet?, Brief? Oder war die Frage anders?
Hier gibt es verschiedene Systeme, abhängig davon, mit welcher Abteilung der Austausch stattfindet. 1. Dateien auf einem Share in einem Übergabeverzeichnis ablegen 2. Dateien selbstständig auf einem Share einsortieren 3. Dateien über ein Webinterface zum Download anbieten 4. Dateien in einem Verzeichnis über eine Batch synchronisieren 5. Dateien per Email senden 6. Dateien öffnen und Inhalt telefonisch übermitteln 7. Dateien nicht erstellen, sondern den Inhalt / die Information in einer gemeinsamen SAP-Datenbank pflegen Letzter Punkt ist der Einzige, der halbwegs verlässlich funktioniert.
Gemeinsame Projektarbeit: ganz normal übers projektspezifische VCS Jemanden formlos eine Datei zuwerfen: Email oder "Transferlaufwerk"
Hallo und danke für den doch recht "breitbandigen" Input: Ihm Rahmen unserer firmeninternen Bemühungen für eine sichere IT entflammten rege Diskussionen, inwiefern Dateien über eine gemeinsame Freigabe aller Mitarbeiter im Netzwerk austauschbar bleiben sollen: Einerseits ist eine komplette Freigabe des Laufwerks somit von allen Mitarbeitern aller Abteilungen einsehbar. Andererseits ist eine Beschränkung auf innerhalb einer Abteilung bzw. Freigabeebene ein eher unflexibler Ansatz, obwohl dies sicherlich 90% der Situationen abdeckt. Vermutlich läuft es auf einen Kompromiss hinaus, wobei oben durchaus ein paar nützliche Anregungen zu finden sind.
Eddy C. schrieb: > Wie wird in Euren Firmen die Situation gelöst, dass zwischen Abteilungen > ein Austausch von Dateien stattfinden muss? Wir sind eine Open Source Firma und hatten dewegen keine Bedenken, Google Cloud für unsere Ablage (Google Drive) und unser Intranet zu verwenden. Dokumente (Text, Spreadsheets, Präsentationen) machen wir meist mit Google Docs. Auch das Directory (LDAP) ist da integriert. Freigaben können ganz einfach gemanaged werden. Das funktioniert alles in allem so gut, daß ich das auch innerhalb einer Firma (dann halt auf eigenen Servern) genauso aufsetzen würde. Ob Google Cloud oder etwas anderes, müßte man sehen. Außerdem haben wir auch viel auf GitHub. Nicht nur Repositories, sondern auch gists.
Eddy C. schrieb: > Hallo und danke für den doch recht "breitbandigen" Input: > > Ihm Rahmen unserer firmeninternen Bemühungen für eine sichere IT > entflammten rege Diskussionen, inwiefern Dateien über eine gemeinsame > Freigabe aller Mitarbeiter im Netzwerk austauschbar bleiben sollen: > > Einerseits ist eine komplette Freigabe des Laufwerks somit von allen > Mitarbeitern aller Abteilungen einsehbar. > > Andererseits ist eine Beschränkung auf innerhalb einer Abteilung bzw. > Freigabeebene ein eher unflexibler Ansatz, obwohl dies sicherlich 90% > der Situationen abdeckt. > > Vermutlich läuft es auf einen Kompromiss hinaus, wobei oben durchaus ein > paar nützliche Anregungen zu finden sind. Naja da solltet ihr erstmal definieren was für Sicherheitsanforderungen ihr habt. Vertraut ihr euren eigenen Mitarbeitern nicht? Hab ihr das Risiko dass Spionagesoftware auf irgendwelchen Rechnern die Zugang haben, sich eingenistet hat? Leider leider sind Usability und Sicherheit oft Gegensätze. Während meinem Praktikum in einer Forschungsabteilung eiens Börsennotierten unternehmens, musste ich nach Anweisung des Betreuers, Hardware inkl. Datenspeicher nachhaus nehmen und in mein netzwerk hängen, damit Dinge instaliert werden konnten weil der Freigabeprozess innerhalb der Firma nicht vernünftig funktionierte. Die Lehre daraus: Die Nutzer finden einen Weg sich das Leben zu erleichtern und ignorieren dabei gern mögliche Konsequenzen. Wenn der firmeninterne Austausch zu doof gemacht ist, kommt garantiert einer auf die Idee, externe Hoster o.ä. zu nehmen ;) Mein vorschlag wären offene Austausch-Server im Netzwerk zu nehmen, aber dabei per Software erzwingen, dass nur verschlüsselte Archive darauf aufgespielt werden können (doer gleich eine Software die beim Übertragen verschlüsselt). Das Passwort können die Mitarbeiter dann persönlich, per internem Skype, oder per mail übertragen. Das würde zumindest gegen automatisierte Kopier-angriffe sowie gegen andere Abteilungen efektiv schützen.
Alex G. schrieb: > Naja da solltet ihr erstmal definieren was für Sicherheitsanforderungen > ihr habt. Und wie gross das Unternehmen ist. Was bei 10 Leuten praktikabel ist, das ist es bei 1000 Leuten u.U. nicht mehr.
Bei uns gibt es folgende Möglichkeiten: * Shares auf dem MS-Server, auf die der Zugriff mittels Benutzerrollen geregelt ist (z.B. Shares für "Vertrieb", "Buchhaltung", "Allgemein", "Entwicklung" oder öffentlich zugängliche "Persönliche Ordner" -- zusätzlich zu privaten) * Dateiablage im Wiki mit Rollenkonzept.
ich lese hier immer nur "Share hier" und "Share da" Für Dokumentenmanagement muss man wohl immer noch missionarisch tätig sein? Sichere Versionierung? Berechtigungskonzept mit Rollen? Lifecycle? Mehrfachverwendung? Verwendungsnachweis? ach, geht doch alles irgendwie mit dem Explorer :-(
Axel S. schrieb: > Wir sind eine Open Source Firma und hatten dewegen keine Bedenken, > Google Cloud für unsere Ablage (Google Drive) und unser Intranet zu > verwenden. Inwiefern rechtfertigt "Open Source Firma" die ernsthafte Verwendung von Google Cloud?
Michael R. schrieb: > ach, geht doch alles irgendwie mit dem Explorer :-( Bissel hängt das wohl schon davon ab, ob 10 Leute damit arbeiten, oder 1000. Und wie die mit den Files arbeiten. Seine Frage war ja nicht wirklich von umfassender Information über Umgebung und Verwendung begleitet.
A. K. schrieb: > Bissel hängt das wohl schon davon ab, ob 10 Leute damit arbeiten, oder > 1000. Das ist grundsätzlich richtig, aber ich habe auch DMS-Kunden mit (knapp über) 10 Arbeitsplätzen. Trotzdem find ich es bedenklich, dass im Jahr 2018 immer noch viel zu oft "Share" genannt wird.
Michael R. schrieb: > Trotzdem find ich es bedenklich, dass im Jahr 2018 immer noch viel zu > oft "Share" genannt wird. Nicht jede Datei muss versioniert und archiviert werden. Oft will man einem Kollegen einfach nur eine Datei hinschmeißen, z.B. eine Präsentation zum querlesen oder nen Installer oder sonstwas.
Le X. schrieb: > Michael R. schrieb: >> Trotzdem find ich es bedenklich, dass im Jahr 2018 immer noch viel zu >> oft "Share" genannt wird. > > Nicht jede Datei muss versioniert und archiviert werden. > Oft will man einem Kollegen einfach nur eine Datei hinschmeißen, z.B. > eine Präsentation zum querlesen oder nen Installer oder sonstwas. Ja sicher... und plötzlich liegt da im "aussschließlich und ganz ganz sicher nur ganz ganz kurzzeitig temporären Bereich" die Stückliste in der letzten Version, und das aktuelle Lastenheft von vorgestern, die einzige Version der aktuellen Change Notification, und und und... been there, seen that. every day. more than once.
Michael R. schrieb: > been there, seen that. every day. more than once. Kann sein. Dann müsst ihr noch ein wenig an eurer Arbeitsweise feilen. Bei uns klappts. Projektspezifische Dateien im projektspezifischen VCS oder Wiki (bei uns Confluence). Formlose Freigaben über Netzlaufwerk, das übrigens nächtlich geleert wird. Somit sammelt sich da auch nichts Wichtiges an. PS: wie willst du denn eine Stückliste reviewen die keine Version besitzt? Mir scheint ihr habt ein Prozessproblem, kein Toolproblem.
Michael R. schrieb: > Trotzdem find ich es bedenklich, dass im Jahr 2018 immer noch viel zu > oft "Share" genannt wird. Es gibt recht viele Daten, für die ein DMS nicht sinnvoll ist.
A. K. schrieb: > Es gibt recht viele Daten, für die ein DMS nicht sinnvoll ist. Richtig. Die sind dann aber auch nicht projekt- oder geschäftsrelevant, und werden ... Le X. schrieb: > nächtlich geleert Ich glaube aber nicht dass der TO (ausschließlich) von solchen Dateien spricht. Le X. schrieb: > Dann müsst ihr noch ein wenig an eurer Arbeitsweise feilen. Du meinst aber eh nicht mich, oder? ;-) ich sehe das bei (Neu-) Kunden, nicht bei uns.
Kann ich Dir direkt aus der Praxis berichtet, hab sowas jahrelange gemacht . Mal bezogen auf AD und Windows-Dateiserver Abteilungsshares, die direkt die Gruppenberechtigungen für die BAteilungen haben Dann ein großes gemeinsames Share, wo mal als Admin Themenbezogen oder Projektbezogen Unterordner anlegt und diese mit Gruppenberechtigungen versieht. Ich empfehle ausdrücklich alles über Gruppenberechtigungen zu regelen und die Berechtigungstiefe extrem zu begrenzen, sonst gibts nur Chaos, glaub mir. Beispiel Abteilungsshares : * Finanzen * Personal * Immobilienmgmt * Leitung * Verkauf * Einkauf * PR * IT Hierfür immer die Obergruppen pflegen. Dann will z.B. Einkauf und FiBu was gemeinsamens haben Neuer Ordner "FiBU_Einkauf" ausserhalb der o.g. Struktur Neue Gruppe "FiBU_Einkauf" Dem Ordner der Gruppe zuordnen Dann entweder in die neue Gruppe die einzelnen, daran beteiligten Mitarbeiter reinsetzen ODER die Gruppen "FiBu" und "Einkauf" als Member der neuen Gruppe eintragen. nächstes Beispiel : Liegenschaftspläne der Immobilienleute sollen den Netzwerkern der IT zur Verfügung stehen. Neuer Ordner "IMM_IT", neue Gruppe "IMM_IT", in die Gruppe die Mitarbeiter mit den Plänen und die Netzwerkleute der IT eintragen. Wir haben, bzw. ich hatte das mit mehreren Bereichen, ca. 40 Abteilungen und noch mehr Fachgruppen. Wichtig ist, Berechtigungen auf niedrigerer Ebene zu vermeiden. Zugriffe für 2-5 Gruppen auf den 3. Unterordner geht noch, aber wenns dann anfängt in der 10 Unterebene, auf Ordnern mit 500 Zeichen im Namen plus SOnderzeichen die Rechte auf Einzelpersonen zu vergeben, dann landet man irgendwann in der Hölle, die so einen Fileserver nicht mehr migrationsfähig machen. Klare Gruppenstrukturen, geringe Berechtigungstiefe, fertig. LG
Jörch B. schrieb: > aber wenns dann > anfängt in der 10 Unterebene, auf Ordnern mit 500 Zeichen im Namen plus > SOnderzeichen die Rechte auf Einzelpersonen zu vergeben, dann landet man > irgendwann in der Hölle, die so einen Fileserver nicht mehr > migrationsfähig machen. Und (unter anderem) genau deshalb gibt es Dokumentenmanagement. Das schüttelt das aus dem Ärmel, und noch viel mehr. Leute, wir schreiben 2018! Sowas wie Jörch beschreibt war 1980!
Michael R. schrieb: >> Es gibt recht viele Daten, für die ein DMS nicht sinnvoll ist. > > Richtig. Die sind dann aber auch nicht projekt- oder geschäftsrelevant, > und werden ... Auch wenn das hier im Forum um Elektronik-Entwicklung geht, gibt es ausserhalb dieser Blase auch noch eine Welt. Weshalb es auch heute noch geschäftsrelevante Daten gibt, die in einem DMS keinerlei Sinn ergeben. Michael R. schrieb: > Leute, wir schreiben 2018! Sowas wie Jörch beschreibt war 1980! Häng noch ein paar Jahre dran. 1980 gab es keine PC-Netze und die Mainframes kannten teils weder Unterverzeichnisse noch gemeinsam schreibend nutzbare "Laufwerke". ;-)
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Rainer U. schrieb: > Alex G. schrieb: >> per internem Skype > > Interessant - Du meinst Skype selbst gehostet? Es gibt eine Variante von Skype for Business. Glaube das kann auf einem Unternehmensserver intern laufen, oder liege ich da falsch?
Alex G. schrieb: > Es gibt eine Variante von Skype for Business. Glaube das kann auf einem > Unternehmensserver intern laufen, oder liege ich da falsch? Alias Office Communicator alias Lync, nach dem Kauf von Skype erneut umbenannt. Hat mit dem eigentlichen Skype wenig zu tun.
A. K. schrieb: > Auch wenn das hier im Forum um Elektronik-Entwicklung geht, gibt es > ausserhalb dieser Blase auch noch eine Welt. Weshalb es auch heute noch > geschäftsrelevante Daten gibt, die in einem DMS keinerlei Sinn ergeben. Ich behaupte: Nein (sofern diese Docs nicht anderweitig konfiguriert sind)
Michael R. schrieb: > Jörch B. schrieb: >> aber wenns dann >> anfängt in der 10 Unterebene, auf Ordnern mit 500 Zeichen im Namen plus >> SOnderzeichen die Rechte auf Einzelpersonen zu vergeben, dann landet man >> irgendwann in der Hölle, die so einen Fileserver nicht mehr >> migrationsfähig machen. > > Und (unter anderem) genau deshalb gibt es Dokumentenmanagement. Das > schüttelt das aus dem Ärmel, und noch viel mehr. > > Leute, wir schreiben 2018! Sowas wie Jörch beschreibt war 1980! Hi, nee sorry, das ist heute noch gang und gäbe. Provokante Frage : Welches DMS soll das denn leisten ? und jetzt die Einschränkung : mit welchem zusätzlichen Personellen Aufwand ? Ich habe schon selber u.a. mit Sharepoint arbeiten müssen, das kann man theoretisch auch richtig gescheit einsetzen, aber die Arbeitszeit dafür extra abzuzwacken muss man auch ehrlich mit reinrechnen. Das Szenario, dass ich oben beschrieben habe, beschreibt eine mögliche Lösungsstrategie mit Bordmitteln. Dass man dass mit zusätzlicher Software und Schaffenskraft geiler machen kann steht ausser Frage. Der Markt gibt da viele bunte Sachen her. Vielleicht kann der TO kurz schreiben, wieviel Aufstockung des Personal- und Software-Budgets zur Lösung der Aufgabe bereitgestellt werden, das grenzt die Diskussion vielleicht ein wenig ein. Und ehrlich, Open Source machts auch net immer billiger und besser. Am Ende entscheidet, was für den User funktioniert. Verschachtelte Berechtigungsstrukturen mit ACLs in Samba abzubilden ist auch kein Spass. Hab als Admin in meiner Karriere schon mit Linux/Unix, Windows und Macs genug geschafft. Hat alles seine Vor und Nachteile, gibt überall Stärken und Schwächen, Dinge die ein System besser kann als andere. Aber wie gesagt, zum Schluss zählt : Wer kanns bezahlen ? Wieviel Aufwand für alle beteiligten ? Kann der User adäquat damit arbeiten ? Vielleicht wäre für den TO hilfreich, gesetzt den Fall einer von uns hat einen Lösungsvorschlag, den auch kurz und knapp zu präsentieren, so nach dem Motto : "Selbes Problem, haben uns entschieden Sharepoint einzusetzen, xx Tausend Euro für Farm und Lizenzen ausgegeben, Admin hat 2 Jahre gekotzt, User halbwegs zufrieden." ;-) Gruuuß
Jörch B. schrieb: > Sharepoint Sharepoint ist kein DMS. Will man mit Sharepoint DMS machen, scheitert man.
Jörch B. schrieb: > Vielleicht kann der TO kurz > schreiben, wieviel Aufstockung des Personal- und Software-Budgets zur > Lösung der Aufgabe bereitgestellt werden, das grenzt die Diskussion > vielleicht ein wenig ein. Hi/ja ne, es ist ja der Wunsch, hier einen Überblick zu schaffen. Bitte meine Frage nicht so interpretieren, dass wegen der begrenzten Mittel eine nicht zufriedenstellende Lösung zum Einsatz kommen kann. Eher sollte herausgearbeitet werden, dass die Situation schwierig ist und es letztlich ein Widerspruch ist, dass zwar einerseits Abteilungen voneinander getrennt werden, aber dennoch ein Informationsaustausch stattfinden muss. Im Prinzip kann ein Dateiaustausch leicht abgebildet werden, wobei entweder keinerlei Einschränkungen bestehen oder entsprechende Übergabeverzeichnisse zwischen Abteilungen oder sogar Einzelpersonen geschaffen werden. Der Aufwand potenziert sich entsprechend mit. Der Aufwand darf sich dabei gerne beim Sysadmin konzentrieren, das ist klar...
https://www.contact-software.com/de/produkte/cim-database-plm/ Funktioniert als Materialverwaltung in der Entwicklung (mit Anbindung an Mentor, CATIA und SAP) sowie als Dokumentenverwaltung mit Versionierung und Freigabe/Review-Prozessen. Nur die SW-Kollegen haben ihr SVN zur Sourcecode-Versionierung.
Michael R. schrieb: > Jörch B. schrieb: >> Sharepoint > > Sharepoint ist kein DMS. Will man mit Sharepoint DMS machen, scheitert > man. Hi, war nurn Beispiel, man ahnt es nicht für was die Leute Sharepoint so alles missbrauchen ;-)
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