Forum: PC Hard- und Software Dokumente richtig archivieren


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von Robby (Gast)


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Hi

Wir haben ein kleinen Unternehmen mit 8 Personen. In den letzten Jahren 
haben sich ein paar Zehntausend Dokumente, Bilder, Videos usw auf 
unserem Server gesammelt

Wir haben recht bald mal ein System eingeführt, wie Dateien zu benennen 
sind, damit sie leichter und vor allem von jedem Benutzer gefunden 
werden können. Trotzdem sehe ich noch einigen Verbesserungsbedarf.

Ich möchte nun nicht das Rad neu erfinden. Es gibt doch sicher Leitfäden 
oder Bücher, wie man dies am besten organisieren kann.

Hat jemand Infos dazu?

von Nano (Gast)


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Eine wichtige Regel:

Grundsätzlich keine Leerzeichen in Dateinamen verwenden, auch wenn es 
erlaubt ist.
Das erleichtert den Umgang mit Dateien in der Shell.
Die Leerzeichen ersetzt man am besten durch den Unterstrich.

Braucht man ein Satztrennzeichen, dann bietet sich der Bindestrich an.
Richtig schön wird es mit einem Unterstrich, gefolgt von einem 
Bindestrich und das wiederum gefolgt von einem Bindestrich.

Komische Unicodezeichen ersetzt man durch ASCII Text.

Grundsätzlich macht es Sinn, wenn man sich bei der Wahl der Dateinamen
auf die Zeichen A..Z, a..z, 0..9 und - und _ beschränkt und Umlaute und 
sonstige Sonderzeichen weglässt.

Ansonsten verwendet man noch eine gut strukturierte Ordnerstruktur.

Zum Archivieren können sich Versionskontrollsysteme wie git anbieten.

von Nano (Gast)


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Nano schrieb:
> Richtig schön wird es mit einem Unterstrich, gefolgt von einem
> Bindestrich und das wiederum gefolgt von einem Bindestrich.

Korrektur, das letzte Zeichen sollte wieder ein Unterstrich sein.

Also so:
-

von Gustl B. (-gb-)


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Schreibt das Datum mit in den Namen. Und zwar in einem schön einfachen 
Format wie JJJJMMTT. Ja, aber das Datum wann die Datei erstellt wurde 
steht doch sowieso dabei!!!1111elf!
Und dann kopiert man das einmal von einem OS zum nächsten OS, von einem 
Dateisystem zum nächsten Dateisystem und irgendwann steht da nurnoch das 
Datum wann man das kopiert hat. Hier bei mir beginnt jede Datei mit dem 
Datum, dann kann ich das auch quasi alphabetisch sortieren und es ist 
nach Datum sortiert.
Und dann packt Stichworte in den Namen an die man auch später noch 
denken würde. Also bei einem Foto schreibt man nicht
"schöner_Sonnenuntergang_am_Strand_zu_zweit"
sondern
"20170928_Sardinien_Meer_Susanne_Markus".
Dann findet man das nämlich wenn man nach den Personen sucht und wenn 
man nach dem Ort sucht.
Ausserdem:
Dateinamen dürfen lang sein. Die Zeiten in denen die auf 8 Zeichen 
begrenzt waren sind lange vorbei.

von Bernd W. (berndwiebus) Benutzerseite


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Hallo Gustl.

Gustl B. schrieb:
> Schreibt das Datum mit in den Namen. Und zwar in einem schön einfachen
> Format wie JJJJMMTT. Ja, aber das Datum wann die Datei erstellt wurde
> steht doch sowieso dabei!!!1111elf!
> Und dann kopiert man das einmal von einem OS zum nächsten OS, von einem
> Dateisystem zum nächsten Dateisystem und irgendwann steht da nurnoch das
> Datum wann man das kopiert hat. Hier bei mir beginnt jede Datei mit dem
> Datum, dann kann ich das auch quasi alphabetisch sortieren und es ist
> nach Datum sortiert.

Grundsätzlich packe ich im allgemeinen auch das Datum mit in den 
Dateinamen.
Aus den Gründen, die Du angeführt hast. Ein format wie JJJJMMTT ist 
nicht wirklich eindeutig, weil es gibt konkurierende Formate wie 
JJJJTTMM, und wenn das durcheinander gerät, ist es schwer bis unmöglich, 
das wieder zu sortieren.

Daher verwende ich ein Format, wo ich grundsätzlich das Jahr vierstellig 
schreibe, und vom Tag durch den drei Buchstabig abgekürzten Monatsnamen 
getrennt, also 23Oct2020. Das ist immer eindeutig.

Für die Eindeutigkeit nehme ich in kauf, dass eine Sortierung nun nicht 
mehr so gut funktioniert.

> Dateinamen dürfen lang sein. Die Zeiten in denen die auf 8 Zeichen
> begrenzt waren sind lange vorbei.

Richtig. Mit "kurz und knackig" richtet man nur Chaos an.

Mit freundlichem Gruß: Bernd Wiebus alias dl1eic
http://www.l02.de

von wichtige Funktion (Gast)


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Bernd W. schrieb:
> Das ist immer eindeutig.

Dafür kannst du es nicht nach Datum (im Dateinamen) sortieren.

von wichtige Funktion (Gast)


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Gustl B. schrieb:
> Also bei einem Foto schreibt man nicht
> "schöner_Sonnenuntergang_am_Strand_zu_zweit"

Ich bennenne die Fotos gar nicht. Es gibt doch die Vorschaufunktion.

von Nano (Gast)


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Bernd W. schrieb:
> Ein format wie JJJJMMTT ist
> nicht wirklich eindeutig, weil es gibt konkurierende Formate wie
> JJJJTTMM, und wenn das durcheinander gerät, ist es schwer bis unmöglich,
> das wieder zu sortieren.

JJJJMMTT -> 20201025 -> JJJJTTMM -> 10. Tag des Monats 25 im Jahr 2020?
Nicht wirklich.

Man kann es also schon erkennen.
Man sollte das Schema dann aber immer beibehalten.


> Daher verwende ich ein Format, wo ich grundsätzlich das Jahr vierstellig
> schreibe, und vom Tag durch den drei Buchstabig abgekürzten Monatsnamen
> getrennt, also 23Oct2020. Das ist immer eindeutig.

Und schlechter zu parsen.
Sortiere das mal mit nem kurzen Einzeiler. Januar zuerst, Dezember 
zuletzt.

Ziffern machen hier schon mehr Sinn.

Wer es Eindeutig will kann sich auch folgendermaßen behelfen:

2020m10d25

Das kann man dann auch schön sortieren ohne sich den Wolf zu brechen.


> Für die Eindeutigkeit nehme ich in kauf, dass eine Sortierung nun nicht
> mehr so gut funktioniert.

Das ist das Problem. Beide Welten hat man mit:
JJJJmMMdTT

von Joachim B. (jar)


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Bernd W. schrieb:
> Für die Eindeutigkeit nehme ich in kauf, dass eine Sortierung nun nicht
> mehr so gut funktioniert.

da finde ich das besser
2013_05_12__12_09_52 für RAW und JPG und lösche ich die JPG in der 
Vorschau brauche ich nur noch die RAW löschen zu denen es kein jpg mehr 
gibt

von Gustl B. (-gb-)


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Bernd W. schrieb:
> 23Oct2020

wichtige Funktion schrieb:
> Dafür kannst du es nicht nach Datum (im Dateinamen) sortieren.

Exakt! Aus dem Grund ist auch das amerikanische Format unbrauchbar.

wichtige Funktion schrieb:
> Ich bennenne die Fotos gar nicht. Es gibt doch die Vorschaufunktion.

Ernsthaft? Wenn du in 10 Jahren mal ein Foto suchst dann willst du dir 
die alle durchgucken? Klar, statistisch findet man das schon nach der 
Hälfte, aber auch das wäre mir deutlich zu viel. Ich nutze hier am 
Rechner die Suchfunktion. Und zwar für fast Alles.
Leute nutzt die Suchfunktion! Man kann damit super schnell Dinge finden 
und auch Programme starten. Am Mac ist das irre schnell seit es 
Spotlight gibt, einfach Apfel+Leertaste und wenige Buchstaben aus dem 
Dateinamen und Enter.
Linux war dann auch bald dabei mit der schnellen Suche und mittlerweile 
kann das auch Windows. Man kann also seine Dateien einfach in einen 
Ordner werfen. Wichtig ist nur, dass man sie ordentlich benennt und zwar 
nicht mit Details/Begriffen die man aktuell toll findet, sondern mit 
Stichworten nach denen man vielleicht später mal suchen würde. Datum, 
Ort, Personen, ...

Bernd W. schrieb:
> Für die Eindeutigkeit nehme ich in kauf, dass eine Sortierung nun nicht
> mehr so gut funktioniert.

Ja, Sortierung ist wichtig, aber nicht alles. Man will auch danach 
suchen können. Und wenn du das mit JJJJMMTT benennst, dann kannst du 
auch Vergleichsoperatoren verwenden. Also Datum > x und Datum < x.

Joachim B. schrieb:
> 2013_05_12__12_09_52

Kann man machen, ist aber wieder ein Schritt mehr das in eine Zahl 
umzuwandeln bei der Suche.

von Jemand (Gast)


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Wenn ich einen tollen Dateinamen mit Datum brauche nehme ich ganz 
einfach z. B. `date --iso-8601=seconds` und krampf mir das nicht selber 
hin. Nein, irgendwelche Probleme mit den ach so bösen Zeichen wie : oder 
+ sind bisher nie aufgetreten.

von A. S. (achs)


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Ich bin ein Freund von durchnummerierten Ordnern.

HwProjekte\
P001_Heizungssteuerung
P002_Lauflicht
P003_ASX_VFG
...

Solange das P durchgängig für die HW-Projekte steht, kann man überall 
mit 4 Zeichen das Projekte referenzieren. So steht bei uns auf jeder 
Platine der "Heizungssteuerung" P001, selbst wenn für alles andere kein 
Platz ist.

So kann man mehrere 100 Projekte in ein Verzeichnis packen und sie 
bleiben trotzdem "chronologisch" und indiziert geordnet. In den 
Verzeichnissen ist dann nur das, was für dieses eine Projekt gebraucht 
wird (und wenn es nur eine txt-Datei mit einem Kontaktierungsplan ist).

Ein paar weitere Präfixe für Datenblätter, Protokolle, etc.

Wenn man dann noch ein Versionierungsschema hat, kann man mit wenigen 
Zeichen alles Referenzieren und finden.

Beispiel: Platinen (Kupfer) haben 1.0 ... 99.99, wobei je nach Umfang 
der Änderungen von 1.7 auf 1.8 oder 2.0 erhöht wird. Und der Schaltplan 
hat eine Nummer mehr, da der einfacher geändert werden kann. Der 
Schaltplan 1.8.5 hat immer noch das Kupfer von 1.8

P001_1.8.5 ist dann völlig eindeutig und die Daten dazu liegen im Ordner 
HwProjekte\P001_Heizungssteuerung\Kicad\1.8\0 bzw. \5

(Wir nutzen kein Kicad und machen keine Heizungssteuerungen. Aber das 
System wurde von allen direkt gelebt und hat nach 20 Jahren etwa 700 
Projekte)

von Joachim S. (oyo)


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Bernd W. schrieb:
> 23Oct2020. Das ist immer eindeutig.

Oh Mann, ich habe gerade ca. eine Minute lang gegrübelt, für was in 
aller Welt "230 ct" stehen könnte, weil ich das O versehentlich als 0 
gelesen habe.
Kam wahrscheinlich daher, dass mir das grosse "O" durch die 
Gross-/Kleinschreibung visuell eher zu den beiden Ziffern davor 
zugehörig vorkam als zu den beiden Kleinbuchstaben danach.

von Walter T. (nicolas)


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Ist es echt immer noch Stand der Technik, Metadaten für 
Dateien/Dokumente im Dateinamen zu speichern?

Für einzelne Dateitypen gibt es interne Metadaten. Nach den Metadaten 
eines Ordners mit PDF kann in Acrobat gesucht werden, bei JPG gibt es 
einige Bildverwaltungsprogramme, die das unterstützen.

Literatur/Text wird oft in externen Datenbanken mit Verweis aufs 
Dokument gespeichert (BibTeX, Citavi, Endnote...). Das Einpflegen ist 
recht viel Arbeit, auch wenn die Literaturdatenbanken die Metadaten aus 
PDF auslesen können. Deswegen kommt das eigentlich nur im akademischen 
Bereich in Frage.

XMP soll wohl dateistandardübergreifend sein, ich kenne es aber auch nur 
für Bilder.


Deswegen die obige Frage.

: Bearbeitet durch User
von Bernd W. (berndwiebus) Benutzerseite


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Halo Nano

Nano schrieb:

>> Ein format wie JJJJMMTT ist
>> nicht wirklich eindeutig, weil es gibt konkurierende Formate wie
>> JJJJTTMM, und wenn das durcheinander gerät, ist es schwer bis unmöglich,
>> das wieder zu sortieren.
>
> JJJJMMTT -> 20201025 -> JJJJTTMM -> 10. Tag des Monats 25 im Jahr 2020?
> Nicht wirklich.
>
> Man kann es also schon erkennen.

Ist 20200312 nun der 03. Dezember 2020 oder der 12 März 2020?
ist 19031810 nun der 18. Oktober 1903 oder der 19 März 1810?

> Man sollte das Schema dann aber immer beibehalten.

Und genau das ist das Problem, wenn man auch Dateien hat, die nicht von 
einem selber sind, oder man Dateien an andere weiter gibt.

...oder man selber erhebliche Konzentrationsprobleme hat.
Das ist ja gerade z.B. bei älteren Leuten ein Problem.

05Jul2010 können fast alle richtig interpretieren.

>> Daher verwende ich ein Format, wo ich grundsätzlich das Jahr vierstellig
>> schreibe, und vom Tag durch den drei Buchstabig abgekürzten Monatsnamen
>> getrennt, also 23Oct2020. Das ist immer eindeutig.
>
> Und schlechter zu parsen.
> Sortiere das mal mit nem kurzen Einzeiler. Januar zuerst, Dezember
> zuletzt.

Da hast Du recht. Dafür ist es gut "im Kopf" zu parsen.
Wenn ich durch sonstige sinnvolle Gliederungen und Untergliederungen in 
Ordnern dafür sorge, dass nicht zu viele Dateien in einem Ordner sind, 
kann ich persönlich damit gut leben.

Zudem sieht das bei mir auch noch sonst anders aus, weil ich das Datum 
nicht an den Anfang des Dateinahmens schreibe, sondern an das Ende.
Das erlaubt dann zwar keine Sortierung nach Datum aber eine Sortierung 
per Dateiverwaltung nach anderen Kategorien. Ich habe auch mit so einem 
rein Zahlendatum am Anfang angefangen, und bin nach Experimenten und 
Erfahrung bei meinem jetzigen Schema gelandet.
Man kann halt nicht alles haben. ;O)

Oder man schreibt sich seine eigene Dateiverwaltung maßgeschneidert 
selber, und wird höchstwarscheinlich dafür dann von OpenSource Hassern 
angegangen, weil es für sie nicht intuitiv genug ist. ;O)
....man kann halt nicht alles haben. ;O)

> Wer es Eindeutig will kann sich auch folgendermaßen behelfen:
>
> 2020m10d25
>
> Das kann man dann auch schön sortieren ohne sich den Wolf zu brechen.

Die Idee gefällt mir grundsätzlich.


> Das ist das Problem. Beide Welten hat man mit:
> JJJJmMMdTT

Ich kenne aber genug Leute, an die ich Dateien weitergebe, die das nun 
auf Anhieb nicht als Datum interpretieren würden. Ok, das wäre dann 
deren Problem....aber manchmal erwächst aus Problemen, die andere Leute 
haben, dann ein Problem für einen selbst. Chef oder Ehepartner wären da 
triviale Beispiele...;O)

Mit freundlichem Gruß: Bernd Wiebus alias dl1eic
http://www.l02.de

von ● Des I. (Firma: FULL PALATINSK) (desinfector) Benutzerseite


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Bernd W. schrieb:
> Ist 20200312 nun der 03. Dezember 2020 oder der 12 März 2020?
> ist 19031810 nun der 18. Oktober 1903 oder der 19 März 1810?
>
>> Man sollte das Schema dann aber immer beibehalten.
>
> Und genau das ist das Problem, wenn man auch Dateien hat, die nicht von
> einem selber sind, oder man Dateien an andere weiter gibt.

warum sollte man jetzt noch einkalkulieren,
wie andere Leute ihre Dateien sortieren?

Ich komme mit der Sortierung
JJMMTT auch klar. Also mit nur 2Ziffern für das Jahr

Ein Bild vom 9.Dez. 2019 wird benannt in z.B.

191209_Weihnachtsmarkt-01.jpg

Und wenn es gescannte Bilder z.B. von 1982 gibt, ebenso z.B.
820714_Dateiname.jpg

Für mich wird es ausgeschlossen sein,
dass ich ein Anno '82 noch mal erlebe,
von daher wird es für mich keine Verwechslung geben.

von Gustl B. (gustl_b)


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Walter T. schrieb:
> Für einzelne Dateitypen gibt es interne Metadaten. Nach den Metadaten
> eines Ordners mit PDF kann in Acrobat gesucht werden, bei JPG gibt es
> einige Bildverwaltungsprogramme, die das unterstützen.

Is ja doll! Stimmt. Aber kann ich die Dateien z.B. leicht mit der 
Windowssuche oder mit Spotlight finden wenn ich nach 10 Jahren nicht 
mehr weiß welcher Dateityp und wo die liegen? Dann weiß ich nur ja, da 
waren mal Fotos. Der Urlaub war so 2017. Aber waren das jetzt RAW, CR2, 
JPG oder JPEG? Keine Ahnung und ich will die jetzt finden. Ich weiß die 
liegen da auf dem NAS irgendwo weil ich die immer mitgenommen habe. Aber 
wo ist unklar. Dann will ich einfach nach Urlaub suchen können oder 
einem Ort oder nach 2017*.

Walter T. schrieb:
> Literatur/Text wird oft in externen Datenbanken mit Verweis aufs
> Dokument gespeichert (BibTeX, Citavi, Endnote...).

Und so eine Datenbank pflegst du für dich daheim für alle Dokumente?
Es geht hier um Archivierung. Also darum wie man das für weit in der 
Zukunft noch findbar macht. Wenn man schon mehrmals zwischendurch den 
Rechner und vermutlich auch das OS gewechselt hat. Keine Ahnung was 2040 
ist, aber das ist jetzt so weit weg wie 2000. Da verändert sich krass 
viel.

von Walter T. (nicolas)


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Gustl B. schrieb:
> Und so eine Datenbank pflegst du für dich daheim für alle Dokumente?

Nein. Deswegen oben meine Frage:

Walter T. schrieb:
> Ist es echt immer noch Stand der Technik, Metadaten für
> Dateien/Dokumente im Dateinamen zu speichern?

Gustl B. schrieb:
> Aber waren das jetzt RAW, CR2,
> JPG oder JPEG?

ITPC/EXIF halte ich für stabil und gehe davon aus, dass es in 40 Jahren 
noch genauso lesbar sein wird wie vor 20 Jahren. Aber das ist eben nur 
für JPEG-Bilder. Bei CR2 gehe ich nicht davon aus, dass ich sie dann 
noch lesen können werde, da kameraabhängig.

von Frank M. (ukw) (Moderator) Benutzerseite


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Bernd W. schrieb:
> Ein format wie JJJJMMTT ist nicht wirklich eindeutig, weil es gibt
> konkurierende Formate wie JJJJTTMM

Es gibt kein Land auf der Welt, welches JJJJTTMM verwendet, von daher 
ist Deine Aussage nicht haltbar. Die einzigen, welche das Datum nicht in 
einer auf- oder absteigenden Reihenfolge schreiben, ist die USA mit 
MM/TT/JJJJ bzw. MM-TT-JJJJ. Aber das ist etwas ganz anderes, denn hier 
steht das Jahr hinten.

Wenn ich Kalenderdaten in Dateinamen verwende, dann JJJJ-MM-TT, 
wiederzufinden in ISO 8601. Die Bindestriche erleichten dabei auch das 
Lesen und Gruppieren von Tag, Monat, Jahr. Ausserdem werden solche 
Dateien nach Namen korrekt sortiert.

: Bearbeitet durch Moderator
von Gustl B. (-gb-)


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Walter T. schrieb:
> ITPC/EXIF halte ich für stabil und gehe davon aus, dass es in 40 Jahren
> noch genauso lesbar sein wird wie vor 20 Jahren.

Naja, das mit den Metadaten ist ja nett, aber das ist oft recht 
zeitraubend die zu erstellen und dann will man ja auch danach suchen 
können.

Wenn ich mich wie in meinem Beispiel irgendwann als alter Mann nurnoch 
daran erinnere "ich war mal auf Sardinien im Urlaub" dann will ich 
irgendwie Bilder suchen können. Dann hilft es mir wenig wenn in den 
Metadaten die GPS Position drinnen steht als Beispiel. Ja, wenn ich die 
Bilder gefunden habe, dann ist das nett und vielleicht informativ, aber 
um die Bilder 2060 auf dem dann aktuellen Speicher zu finden hilft mir 
das vermutlich wenig.

Walter T. schrieb:
> Ist es echt immer noch Stand der Technik, Metadaten für
> Dateien/Dokumente im Dateinamen zu speichern?

Das würde ich also so beantworten:

Wenn du viel mit Bildern arbeitest als Fotograf z. B. da viele Bilder 
hast und die sortieren und durchsuchen willst, dann sind Metadaten 
ideal. Aber dann weißt du schon wo deine Bilder liegen und hast Software 
die an Hand der Metadaten filtern kann.

Wenn du aber viele unterschiedliche Dateien auch aus verschiedenen 
Quellen und Programmen hast die nur irgendwie bis zum Lebensende 
überleben sollen - und zwar so, dass du die wiederfinden kannst, dann 
halte ich Metadaten für wenig nützlich.
Stell dir vor du suchst in 20 Jahren ein Dokument zu deiner 
Gartenplanung. Du hattest 2010 gebaut und damals geplant wo welcher Baum 
und wo der Teich hinkommt. Das hattest du auch so umgesetzt aber jetzt 
2040 möchtest du nochmal genau wissen wo ein Rohr unter dem Rasen liegt. 
Tja. Nach was suchst du da? War das ein Bild? War das eine Inkscape 
Zeichnung? War das ein PDF? Da würde ich lieber mit Stichworten 
anfangen.
Man kann aber natürlich auch Stichworte in Metadaten schreiben. Das ist 
gut und das sollte man auch machen. Kostet aber Zeit und man weiß nicht 
welche Suchfunktion in der Zukunft diese Daten angucken wird. Während 
den Dateinamen wird man immer durchsucht bekommen. Auch von Dateitypen 
zu denen man gerade kein Programm installiert hat oder zu denen es dann 
kein aktuelles Programm gibt. Ich betreue hier ein paar Rentner, die 
haben noch erstaunlich oft Microsoft Works Dateien. Ja, das war mal 
aktuell und teilweise gratis bei Windows dabei. Aber jetzt ist das eben 
obsolet.

von Walter T. (nicolas)


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Ich fasse zusammen:

Gustl B. schrieb:
> Walter T. schrieb:
>> Ist es echt immer noch Stand der Technik, Metadaten für
>> Dateien/Dokumente im Dateinamen zu speichern?

Gustl B. schrieb:
> Das würde ich also so beantworten:
> [Ja]

von Peter Putz (Gast)


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Bernd W. schrieb:
> Für die Eindeutigkeit nehme ich in kauf, dass eine Sortierung nun nicht
> mehr so gut funktioniert.

Das ist dämlich, dreh doch einfach das Datum um und benutzt rein 
numerische Tags also statt > 23Oct2020 besser 20201023, meinetwegen noch 
mit Trennzeichen 2020_10_23.

Und wie immer ist es besser statt sich lediglich den eigenen Kopf zu 
zermattern, vorher mal in Standards nach zu schauen was Vorschrift ist, 
beispielsweise DIN 5008.

Da gibt es eine 'Internationale Schreibweise', nach der wäre es 
2020-10-23. Und es sollte doch jeder genug Eier in der Hose haben, das 
an die Notwendigkeit seiner EDV anzupassen (wenn die sich an 
Bindestrichen verschluckt).

https://diebriefprofis-blog.de/datum-korrekt-schreiben-nach-din-5008/

von Chris D. (myfairtux) (Moderator) Benutzerseite


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Zumindest für Textdokumente gibt es sehr gute Werkzeuge.

Wir nutzen hier Recoll (gibt's für Linux, Win, Mac), mit dem man sehr 
leicht eine Indizierung aufbauen kann und die dann vor allem auch bei 
der Aktualisierung sehr schnell ist.

Damit findet man gewünschte Dokumente selbst nach vielen Jahren meist 
schon mit ein bis zwei Stichworten. Das gilt natürlich auch für alle 
Quelltexte.

Bilder/Scans gruppieren wir hier nach Zugehörigkeit einfach in 
aussagekräftigen Ordnern zusammen mit einer Textdatei mit kurzen 
Erläuterungen und Stichworten. Damit kann man dann über Recoll zumindest 
rasch den Ordner finden. Wir haben allerdings auch nicht so viele 
Grafikdokumente.

Datumsangaben sind hier immer in der Form JJJJ-MM-TT. Das ist eindeutig 
und wird korrekt sortiert.

: Bearbeitet durch Moderator
von Nano (Gast)


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Halo Bernd

Bernd W. schrieb:
>
> Ist 20200312 nun der 03. Dezember 2020 oder der 12 März 2020?
> ist 19031810 nun der 18. Oktober 1903 oder der 19 März 1810?

Das ist mir schon klar, aber man merkt es ja gleich an den anderen 
Dateien welches Schema verwendet wurde. Wenn da dann bspw. bei 202010XX, 
wobei für XX dann etwas mit >= 13 auftaucht, ist es eindeutig wo TT 
steht.


>> Man sollte das Schema dann aber immer beibehalten.
>
> Und genau das ist das Problem, wenn man auch Dateien hat, die nicht von
> einem selber sind, oder man Dateien an andere weiter gibt.

Nun, dann musst du ohnehin die Dateien umbenennen.

> ...oder man selber erhebliche Konzentrationsprobleme hat.
> Das ist ja gerade z.B. bei älteren Leuten ein Problem.
>
> 05Jul2010 können fast alle richtig interpretieren.

Ja, für Menschen ist es einfacher, für Rechner und Skripte ist es 
unpraktischer. Es bedeutet erheblich mehr Arbeit in der Kommandozeile.
Aber es soll natürlich jeder machen wie er will.

Wenn ich es bräuchte, würde ich so etwas nutzen 2020m10d24, aber bisher 
habe ich so etwas nie gebraucht. Ich strukturiere meine Projekte und 
Dateien nicht nach dem Datum.

Wie oben schon richtig angemerkt wurde, haben die meisten ja Metadaten, 
wo so etwas auch gespeichert wird und wenn ich auf Nummer sicher gehen 
will, dass das Datum nicht verändert wird, erstelle ich eine txt Datei 
und schreib da das Datum rein.
Das ganze kommt dann zusammen mit den anderen dazugehörigen Dateien in 
einen eigenen Ordner.
Und wenn ich das öfters bräuchte, würde ich die txt Datei wohl 
strukturieren und json oder xml verwenden, so dass ich die alle schön 
bequem parsen kann.

von Klaus P. (Gast)


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Robby schrieb:
> Ich möchte nun nicht das Rad neu erfinden. Es gibt doch sicher Leitfäden
> oder Bücher, wie man dies am besten organisieren kann.
>
> Hat jemand Infos dazu?

Für den öffentlichen Bereich findet man unter den Stichworten 
"Aktenordnung" und "Aktenplan" einige Veröffentlichungen. M.E. sind die 
aber für ein Unternehmen kaum geeignet, da sich diese Pläne in erster 
Linie an "Vorgängen" orientieren. Im Unternehmen hat man aber oft 
Dokumente, die sich auf mehrere Vorgänge beziehen und auch statische 
Dokumente.

Es gibt die ISO 15489, aber auch in Unternehmen ist die kaum bekannt. Es 
gibt auch Bücher zu dem Thema, z.B. "Prozessorientierte Ablage" aus dem 
Springer Verlag - enthält auch einen Musteraktenplan. So richtig 
praxisgerecht ist das aber m.E. alle nicht.

von Nano (Gast)


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Gustl B. schrieb:
> Wenn ich mich wie in meinem Beispiel irgendwann als alter Mann nurnoch
> daran erinnere "ich war mal auf Sardinien im Urlaub" dann will ich
> irgendwie Bilder suchen können.

Also ich mache das einfach so, dass ich einen Ordner mit bspw. Name 
Urlaub_Sardinien_2020 erstelle und dann kommen die Bilder direkt von der 
Kamera oder dem Smartphone da einfach rein.

Dann muss ich auch nicht hunderte Dateien umbennenen, sondern kann den 
Dateinamen der Kamera beibehalten.


Bildverwaltungsprogramme können das auch so strukturieren.
Die kommen damit auch klar.

Will man Metadaten berücksichtigen und z.B. alle Bilder, in der "Sandra" 
zu sehen ist, dann gehört das in die EXIF Bereich der Bilddatei.
Eine Bildverwaltungsprogramm sollte das alles können.

Dann kann man auch Ordnerübergreifend alle Bilder von Sandra finden.
Sowohl vom Urlaub in Sardinien als auch vom Geburtstag bei Hans.


> Dann hilft es mir wenig wenn in den
> Metadaten die GPS Position drinnen steht als Beispiel. Ja, wenn ich die
> Bilder gefunden habe, dann ist das nett und vielleicht informativ, aber
> um die Bilder 2060 auf dem dann aktuellen Speicher zu finden hilft mir
> das vermutlich wenig.

Bildverwaltungsprogramme können die Metadaten auslesen und darin auch 
suchen.

von Stefan (Gast)


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Hallo Robby,
es geht Dir ja anscheinend nicht nur um die Archivierung, sondern
auch um eine Namensschema für die tägliche Arbeit, richtig?

Nach all den Diskussionen über das Datumsformat:

Stellt auf keinen Fall das Datum ganz nach vorn, sondern gebt
den Dateien sinnvolle hierarchisch gegliederte Namen:
Checkliste_angebot_20191231.docx
Checkliste_requirements_20200213.docx
Checkliste_requirements_20200711.docx

Wir haben hier ein Verzeichnis mit Formularen, die Kollegen haben
dann angefangen, sie zu benennen nach
V01_... V02...

Somit haben wir jetzt das Formular für xyz_bestellung..
viermal im Verzeichnis, man muß entweder die Suche bemühen oder
das ganze Verzeichnis durchsehen, ob es denn vielleicht vom gewünschten
Formular noch eine höhere Versionsnummer gibt, es ist echt die Pest...

Zur Archivierung müßtet Ihr Euch v.a. überlegen, ob der gesamte
Verzeichnisbaum in der Art von Snapshots abgelegt wird oder ob
die archivierten Dokumente z.B. über ein DMS erschlossen werden sollen.

Grüße
Stefan

von Egon D. (egon_d)


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Frank M. schrieb:

> Wenn ich Kalenderdaten in Dateinamen verwende,
> dann JJJJ-MM-TT, wiederzufinden in ISO 8601.

Interessant; vielen Dank für den Hinweis.

Ich wusste noch gar nicht, dass ich seit vielen
Jahren normgerechte Datumsangaben in Dateinamen
verwende... :)

von Egon D. (egon_d)


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Stefan schrieb:

> Stellt auf keinen Fall das Datum ganz nach vorn,
> sondern gebt den Dateien sinnvolle hierarchisch
> gegliederte Namen:

Genau -- schließlich ist die gesamte Welt
ausschließlich hierarchisch gegliedert, was
man auch sehr leicht daran erkennen kann,
dass jedermann hierarchische Datenbanken
verwendet, während die relationalen völlig in
Vergessenheit geraten sind...

von Egon D. (egon_d)


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Peter Putz schrieb:

> Und wie immer ist es besser statt sich lediglich den
> eigenen Kopf zu zermattern, vorher mal in Standards
> nach zu schauen was Vorschrift ist, beispielsweise
> DIN 5008.

Ich bin geneigt, Dir zuzustimmen -- das Problem ist
nur, dass gelegentlich auch ausgesprochen Scheisse
standardisiert wird; beispielsweise in wird in eben
der genannten DIN 5008 das Komma als Tausendertrenn-
zeichen für Geldbeträge (!!) genannt. Was muss man
geraucht haben, um so etwas in eine DIN zu schreiben?

Einen SINNVOLLEN Standard sollte man allerdings
einfach übernehmen, statt sich seine Extrawurst zu
braten; da gebe ich Dir schon Recht.

von Gustl B. (-gb-)


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Nano schrieb:
> Also ich mache das einfach so, dass ich einen Ordner mit bspw. Name
> Urlaub_Sardinien_2020 erstelle und dann kommen die Bilder direkt von der
> Kamera oder dem Smartphone da einfach rein.

Genau, das gilt auch für Ordner mit der Benennung, dass man da 
Schlagwörter verwendet.
Aber:
Es gibt bei einigen Programmen eine maximale Pfadlänge. Und daher sollte 
man doppelte Information vermeiden. Also statt
/Urlaub_Sardinien_2020/Sardinien_Tag_1/Sardinien_2020_Strand.jpg
reicht eigentlich
/2020/Urlaub_Sardinien/Tag_1/Strand.jpg

Nano schrieb:
> Will man Metadaten berücksichtigen und z.B. alle Bilder, in der "Sandra"
> zu sehen ist, dann gehört das in die EXIF Bereich der Bilddatei.
> Eine Bildverwaltungsprogramm sollte das alles können.
>
> Dann kann man auch Ordnerübergreifend alle Bilder von Sandra finden.
> Sowohl vom Urlaub in Sardinien als auch vom Geburtstag bei Hans.

Na klar kann das eine Bildverwaltung. Aber dazu musst du erstmal die 
Bilder gefunden haben oder wissen wo die liegen. Also in welchem Ordner 
auf den du dann die Bildverwaltung loslassen kannst.

von Nano (Gast)


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Gustl B. schrieb:>
> Na klar kann das eine Bildverwaltung. Aber dazu musst du erstmal die
> Bilder gefunden haben oder wissen wo die liegen. Also in welchem Ordner
> auf den du dann die Bildverwaltung loslassen kannst.

Nein eine ordentliche Bildverwaltung ließt die Metadaten schon beim 
"einchecken" der Bilder aus und speichert sie dann für den schnellen 
Zugriff in einer Datenbank zwischen.
Beim einchecken musst du dann natürlich händisch angeben, auf welchen 
Bildern Sandra zu erkennen ist.
Mit moderner KI gibt's aber auch sicherlich Möglichkeiten die Software 
die Bilder mit Sandra erkennen zu lassen, wenn du der KI ein Bild mit 
Sandra als Vorlage gibst. So sparst du dann Arbeit.

Wenn du dann über die Bildverwaltung nach Bildern mit Sandra suchst, 
macht die Bildverwaltung eine Suche in ihrer Datenbank und listet die 
entsprechenden Bilder dann auf.

von Nano (Gast)


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Gustl B. schrieb:
> Es gibt bei einigen Programmen eine maximale Pfadlänge. Und daher sollte
> man doppelte Information vermeiden. Also statt
> /Urlaub_Sardinien_2020/Sardinien_Tag_1/Sardinien_2020_Strand.jpg
> reicht eigentlich
> /2020/Urlaub_Sardinien/Tag_1/Strand.jpg

Ja, das ist ein guter Tipp.
Die 2020 ist ein redundantes Datum und es reicht natürlich, wenn das nur 
einmal als Ordnername vorkommt. Da hast du recht.

von Reinhard S. (rezz)


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Wobei Bildverwaltung bestenfalls ein Unteraspekt von der Aufgabe des TO 
ist. Wie speichert/archiviert man die ganzen Mails, Dokumente, Texte, 
etc. am besten?

von Gustl B. (-gb-)


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Nano schrieb:
> Nein eine ordentliche Bildverwaltung ließt die Metadaten schon beim
> "einchecken" der Bilder aus und speichert sie dann für den schnellen
> Zugriff in einer Datenbank zwischen.

Klar, mache ich auch seit Jahren mit Lightroom, ist auch wunderfein. 
Aber ich habe hier Fotos vom Handy, aus Chats, von der DSLR, ... und die 
sind nicht alle in Lightroom.
Und wer sagt dir, dass es in 20 Jahren überhaupt noch das Programm gibt 
das du heute nutzt? Dann hast du zwar die Datenbank, aber die bringt dir 
nix mehr. Da musst du dann migrieren.

Nano schrieb:
> Die 2020 ist ein redundantes Datum und es reicht natürlich, wenn das nur
> einmal als Ordnername vorkommt.

Das war nur ein Beispiel um zu zeigen was man nicht machen soll. 
Vielleicht kein ideales Beispiel, aber auch du hast vermutlich 
verstanden was ich sagen wollte.

von Nano (Gast)


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Gustl B. schrieb:
> Und wer sagt dir, dass es in 20 Jahren überhaupt noch das Programm gibt
> das du heute nutzt? Dann hast du zwar die Datenbank, aber die bringt dir
> nix mehr. Da musst du dann migrieren.

Deswegen setze ich bei so etwas auf Open Source und offenen Formaten.
Damit sollte zumindest eine Migration im schlimmsten Fall möglich sein.

von Egon D. (egon_d)


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Reinhard S. schrieb:

> Wobei Bildverwaltung bestenfalls ein Unteraspekt von
> der Aufgabe des TO ist. Wie speichert/archiviert man
> die ganzen Mails, Dokumente, Texte, etc. am besten?

Ich glaube, diese Frage ist deutlich zu allgemein
gestellt -- mit IC-Datenblättern muss man anders umgehen
als mit der Kundenkartei oder dem Textentwurf für einen
Werbeflyer. Ganz "nebenbei" sind im Unternehmen ja noch
der Datenschutz und diverse Archivierungspflichten zu
beachten...

Für mich privat hat sich die ganz grobe Unterteilung in
Stammdaten und Bewegungsdaten als sinnvoll erwiesen;
als Bewegungsdaten fasse ich alles auf, was üblicher-
weise routinemäßig von irgendwem bearbeitet wird.
Da Bewegungsdaten in der Regel im Zusammenhang mit einem
mehr oder weniger definierten Arbeitsablauf auftreten,
lassen sie sich meiner beschränkten Erfahrung nach ganz
gut anhand der Schritte dieses Arbeitsablaufes sortieren
und speichern -- so sind Schaltpläne, Stücklisten,
Quelltexte usw. in der Regel projektspezifisch.

Bei Stammdaten ist nach meiner Erfahrung die Versions-
verwaltung weniger problematisch, weil sie sich viel
seltener ändern -- allerdings ist die inhaltliche
Vielfalt deutlich größer. Ich experimentiere mit
File-Tagging.

: Bearbeitet durch User
von Christoph Z. (christophz)


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Ihr kratzt hier erst an der Oberfläche herum. Vieles was hier gesagt 
wurde ist richtig und muss beachtet werden aber es geht wesentlich 
weiter.

Da ich mich mal eine Zeitlang damit beschäftigt hatte, habe ich dazu mal 
einen Einführungsvortrag in die "Vertrauenswürdige digitale 
Langzeiterhaltung" gehalten:
http://brain4free.org/wiki/doku.php/vortraege:start#introduction_to_trustworthy_digital_long_time_preservation

Ob der TO das meinte als er von archivieren sprach, muss er selber 
entscheiden.

Robby schrieb:
> Ich möchte nun nicht das Rad neu erfinden. Es gibt doch sicher Leitfäden
> oder Bücher, wie man dies am besten organisieren kann.

Üblicherweise wird schnell auf das OAIS Referenzmodell verwiesen. Finde 
ich persönlich aber zu theoretisch bzw. sogar zu wenig abstrahiert.

Als Leitfaden/TODO Liste ist das dazugehörige Audit aber ziemlich gut. 
Ja, es ist ein langes, langweilig zu lesendes Dokument (Ist halt ein 
Standard mit repetitiver, wohl definierter Sprache). Stellt aber 
knackige Anforderungen.

AUDIT AND CERTIFICATION OF TRUSTWORTHY DIGITAL REPOSITORIES CCSDS 
652.0-M-1:
https://public.ccsds.org/Pubs/652x0m1.pdf

von Frank E. (Firma: Q3) (qualidat)


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Wirklich konsequent ist nur der Einsatz eines DMS.

Ich verwende EcoDMS auf einer Synology - funktioniert prima. Kostet 
allerdings etwas Einarbeitungszeit, z.B. um die automatische 
Dokumentenerkennung zu konfigurieren (Dokumenten-Klassifikation). Eine 
Lizenz zur gleichzeitigen Benutzung kostet irgendwas um die 80,- , dabei 
geht es nur um die Zahl der gleichzeitigen Nutzer, wie viele Clients 
installiert sind, ist egal. Clients gibts für Win, Mac und Linux.

von Sheeva P. (sheevaplug)


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Robby schrieb:
> Wir haben ein kleinen Unternehmen mit 8 Personen. In den letzten Jahren
> haben sich ein paar Zehntausend Dokumente, Bilder, Videos usw auf
> unserem Server gesammelt
>
> Wir haben recht bald mal ein System eingeführt, wie Dateien zu benennen
> sind, damit sie leichter und vor allem von jedem Benutzer gefunden
> werden können. Trotzdem sehe ich noch einigen Verbesserungsbedarf.

Mit Leitfäden oder Büchern kann ich leider nicht dienen, aber für solche 
Aufgaben gibt es Dokumentenmanagementsysteme wie Alfresco [1].

Flexibler, aber auch aufwändiger könnte allerdings auch ein 
Elasticsearch mit einem einfachen Webfrontend sein. Mit einigen 
Erweiterungen kann Elasticsearch sehr viele der gebräuchlichsten 
Dateiformate lesen (zB. Open-, Libre- und MS-Office, PDFs) und mit einem 
einfachen Python-Skript können auch Metadaten aus Videos und Bildateien 
ausgelesen und in Elasticsearch indiziert werden. Wenn ein Mitarbeiter 
eine Datei sucht, gibt er die betreffende Suchanfrage in das 
Suchfrontend ein und bekommt in kürzester Zeit Ergebnisse mit den Links 
zu passenden Dokumenten.

[1] https://www.alfresco.com/

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