Hi, ich wollte mal fragen, nach welcher Struktur ihr eure Dokumente so ablegt. Zuerst hatte ich für jeden Bereich einen Ordner erstellt (Privat, Geschäftlich etc) da ich nun aber auch meine geschäftlichen Dokumente ablege verliere ich die Übersicht. Alleine bei den Kunden habe ich 63 Ordner, zu jedem Kunden dann nochmal 8-15 Ordner (zu jeder Anlage einen eigenen Ordner) und nun verliere ich den Überblick. Wie geht ihr an die Sache ran?
Das ist gar nicht einfach, und kann sehr aufwendig sein, wenn man das nie gepflegt hat. Ein kleiner Crashkurs: Der "Baum" darf am Anfang viele dicke Zweige haben. Auch wenn die erstmal so gut wie leer sind! Benenne alle Dateien individuell und eindeutig, diese sollten in einem tiefen Pfad liegen. Da sollte dann aber auch wirklich alles reinpassen. Das variiert je nach Branche und Einsatzgebiet sehr stark. Mein Trick ist dann, mit Verknüpfungen oder Symlinks einen Bezug zwischen den Zweigen herzustellen. BEISPIEL: -[Basis/Werkzeuge] |--[Windows] | |--[Software/Firmware] | | |--[Office] | | |--[Tools] | | |--[Updates, Frameworks] | |-[ISO] | |--WIN7.iso | |--Win10.iso |--[Linux] ... Wenn du 'neu' anfängst, dann mach dir gleich eine "Basis" mit den ganzen Werkzeugen die du brauchen wirst. Die "Sammlung" wächst und gedeiht mit der Zeit. Alte OS und WIN Software sowie AllgemeinTools kann man schon behalten und Versionsnummern dazu schreiben! Da kannst du immer zurückgreifen, falls du mal neu aufsetzen musst oder ein weiteres neues System oder Mitarbeiter dazu kommt. -[Maschinen/Anlagen] |--[TypeABC] | |--[Software/Firmware] | | |--[v1] •Setup• | | |--[v2] •UpdatePatch Changelog• | |-[Manual/Datasheet] | |--v1.pdf | |--v2.pdf |--[TypeDEF] Bei den Maschinen/Anlagen hast du besser mehr Daten als zu wenig. Sammle und kategorisiere ALLES. Datasheets und alle Soft/Firmware-Einkäufe und Versionen behalten. Nur Original Hersteller Daten und ggf. rohe Anlagen-Bilder. Das ist dann alles, was du auch beim Kunden zum Einbau anbietest. Reines Arbeitsmaterial. Bei •Setup•" einfach Alle Laufzeitumgebungen, Frameworks, Dlls welche die Anwendersoftware will, mit in den Ordner kopieren. ODER Verknüpfungen von dem vorherigen "Basis/Werkzeuge" Block einfügen, weil es ein Framework benötigt, was ja bereits bei den Basiswerkzeugen enthalten ist. -[Kunden] |--[KundeABC] | |--[ProjektA] | | |--[Plan, Kostenvoranschlag] | | |--[Durchführung, Bilder] | | |--[Ende, Abnahme, Übergabe] | |--[ProjektB] | |--[Plan] | |--AnlageABCv2-Vorlage.conf | |--AnlageABCv2-082021.conf | |--AnlageABCv2-092021.conf |--[KundeDEF] Die "Kundendaten Dateinamen' am besten sehr lang, eindeutig und aussagekräftig machen. Lieber viele Version +Hierarchie Anlagenkonfiguration mit Datum behalten als Vorlage, Backup oder Fallback etc. Keine unnötigen oder doppelten Dateien sammeln oder lagern! Dort sind deine erzeugten und angepassten Konfigurationen und KundenDateien (Source) drinnen. Jetzt kannst du noch weitere Verknüpfungen machen. Also z.B von "Maschinen/Werkzeug->TypeABC->v2" in "KundeABC->ProjektB" einfügen, weil bei dem Kunden solch eine Maschine steht. Somit brauchst du nicht für jeden weiteren Kunden, der auch so eine Anlage hat, die kompletten Basiswerkzeuge oder Anwendersoftware mit Versions-Stand NOCHMALS in den Kunden-Ast einfügen, und dessen Speicherplatz verbrauchen, sondern lediglich eine Verknüpfung zum aktuell verwenden "Zustand" anlegen, und hast jede benötigte Datei nur genau ein mal im System! Diese Zuweisungen können letztendlich auch "außerhalb" in ganz Seperaten Ordnernamen stattfinden, ohne die eigentlichen vorhandenen Setup- Source- Cofig- Ordner zu berühren. Wenn das alles innerhalb NUR EINER Festplattenpartition passiert, funktionieren die Verknüpfungen immer, auch auf anderen Systemen. Und wenn dazu alles "richtig benannt" ist, kommt man auch ohne funktionierende Verknüpfungen in der Regel an alle Infos und Dateien ran. Wie weit du das nochmal für Privat und Geschäft trennen willst, und seperate Zweige hoch ziehst, ist deine eigene Angelegenheit. Es ist nur ein Beispiel. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass sich längerfristig viele Unterordner lohnen, und sich gute Kategoriesierung extrem auszahlt. Überleg dir das Konzept lieber längerfristig und Nachhaltig. Man sollte keinesfalls das Wort "neu" oder "alt" "aktuell" in manuell benannten Datei/Ordnernamen benutzen. Lieber Jahr und Monat. Es ist im Endeffekt sehr speziefisch und Geschmackssache. Vielleicht war das einigermaßen verständlich. Gruß gute Nacht tsx
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Tim S. schrieb:
... wenn dazu alles "richtig benannt" ist, ...
Nachtrag: Das sollte auf jeden Fall ZUERST stehen, und wenn möglich
immer erhalten bleiben: Eindeutige Namen und Struktur, Bäume mit
Zweigen. Die Priorität! Sonnst lässt es sich ja gar nicht erst anständig
verknüpfen. Da muss man unter Umständen wieder in die Dokumente kucken
und entsprechend Einsortieren - daher sehr aufwändig. So jetzt aber,
gute Nacht.
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Torsten schrieb: > Alleine bei den Kunden habe ich 63 Ordner, zu jedem Kunden dann nochmal > 8-15 Ordner (zu jeder Anlage einen eigenen Ordner) und nun verliere ich > den Überblick. Bei der Menge nehme ich an, Dateien, nicht Papier. A) führe Ordnungszahlen ein. Beispiel 63 Kunden: K001 .. K999. Chronologisch. K001_Müller, K002_Bibermoser, ... Ggf auch rekursiv. Du kannst dann in Briefen, Dokumenten, HW, Regalen etc notfalls nur K056 angeben, oder K056/A04 für dessen Anlage 4. Das passt notfalls auch auf Platinen oder Gussteile in Centgröße. Nimm ein suchprogramm, mit dem du alle Dateien Durchsuchen kannst, auch mit Regular Expressions. Du weißt am Ende einfach nicht, in welchem Projekt Herr Soundso tätig war oder wo Du den pfiffigen Lemostecker verwendet hast.
Alles in einen Ordner. Das Gros der Dateien die du benötigst findest du dann schnell über Recently oder Kürzlich verwendet. In den sehr seltenen Fällen einer uralten Datei benötigt dieses System schonmal 3 Kaffees als Motivator und dann eine Stunde suche, aber dafür spart die Dateiablage bei jeder Datei Zeit.
Torsten schrieb: > ich wollte mal fragen, nach welcher Struktur ihr eure Dokumente so > ablegt. Zuerst hatte ich für jeden Bereich einen Ordner erstellt > (Privat, Geschäftlich etc) da ich nun aber auch meine geschäftlichen > Dokumente ablege verliere ich die Übersicht. Alleine bei den Kunden habe > ich 63 Ordner, zu jedem Kunden dann nochmal 8-15 Ordner (zu jeder Anlage > einen eigenen Ordner) und nun verliere ich den Überblick. > Wie geht ihr an die Sache ran? Im Prinzip wie du. Und genauso auf verlorenem Posten. (Wobei ich das nicht auf mich allein beziehe, sondern auf einen Pool von mehr als 100 Nutzern der Ablage). Die "Lösung" sind virtuelle Verzeichnisse. Es gibt also mehrere Verzeichnisstrukturen, die nach unterschiedlichen Gesichtspunkten organisiert sind. Die realen Dateien können in jeder davon auftauchen (als Hardlink). Das funktioniert. Das Problem ist: Irgendwer muss diese Verzeichnisstukturen administrieren. Und vor allem auch die Regeln, nach denen neue Dateien hier einzufügen sind. Richtig kompliziert wird es, wenn der Bedarf für eine neue Struktur auftaucht und der Wunsch, auch die bereits existierenden Bestandsdaten dort sinnvoll einzufügen und obendrein die zukünftig dafür relevanten Daten... Sprach: da muß man richtig drüber nachdenken. Das kann kein kaufbares Tool wirklich leisten. So zumindest meine Erfahrung.
Knackpunkt bei der schnellen Suche ist der sinnvolle Dateinamen. Allerdings sollte man bedenken, dass bei Windows Dateinamen nicht unendlich lang werden dürfen von der Wurzel aus!
Die perfekte Verzeichnisstruktur ist wie die Frage nach dem perfekten Pizzabelag: Es gibt nur eine wirklich richtige Lösung. Leider sieht diese Lösung für jeden unterschiedlich aus.
oszi40 schrieb: > Dateinamen nicht > unendlich lang werden dürfen von der Wurzel aus! Das muß auch das jeweilige Backup-Programm beherrschen. Sonst fehlt was!!! Beispiel für ungünstige Orderlänge: Firma Ort Straße Etage Projekt. Durch viele Leerzeichen und exotische Namen wie Rene` mit Strich kann man sich viele Fallen einbauen. Der Neuaufbau einer Struktur geht meist schnell und unbedacht von der Hand. Die spätere Pflege gemeinsam genutzter Ordner sollte in EINER Hand bleiben oder es wächst eine Sauerkrautstruktur! Wichtig ist ein gescheiter Dateiname wenn man später mal was sucht z.B. mit dir /s Wenn alles bloß "Rechnung", "Vertrag" oder "Projekt" heißt, wird man Säcke davon finden. Die Hubble-Rentner scheinen ihre Daten nach 30 Jahren noch gut gefunden zu haben. https://www.dw.com/de/nasa-rentner-retten-das-hubble-weltraumteleskop/a-59213868?utm_source=pocket-newtab-global-de-DE
Typisch Deutsch: Sortieren und ordnen. Was für eine Zeitverschwendung! Die meisten Dateien, die man mühevoll irgendwo einsortiert, öffnet man nie wieder. Der Schlüssel zum Erfolg: Suchen! Nicht von Hand, sondern Software! Warum haben sich wohl Internet-Suchmaschinen recht schnell durchgesetzt und warum sind die ganzen Verzeichnisse usw. aus den Anfangsjahren des Internets verschwunden?
Einer schrieb: > Der Schlüssel zum Erfolg: Suchen! Dazu braucht man jedoch gescheite, möglichst sachbezogene Suchbegriffe! Wenn alle Rechnungen im Dateinamen NUR "Rechnung" heißen, dann bekommst Du tausende Rechnungen angezeigt! War das Dein Wunsch? Du kannst natürlich auch gründliche Textsuche auf jeder Rechnung machen, bringt aber wenig bei OCR-Fehlern. Wenn statt der Reißzwecke eine Reizzecke per OCR erkannt wurde, suchst Du ewig.
Grundsätzlich erlaubt das PDF-Format auch Verschlagwortung, und die Acrobat-Suche kann danach auch in einer Ordnerstruktur suchen. Praktisch erfordert das aber eine noch größere Disziplin, als das Einsortieren in eine Ordnerstruktur.
Anarchist schrieb: > Alles in einen Ordner. So nach dem Motto: Ordnung braucht nur der Dumme, das Genie beherrscht das Chaos.
Solange Du nur 3 Rechnungen hast, klappt suchen gut. Bei größeren Projekten fallen jedoch tausende Dokumente in verschieden Versionen an. Da sollte man Wildwuchs von Anfang an verbieten und eine sinnvolle Ordnerstruktur haben.
Im Prinzip ist Deine Ordnerstruktur schon OK. Ich mache das genau so. Bei mir gibt es auf meinem Firmenlaptop einen Ordner mit meinem EDV-Kürzel - Vorteil dieser wird von keinem Admin verwaltet und er liegt direkt auf C: und ist damit auch außerhalb des Fokus der Userverwaltung von Windows. In diesem Ordner gibt es im Wesentlichen 2 Unterordner Dienstlich und Privat. DEr ordner dienstlich ist weiter nach verschiedenen Themengebieten untergliedert, z.B. Arbeitssicherheit, Daten, Richtlinien etc.etc.. Im Datenordner gibt es einen Unterordner mit Kundendaten. In dem Ordner mit den Kundendaten gibt es für jede Maschine/Gerät einen Unterordner. Da bei uns die Geräte nach Seriennummern organisiert sind und jeder Auftrag, jede Supportanfrage etc. genau über die Seriennumer läuft, sind diese Ordner mit der Seriennummer des Gerätes bezeichnet. In diesem Geräteordner gibt eine Textdatei, in der alle Geräteeigenschaften und Kundendaten (Anschrift, Telefon, Ansprechpartner) hinterlegt sind. Neben dieser Datei enthält der Ordner Unterordner: -Service__YYYYMMDD__HHMM -Reparatur__YYYYMMDD__HHMM -Support__YYYYMMDD__HHMM In jedem Vorgangsordner gibt es wiederum Ordner nach einem festen Schema die dann die jeweiligen Dokumente, Daten, Zertifikate, Datensicherungen etc. enthalten. Dieses System hat sich in über 25 Jahren bestens bewährt. Derzeit sind da bei mir Einträge für ca. 500 Geräte vorhanden. Dieses System hat den Vorteil, das ich an Hand der Seriennummer das betreffende Gerät sehr schnell finde und auch sofort eine Historie sehe. Das Problem bei der ganzen Sache ist eingentlich nur, das man es am Ende mit Konsequenz durchzieht. Da hat sich zum Anlegen von wiederkehrenden Ordnerstrukturen bewährt, wenn man in einem separaten Ordner ein Template der Stuktur anlegt, die man dann nur kopieren muß. Man kann sich natürlich auch ein Programm oder eine Batchdatei/Script schreiben, die das Anlegen der Ordner erledigt. A und O des Ganzen ist halt die konsequente Pflege des Systems.
Torsten schrieb: > Hi, > ich wollte mal fragen, nach welcher Struktur ihr eure Dokumente so > ablegt. Zuerst hatte ich für jeden Bereich einen Ordner erstellt > (Privat, Geschäftlich etc) da ich nun aber auch meine geschäftlichen > Dokumente ablege verliere ich die Übersicht. Alleine bei den Kunden habe > ich 63 Ordner, zu jedem Kunden dann nochmal 8-15 Ordner (zu jeder Anlage > einen eigenen Ordner) und nun verliere ich den Überblick. > Wie geht ihr an die Sache ran? Alle genannten Vorschläge sind Quatsch, denn dafür nimmt man eine Datenbank und ein Webinterface in das man die Dateien hochlädt und es dann vom Webinterface in der Datenbank speichern lässt. Gründe: 1. Mitarbeiter machen Fehler. 2. Die DSGVO schreibt Löschpflichten vor. Man muss also wissen, wann welche Dateien zu alt sind um sie dann zu löschen. Manuell ist das zu aufwendig. 3. Viel zu umständlich sich ständig durch die Ordner zu hangeln. 4. Eventuelle Versionierung nötig. Nicht unmöglich per Dateisystem, aber umständlich zu pflegen. 5. Man muss Dateien nach unterschiedlichen Kriterien suchen können. Z.b. einmal nach Kundennummer und somit alle Dateien aller Zeiten oder auch mal nach Datum. Eine richtige Ordnerstruktur würde bedeuten, dass man nicht nur einen Unterordner für die Kunden hat, sondern man muss auch nach Jahr auftrennen. Dann braucht man Unterordner für die Monate, wenn es viele Kunden sind. Und dann soll man in jedem Monat nochmal Unterordner ABC, DEF, GHI usw. anlegen, damit man dort dann irgendwo den Kunden ablegen kann? Und dann verklickt sich der Mitarbeiter und legt die Daten im falschen Ordner ab und der nächste findet sie nicht mehr. Oder es ist unnötiger Aufwand, die ganzen ABC, DEF, GHU usw. Unterordner für jeden Monat anzulegen und dann will man vielleicht nicht nach dem Datum suchen, sondern nach der Kundennummer um alle Aufträge des Kunden aller Zeiten einzusehen. Da hat man dann viel Spaß mit Verzeichnissen. Und dann ist das alles noch fehleranfällig. Dateinamen und Verzeichnisse müssen händisch richtig benannt werden usw.. Und am Ende muss man sich ständig durchhangeln, wenn man damit arbeiten will. Deswegen Datenbank und Webinterface. Muss man auf die Daten eines Kunden zugreifen, dann sucht man über das Webinterfacce nach dem Kunden und dem aktuellen Projekt und dann lässt man sich die dazu gehörigen Dateien anzeigen. Wenn man die bearbeiten muss, dann lädt man die temporär aus dem Webinterface via Downloaden runter, bearbeitet sie und dann lädt man sie wieder hoch. Und die Datenbank verwaltet alles schön im Hintergrund.
oszi40 schrieb: > Wenn alle Rechnungen im Dateinamen NUR "Rechnung" heißen, dann bekommst > Du tausende Rechnungen angezeigt! Dateinamen eignen sich nicht zum suchen. Du musst natürlich ein suchprogramm nutzen, dass Volltext der gängigen Formate durchsucht. Datei- und Ordnernamen (bzw. Pfade) sollten dagegen keine Redundanz haben. Die Rechnungen im Ordner Rechnung sollten nicht "Rechnung" im Namen haben. Maximal sowas wie "R20210124".
Nano schrieb: > Deswegen Datenbank und Webinterface. Da hast Du auch Recht. Dann kommt auch noch das Archivgesetz ins Spiel, wo Daten z.B. 30 Jahre aufgehoben werden müssen. Ob dann diese DB noch funktioniert?
oszi40 schrieb: > Nano schrieb: >> Deswegen Datenbank und Webinterface. > > Da hast Du auch Recht. Dann kommt auch noch das Archivgesetz ins Spiel, > wo Daten z.B. 30 Jahre aufgehoben werden müssen. Ob dann diese DB noch > funktioniert? Ich persönlich würde auf eine Open Source Datenbank setzen. Dann kann man auch den Quellcode sichern. Außerdem bieten DBMS genug Exportmöglichkeiten an, um die zu archivierenden Daten auch noch anderweitig zu sichern. Selbst eine spätere Abbildung in ein Dateisystem wäre möglich. Das ist dann für die, die einem DBMS nicht trauen. Einen Server mit RAID Platten und ECC Speicher sollte man für den Server mit dem DBMS allerdings schon verwenden.
Nano schrieb: > Ich persönlich würde auf eine Open Source Datenbank setzen. > Dann kann man auch den Quellcode sichern. Ja, eine gute OSS-DB (z.B. PostgreSQL) ist schon eine tolle Sache als Backend für so eine Ablage. Vereinfacht gegenüber den Möglichkeiten eines einfachen Filesystems viele Sachen. ABER: Das Backend löst keins der tatsächlichen Probleme so einer Ablage. Ganz egal, ob man das Ergebnis als nach bestimmten Gesichtspunkten generierten Wald im Filesystem präsentiert oder als Suche über ein unnötig komplexes und langsames Web-Frontend. Das ist alles triviale Scheisse. Das eigentliche Problem ist immer, die Dokumente mit "passenden" Attributen zu versehen, wenn sie in den Pool eingefädelt werden. Denn welche passend sind, hängt sehr stark von der Art der Dokumente ab. Und es kann beliebig schwierig sein, diese Attribute zu gewinnen. Beispiel: es möge einfach nur um Rechnungen von Zulieferern gehen. Da kommt alles, vom handschriftlichen Zettel bis hin zu Rechnungen aus dem elektronischen Datenaustausch zwischen SAP-Systemen. Nun finde einfach mal eine Methode, das alles gleichermaßen automatisiert zu "Verschlagworten". Und Rechnungen sind noch eine vergleichsweise einfach zu strukturierende Art von Dokumenten... DAS sind die eigentlichen Probleme! Nicht die Repräsentation. Das ist Kinderkram für jeden gelernten Programmierer. Ganz egal, in welcher Form sie erfolgen soll.
c-hater schrieb: > Beispiel: es möge einfach nur um Rechnungen von Zulieferern gehen. Da > kommt alles, vom handschriftlichen Zettel bis hin zu Rechnungen aus dem > elektronischen Datenaustausch zwischen SAP-Systemen. Nun finde einfach > mal eine Methode, das alles gleichermaßen automatisiert zu > "Verschlagworten". Meiner Meinung nach hätte man für Rechnungen schon längst eine funktionierende und einfach zu implementierende Standardisierung auf Basis von bspw. JSON oder XML schaffen sollen und damit meine ich nicht die bloatware ZUGFeRD. Da wäre eigentlich mal die EU gefragt, da könnte sie sich mal nützlich machen.
A. S. schrieb: > Dateinamen eignen sich nicht zum suchen. Was für ein Glück, dass meine selbstgestrickte File-Tagging-Software das nicht weiss... > Du musst natürlich ein suchprogramm nutzen, Das widerspricht sich nicht. Man kann auch nach (Teilen von) Dateinamen suchen -- im einfachsten Fall mit "locate". > dass Volltext der gängigen Formate durchsucht. Kann man außerdem noch machen; das eine schließt das andere ja nicht aus. > Datei- und Ordnernamen (bzw. Pfade) sollten dagegen > keine Redundanz haben. Die Rechnungen im Ordner > Rechnung sollten nicht "Rechnung" im Namen haben. > Maximal sowas wie "R20210124". Jedes halbwegs aktuelle Filesystem bietet gewisse rudimentäre Datenbankfunktion in Gestalt der Hardlinks. Man kann also jeder Datei mehrere Namen geben, und das eröffnet die Möglichkeit, Dateinamen wie zusammengesetzte Schlüssel aufzubauen. Solche Verzeichnisbäume können zusätzlich zu den konventionellen angelegt werden, in denen die Dateien wie bisher unter Klarnamen gespeichert sind. Verzeichnisnamen (Pfadkomponenten) lassen sich als zusätzliche Labels verwenden, die bei der Suche berücksichtigt werden können, aber nicht müssen.
Nano schrieb: > Da wäre eigentlich mal die EU gefragt, da könnte sie sich mal nützlich > machen. Das wird genau so eine tolle Verordnung wie die EU-Gurken-Norm. Eine Rechnung an der Tankstelle ist ein kleines Zettelchen. Die Rechnung einer Heizungsanlage mit 100 verschiedenen Teilen umfasst zahlreiche A4-Seiten mit Beschreibung. Das zu vereinheitlichen wird nicht einfach. Wichtig ist doch eigentlich, dass man später in der Ablage SCHNELL findet, was man sucht. Übrigens gibt es Rechnung nach DIN 5008.
Egon D. schrieb: > Jedes halbwegs aktuelle Filesystem bietet gewisse > rudimentäre Datenbankfunktion in Gestalt der Hardlinks. > Man kann also jeder Datei mehrere Namen geben, und das > eröffnet die Möglichkeit, Dateinamen wie zusammengesetzte > Schlüssel aufzubauen. Solche Verzeichnisbäume können > zusätzlich zu den konventionellen angelegt werden, in > denen die Dateien wie bisher unter Klarnamen gespeichert > sind. KönntE man. Ob diesen Irrgarten jedes Backuptool zuverlässig sichert? Manche Sachen müssen mindestens 10 oder länger bis der Vertrag endet, aufgehoben werden. Wenn dann zwischendrin ein Link gelöscht wird ...?
Nano schrieb: > Einen Server mit RAID Platten und ECC Speicher sollte man für den Server > mit dem DBMS allerdings schon verwenden. Viel wichtiger ist allerdings ein funktionierendes und geprüftes Backup.
Tim S. schrieb: > Man sollte keinesfalls das Wort "neu" oder "alt" "aktuell" in manuell > benannten Datei/Ordnernamen benutzen. Lieber Jahr und Monat. Bei "neu" geb ich dir recht, bei "alt" nicht. Präfixe wie "INWORK", "ALT" oder auch nur eine Raute "#" zur Hervorhebung haben sich bei mir gut bewährt. Wichtig ist, dass man solche Präfixe nie mehr anfassen/nachführen muss, außer es ändert sich im Dokument selbst etwas.
Egon D. schrieb: > Was für ein Glück, dass meine selbstgestrickte > File-Tagging-Software das nicht weiss... Wenn Du das Tagging über sprechende Dateinamen machst, machst Du was falsch. Allein schon, weil Du dann Dateien zuweilen umbenennen müsstest. Das ist im höchsten Maße gefrickel. Wenn Du damit nur meinst, das sie unique sind, dann ist das natürlich OK.
A. S. schrieb: > Egon D. schrieb: >> Was für ein Glück, dass meine selbstgestrickte >> File-Tagging-Software das nicht weiss... > > Wenn Du das Tagging über sprechende Dateinamen machst, > machst Du was falsch. Für eine ausführliche Begründung wäre ich dankbar :-) > Allein schon, weil Du dann Dateien zuweilen umbenennen > müsstest. Verstehe ich nicht. Warum sollte ich das müssen? Hast Du mal ein konkretes Beispiel? Hmm. Ich sollte vielleicht drei Punkte erwähnen: 1. Ich habe das beschriebene System für Bauteildatenblätter entworfen und dafür im praktischen Einsatz. Funktioniert sehr gut; bin -- trotz einiger Schwächen -- sehr zufrieden. 2. Zahlreiche meiner Dateien -- unter anderem alle Text- dokumente -- bekommen einen Zeitstempel im Dateinamen (alte Gewohnheit aus DOS-Zeiten; finde ich aber nach wie vor sinnvoll). 3. Solche Dateien werden i.d.R. nur innerhalb einer Session am Computer geändert; wird der Text am nächsten Tag überarbeitet, wird die Datei kopiert und der Zeitstempel angepasst ("Versionsverwaltung für Arme"). Ich finde dieses System gut und logisch, denn das Dokument vom 7.5. widerspiegelt den Wissensstand vom 7.5.; wenn sich drei Wochen später herausstellt, dass das Dokument Unsinn enthält, wird halt am 28.5. eine neue Version des Textes erstellt, die natürlich den Zeitstempel vom 28.5. bekommt und in der die betreffenden Passagen korrigiert sind. Soll heißen: Bei Dateien, die älter als ca. ein Arbeitstag sind, sehe ich keine Notwendigkeit, sie zu ändern. Ich setze File-Tagging bisher nur für Stammdaten (wie z.B. Datenblätter) ein, sehe aber auch keinen Grund, warum es für Verkehrsdaten nicht ebenso funktionieren sollte. Vielleicht übersehe ich ja aber irgendwas... > Das ist im höchsten Maße gefrickel. Begründung? > Wenn Du damit nur meinst, das sie unique sind, dann ist > das natürlich OK. Das meine ich AUCH damit, aber nicht NUR.
oszi40 schrieb: > Egon D. schrieb: >> Jedes halbwegs aktuelle Filesystem bietet gewisse >> rudimentäre Datenbankfunktion in Gestalt der Hardlinks. >> Man kann also jeder Datei mehrere Namen geben, und das >> eröffnet die Möglichkeit, Dateinamen wie zusammengesetzte >> Schlüssel aufzubauen. Solche Verzeichnisbäume können >> zusätzlich zu den konventionellen angelegt werden, in >> denen die Dateien wie bisher unter Klarnamen gespeichert >> sind. > > KönntE man. Kann man tatsächlich. In meinem Datenblattarchiv sind ungefähr 4000 Typen verzeichnet. > Ob diesen Irrgarten jedes Backuptool zuverlässig sichert? Naja, das sind zwei Teilfragen (-- und technisch gesehen ist das auch überhaupt kein Irrgarten). Die eine Teilfrage ist, ob Gefahr besteht, dass Daten verschwinden können -- ob also Dateien im Backup fehlen können. Die Antwort lautet im großen und ganzen "Nein". Die andere Teilfrage ist, ob es möglich ist, dass im Backup statt "einmal Inhalt und zehn Hardlinks" eventuell zehn komplette Kopien der Datei gespeichert werden können; hier lautet die Antwort: "Ja, kann passieren". Das ist aber -- abgesehen von der Platz- verschwendung -- kein Problem, denn das Abfragesystem hängt nicht davon ab, ob Kopien oder Hardlinks auf der Festplatte gespeichert sind. Hardlinks sind halt nur platzsparender. > Manche Sachen müssen mindestens 10 oder länger bis > der Vertrag endet, aufgehoben werden. Wenn dann > zwischendrin ein Link gelöscht wird ...? Naja, die manipulationssichere Archivierung ist nochmal ein anderes Thema. Die Fragestellung des TO war ja mehr auf Einsortieren, Suchen und Wiederfinden fokussiert, wie ich das verstanden habe.
Torsten schrieb: > Alleine bei den Kunden habe > ich 63 Ordner, zu jedem Kunden dann nochmal 8-15 Ordner > und nun verliere ich den Überblick. Du hast also 63 Kunden. Viel zuviel . Die mußt erstmal in wenigen -Untergruppen- zusammenfassen (Laufkundschaft Stammkunden Alkoholiker / Zechpreller ) Jeden Kunden kannst also -jederzeit- in beliebige Übergruppen verschieben. Wofür ein Laufkunde 8-15 Ordner braucht, verstehe ich nicht. Jeder Kunde hat einige wenige -oder unübersichtlich viele- Dateien . Diese sind aber die Essenz. Erst wenn die Dateien derart überhand nehmen, daß es schier unübersichtlich wird, verschiebt man diese in einen (entsprechenden) Kunden-Unter-Ordner. Der Vorteil von vielen Dateien in 1 Ordner -gegenüber 1 Datei in vielen Ordnern- liegt darin, daß Ordner ganz einfach unübersichtlich sind, weil man nie weiß, ob überhaupt was drin ist . Der BENENNUNG der DATEIEN kommt also allererste Wichtigkeit zu, wie viele schon oben geschrieben haben. Das ist eben alte MS-DOS-Praxis: Man muß unmittelbar sofort am Namen erkennen, was in dieser Datei enthalten ist. So ein Dateisystem muß sich eben erst: entwickeln, da die Anforderungen unterschiedlich sind. Generell kann man da wenig dazu sagen. Da oben hat wer 25 Jahre gebraucht um "Sein System" zu perfektionieren - und es hält sicher noch 75 Jahre ! AUSKENNEN muß sich nur der Bediener, sonst niemand. ----------- Ich habe immer mind. 5 Partitionen, wobei jede einem bestimmten Zweck dient. Dort sammle ich am Root wahllos Dateien ausm Internet zusammen. Ich sehe im Explorer etwa 40 Dateien direkt ohne Scrollen. Bei 50-60 muß dann (bald) etwas 'gleichsortiert' werden. Dann kommt ein Ordner (zB. µC.net) und schon sind 30-40 Dateien verschwunden. Alles was zu 'µC.net' gehört, kommt forthin -direkt- in diesen Ordner. Irgendwann sind wieder im Root oder Ordner viel zu viele Dateien, dann kommt ein weiterer Ordner (zB. Rudi Ratlos, oder Werk). Und so weiter... Irgendwann aber: sind viel zu viele ORDNER, man muß scrollen, also kommen passende Ordner in einen eigenen Über-Ordner (zb. Audio-BOX , Synthies, Rauschgift ) . MERKE: Leere Ordner sind viel schlimmer als leere Dateien. Die dem Dateisystem zugehörigen STRUKTUREN entstehen also -immer- erst bei: B-E-D-A-R-F ! Weil sonst kennt sich keine Sau mehr aus .
Rudi Ratlos schrieb: > Das ist eben alte MS-DOS-Praxis: Man > muß unmittelbar sofort am Namen erkennen, was in dieser Datei enthalten > ist. Wie genau macht man das bei 8.3-Dateinamen?
Egon D. schrieb: > Für eine ausführliche Begründung wäre ich dankbar :-) Es ging darum, z.b. Rechnungen über den Namen zu suchen. Wenn der Name Kunde, Datum, rechn-nr, Auftrag, ... suchbar enthält, dann werden Dateinamen lang und unhandbar. Zudem müssen fremde Dateien deutlich umbenannt werden. Von Problemen bei Fehlern in der Benennung ganz zu schweigen. Umbenennen musst Du die Dateien, wenn Du beim Wachsen einer Gruppe von Dokumenten eine neue suchbare Kategorie im Namen brauchst oder eine änderst. Egon D. schrieb: > ("Versionsverwaltung für Arme"). Warum? Z.b. mit tortoise/Subversion kannst Du ohne Server, ohne sonst was einfach so in einem leeren Ordner ein repository erstellen, in dem du beliebige bestehende Ordner versionieren kannst. Egal ab ein großes für Alles (wie bei Google) oder für jedes Projekt ein komplett eigenes
oszi40 schrieb: > Nano schrieb: >> Da wäre eigentlich mal die EU gefragt, da könnte sie sich mal nützlich >> machen. > > Das wird genau so eine tolle Verordnung wie die EU-Gurken-Norm. Mir geht es darum, dass so ein digitaler Rechnungsstandard eine möglichst große Verbreitung findet und wenn er gut ist, dass er dann gesetzlich vorgeschrieben wird. > Eine > Rechnung an der Tankstelle ist ein kleines Zettelchen. Ich hätte gerne auch alle meine privaten Onlineversand Rechnungen in einem digitalen Rechnungsformat, dass ich gut parsen kann und dass ich dann automatisiert verrechnen lassen kann. So könnte ich bspw. meinem Computer sagen, sag mir, wie viel ich im Januar 2021 im Online Versand bezahlt habe und dann könnte der mir alles als eine Summe ausrechnen. Mit dem ganzen PDF Müll, der eigentlich für die Totbaumbriefe entwickelt wurde, kann ich das alles nicht. > Die Rechnung > einer Heizungsanlage mit 100 verschiedenen Teilen umfasst zahlreiche > A4-Seiten mit Beschreibung. Das zu vereinheitlichen wird nicht einfach. Das lässt sich alles in einer JSON oder XML Datei abbilden. Posten, Stückzahl, EAN, interne Händlerartikelnummer, Preis, Bezeichner usw.. > Wichtig ist doch eigentlich, dass man später in der Ablage SCHNELL > findet, was man sucht. Nein, wichtig ist mir, dass ich das automatisiert und digital gut verrechnen lassen kann. Siehe das Beispiel oben. Du kannst dich ja gerne hinsetzen und alle Rechnungen vom Januar manuell zusammensuchen und alles einzeln in eine Tabellenkalkulation abtippen und dabei noch Tippfehler und Ablesefehler einbauen und vor allem sehr viel Stunden Zeit dadurch verschwenden, aber ich hätte gerne das Ergebnis in 3 Sekunden. Mit einem digitalen standardisierten Rechnungsformat wäre das zu leisten. > Übrigens gibt es Rechnung nach DIN 5008. Das scheint kein digitales Rechnungsformat zu sein.
Guest schrieb: > Nano schrieb: >> Einen Server mit RAID Platten und ECC Speicher sollte man für den Server >> mit dem DBMS allerdings schon verwenden. > > Viel wichtiger ist allerdings ein funktionierendes und geprüftes Backup. Ja, das Backup ist natürlich wichtig. Davon gehe ich jetzt aus. Dem Server sollte man auch eine UPS spendieren.
Maxe schrieb: > Tim S. schrieb: >> Man sollte keinesfalls das Wort "neu" oder "alt" "aktuell" in manuell >> benannten Datei/Ordnernamen benutzen. Lieber Jahr und Monat. > Bei "neu" geb ich dir recht, bei "alt" nicht. Präfixe wie "INWORK", > "ALT" oder auch nur eine Raute "#" zur Hervorhebung haben sich bei mir > gut bewährt. Wichtig ist, dass man solche Präfixe nie mehr > anfassen/nachführen muss, außer es ändert sich im Dokument selbst etwas. Die Raute ist ein auf Unix System ungeeignetes Zeichen für Dateinamen, da es von manchen Shells verwendet wird. Das sollte man daher also gar nicht verwenden. Wenn du jemals auf Linux umsteigen willst, hast du viel mehr Aufwand beim erstellen von Skripten. Da die alles beachten müssen. Generell sollte man folgende Zeichen für Dateinamen nicht verwenden:
1 | < |
2 | > |
3 | | |
4 | : |
5 | ? |
6 | " |
7 | * |
8 | \ |
9 | Leerzeichen |
10 | = |
11 | ' |
12 | ` |
13 | ! |
14 | & |
15 | % |
16 | ; |
17 | # |
18 | ( |
19 | ) |
20 | , |
21 | ] |
22 | [ |
Ebenso würde ich von deutschen Sonderzeichen und sonstige Unicodezeichen abraten, das vereinfacht vieles:
1 | |
2 | ä |
3 | Ä |
4 | ö |
5 | Ö |
6 | ü |
7 | Ü |
8 | ß |
Wer ein Trennzeichen benötigt, der kann den Unterstrich "_" oder das Minuszeichen "-" verwenden. Oder eine Kombination daraus. Z.B: "_-_"
A. S. schrieb: > Datei- und Ordnernamen (bzw. Pfade) sollten dagegen keine Redundanz > haben. Die Rechnungen im Ordner Rechnung sollten nicht "Rechnung" im > Namen haben. Maximal sowas wie "R20210124". Ich stimme dir zwar zu, dass es nicht Rechnung heißen sollte, aber nach nur "R" lässt sich schlecht suchen, weswegen "R20210124" ungeeignet ist. In deinem Verzeichnisbaum darf so nämlich kein anderer Dateiname, der keine Rechnung ist, ein R am Anfang enthalten. Ich würde mindestens ein "N" anhängen um die Unterscheidbarkeit und die Suchbarkeit zu verbessern: "RN20210124" Und wenn die Lesbarkeit besser sein soll, hängt man noch einen Unterstrich dahinter: "RN_20210124" Noch ein weiteres Zeichen grenzt es noch weiter ein, z.b "ReN_20210124" Dann hat man "ReN_" als Suchmuster. Moderne Systeme lassen mindestens 255 Zeichen zu. Das ist mehr als genug um das so zu machen.
Nano schrieb: > aber nach nur "R" lässt sich schlecht suchen, weswegen "R20210124" > ungeeignet ist. Genau das suchen per Dateinamen würde ich ja vermeiden. Entweder suchst Du Rechnungen des Kunden X: dann hast Du dort im Rechnungsordner nur seine Rechnungen. Oder Du suchst eine konkrete Rechnung, dann reicht der unique Name mit R. Oder Du suchst irgendeine Rechnung, mit einem Posten glogomal. Dann die Volltextsuche mit dem geeigneten suchprogramm.
Ich bin bei der Suche nach einer Möglichkeit, alle Dokumente aus 36 Jahren Vereinsgeschichte zu erfassen, auf https://de.wikipedia.org/wiki/Bitfarm-Archiv gestoßen. Hatte aber noch keine Zeit, das auszuprobieren.
A. S. schrieb: > Es ging darum, z.b. Rechnungen über den Namen zu > suchen. Richtig. > Wenn der Name Kunde, Datum, rechn-nr, Auftrag, ... > suchbar enthält, dann werden Dateinamen lang und > unhandbar. Nicht unbedingt. Man muss nämlich nicht alle Felder in EINEN Namen quetschen -- dank der Hardlinks kann man einer Datei mehrere Namen geben. Technisch ist der Preis für jeden zusätzlichen Namen gering -- nur ein zusätzlicher Verzeichniseintrag; der Datei-Inhalt ist nach wie vor nur einmal vorhanden. > Zudem müssen fremde Dateien deutlich umbenannt > werden. Ach so... ja. Das stimmt natürlich -- aber die Worte haben eine andere Bedeutung, als man zunächst glaubt: Da man jeder Datei mehrere Namen geben kann, kann der Originalname trotz "Umbenennung" erhalten bleiben! > Von Problemen bei Fehlern in der Benennung ganz > zu schweigen. Das ist kein Argument. Irrtümer können bei jedem System auftreten. > Umbenennen musst Du die Dateien, wenn Du beim > Wachsen einer Gruppe von Dokumenten eine neue > suchbare Kategorie im Namen brauchst oder eine > änderst. Naja, man ist eigentlich nie gezwungen, einen einmal vergebenen Namen zu löschen, denn man kann ja in einem anderen Verzeichnis-Teilbaum einfach die gewünschten Hardlinks erzeugen (=die gewünschten neuen Namen vergeben). > Egon D. schrieb: >> ("Versionsverwaltung für Arme"). > > Warum? Faulheit. Mein System funktioniert für mich; ich sehe kein Problem, das eine Versionsverwaltung lösen müsste. (Das gilt aber ausdrücklich nur für meinen eigenen Tellerrand und heißt nicht, dass ich Versionsverwaltung generell für sinnlos halte.) > Z.b. mit tortoise/Subversion kannst Du ohne Server, > ohne sonst was einfach so in einem leeren Ordner > ein repository erstellen, in dem du beliebige > bestehende Ordner versionieren kannst. Mal sehen... :-)
A. S. schrieb: > Entweder suchst Du Rechnungen des Kunden X: > dann hast Du dort im Rechnungsordner nur > seine Rechnungen. > > Oder Du suchst eine konkrete Rechnung, dann > reicht der unique Name mit R. Rechnungen sind eigentlich ein ungünstiges Beispiel für die Diskussion. Erstens verlangt das Gesetz m.W. sowieso eine eindeutige Rechnungsnummer, d.h. man ist gesetzlich verpflichtet, einen "Schlüssel" für jede Rechnung zu definieren. Den kann man dann auch zum Speichern im Computer verwenden. Zweitens bauen Rechnungen in der Regel auf 1:1- Relationen auf: Der Anbieter stellt dem Käufer eine Rechnung. Interessant wird die Diskussion dagegen beim BC54x: Zur Familie gehören BC546, BC547, BC548, BC549, BC550 -- jeweils mit Suffix A, B, C oder ganz ohne. Als Hersteller kommen ONSemi, NXP, Diotec, ISC und ein paar weitere in Frage; nicht jeder Hersteller fertigt alle Varianten und Stromverstärkungen. Welche Typen gemeinsam in einem Datenblatt behandelt werden, ist von Hersteller zu Hersteller verschieden; außerdem gibt es natürlich von jedem Datenblatt mehrere Versionen, wobei manche Herausgeber das Herausgabedatum im Dokument verzeichnen, andere aber nicht. Jetzt findet ein System, das damit klarkommt :)
Egon D. schrieb: > Jetzt findet ein System, das damit klarkommt :) Klassische Literaturverwaltung. Da kann man die Notizen direkt auch dazupacken. Für Rechnungen ist die wiederum ungeeignet.
Walter T. schrieb: > Egon D. schrieb: >> Jetzt findet ein System, das damit klarkommt :) > > Klassische Literaturverwaltung. Woran denkst Du da konkret? Bibtex?
Nano schrieb: > Moderne Systeme lassen mindestens 255 Zeichen zu. Das ist mehr als genug > um das so zu machen. Man zählt ab Root die 255 Zeichen! Deswegen sollte man gerade bei Backups aufpassen, dass nicht ein zusätzlicher elendig langer Ordnername wie z.B. "20210925_Backup_Rechnungen_Franz-Pimpelhuber-Straße123" durch Überschreitung der zulässigen Zeichenmenge im Dateinamen/Dateisystem zu Fehlern führt. Leider hatte ich früher schon einige Fälle wo User durch zu lange Ordnernamen und verbotene Zeichen Ärger machten und manchmal sogar ein Backup an dieser Stelle zu früh abbrach.
Also wenn im Eingangspost von "Dokumenten" die Rede ist, gehe ich zeitgemäß von PDF-Dateien aus. Schau dir mal ein "richtiges" DMS (document management system) an, z.B. "EcoDMS", das kostet pro (Netzwerk-) User einmalig 89,-, man kann es 30 Tage kostenlos testen. Der Server läuft unter Linux (real oder Dokker, auch für NAS), die Clients gibts für Win, Mac und Linux. Dokumente verwaltet man professionell mit einem DMS, die Sortier- und Suchkriterien sind die enthaltenen Schlagworte (EcoDMS enthält eine OCR-Komponente) und die beim Import zugewiesene Kategorie. "Ordnerstruktur" ist Kinderkacke ...
Frank E. schrieb: > einmalig 89,- bitfarm ist Open Source, auch ein "richtiges" DMS, und kostenlos Beitrag "Re: Ablagestruktur"
Frank E. schrieb: > Dokumente verwaltet man professionell mit einem DMS, > [...] Genau!!!!11!111 Schließlich hat "man" ja stets und überall eine sachkundige, motivierte und ausreichend besetzte IT-Abteilung mit angemessenem Budget, die sich zentral um die Administration kümmert, nicht wahr?
oszi40 schrieb: > Nano schrieb: >> Moderne Systeme lassen mindestens 255 Zeichen zu. Das ist mehr als genug >> um das so zu machen. > > Man zählt ab Root die 255 Zeichen! Deswegen sollte man gerade bei > Backups aufpassen, dass nicht ein zusätzlicher elendig langer > Ordnername wie z.B. Maximale Dateinamenslänge != Maximale Pfadlänge Die maximale Pfadlänge darf bei den meisten Systemen 4096 Zeichen betragen. Diejenigen Unicodezeichen die mehr als 1 Byte brauchen, reduzieren die maximale Zeichenanzahl natürlich. Genaugenommen müsste man also 255 Bytes bei Dateinamen und 2096 Bytes bei Pfadangaben sagen. Bei Verwendung von 1 Byte Zeichen kannst du also eine Verzeichnistiefe von 15 haben und jeden Verzeichnisnamen 255-1 Zeichen lang machen. Das -1 ist wegen dem Slash im Pfad. Gegebenenfalls muss noch ein \0 Byte berücksichtigt werden, aber so genau habe ich das jetzt nicht nachgeprüft. Die Essenz aus dem ganzen ist ja nur, dass die maximale Pfadlänge auf jeden Fall mehr als üppig genug ist. Und das mit den max. 255 Zeichenlänge ist ja nur ein Hinweis darauf was geht, und bedeutet nicht, dass man das dann auch voll ausschöpfen soll. Bei so langen Dateinamen wird es ja auch in der Ansicht irgendwo unleserlich. > "20210925_Backup_Rechnungen_Franz-Pimpelhuber-Straße123" durch > Überschreitung der zulässigen Zeichenmenge im Dateinamen/Dateisystem zu > Fehlern führt. Leider hatte ich früher schon einige Fälle wo User durch > zu lange Ordnernamen und verbotene Zeichen Ärger machten und manchmal > sogar ein Backup an dieser Stelle zu früh abbrach. Ich habe mir ein Skript gebaut, dass den längsten möglichen Pfad ausspuckt und der war bisher immer deutlich unterhalb dieser 4096 Zeichen
Nano schrieb: > Genaugenommen müsste man also 255 Bytes bei Dateinamen und 2096 Bytes > bei Pfadangaben sagen. Korrektur, ich meine natürlich 4096 Bytes.
Torsten schrieb: > nach welcher Struktur ihr eure Dokumente so ablegt. Ich fahr seit Jahrzehnten zig-Tausende Dateien abgewandelt vom BASIC auf externer HDD - dann egal ob der linux oder win Rechner abkackt. Da kannste bis der Arzt kommt beliebige Zahlen-Unterordner anlegen. Jeder Unterordner hat wieder max. 100 Punkte und selbst wenn ich schnell nen neuen Ordner mach, find ich das Zeug mit z.B mit verything portable unter Win. Ach ja, unter Win nur portable Anwendungen im USB -spart bei Crash die Neuinstallation. https://www.chip.de/downloads/Everything-Portable_182854018.html dazu nochn image und gut ist. hättste aber auch im Netz finden können,
Egon D. schrieb: > Woran denkst Du da konkret? Bibtex? Ich bin mit JabRef ganz zufrieden, das auf BibTex basiert. Aber es gibt natürlich auch ausgefeiltere Programme wie Citavi oder EndNote. Ein wenig überschneidet sich der Anwendungsbereich auch mit dem eines Zettelkastens. Allerdings: Für Dokumente wie Rechnungen u.Ä. ist das alles nicht geeignet, da das Einpflegen dauert. Das lohnt sich nur für Bücher/Artikel/Whitepapers/Datenblätter, mit denen auch gearbeitet wird. Für Rechnungen ist ein "Drop and forget"-System essentiell. Aber da kenne ich nichts Gutes. Ich nutze da ein selbstgestricktes Python-Programm, das mit XMP-Metafiles arbeitet. Das kann man aber auch niemandem zeigen. (Krude zusammengeklöppelt: Liegt im "Senden An"-Rechsklick-Menü und fragt Stichwörter ab, die dann als XMP neben dem PDF abgelegt werden. Der Dateiname wird dann auf 16 Zeichen gekürzt und um eine UUID und Datum ergänzt und in einem flachen Verzeichnis hinterlegt. Funktioniert für mich, nichts zum weiterempfehlen.)
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Bearbeitet durch User
Egon D. schrieb: > Frank E. schrieb: > >> Dokumente verwaltet man professionell mit einem DMS, >> [...] > > Genau!!!!11!111 > > Schließlich hat "man" ja stets und überall eine > sachkundige, motivierte und ausreichend besetzte > IT-Abteilung mit angemessenem Budget, die sich zentral > um die Administration kümmert, nicht wahr? Übertreib mal nicht. Wenn du ungefähr weisst, wo bei der Maus vorne ist, genügen durchaus (in Summe) 4...6 Stunden Lesen, dann läuft das System und man braucht definitiv keine SUper-IT-Abteilung. Die Anleitungen vom Hersteller sind hervorragend gemacht. Das ist fertige Software für Kunden, kein SDK o.ä.!
Frank E. schrieb: > Egon D. schrieb: >> Frank E. schrieb: >> >>> Dokumente verwaltet man professionell mit einem DMS, >>> [...] >> >> Genau!!!!11!111 >> >> Schließlich hat "man" ja stets und überall eine >> sachkundige, motivierte und ausreichend besetzte >> IT-Abteilung mit angemessenem Budget, die sich >> zentral um die Administration kümmert, nicht wahr? > > Übertreib mal nicht. Ich habe mich in der Diktion (sagt man so?) nur an Deinem "Ordnerstruktur ist Kinderkacke" orientiert... :) > Wenn du ungefähr weisst, wo bei der Maus vorne ist, > genügen durchaus (in Summe) 4...6 Stunden Lesen, dann > läuft das System und man braucht definitiv keine > SUper-IT-Abteilung. Die Anleitungen vom Hersteller > sind hervorragend gemacht. Das ist fertige Software > für Kunden, kein SDK o.ä.! Okay... zugegeben, ich kenne die Software nicht. Mein Zielpunkt ist: In Teams, die nicht größer als ungefähr zwei Dutzend Leute sind -- egal, ob Unternehmen oder Uni-Institut -- kenne ich das eigentlich nur so, dass die Chefs m.o.w. computertechnisch ignorant sind, und dass sich irgend ein armer Mensch "nebenbei" um die Computer und das Netzwerk kümmern muss. Zentrale Infrastruktur klingt in der Theorie immer toll; in der Praxis ist man gut beraten, möglichst keine Nadelöhre zu schaffen, die bei Fehlfunktion oder Änderung zwingend einen Administratoreingriff erfordern. Wem seine Seelenruhe lieb ist, der arbeitet darauf hin, dass sich die User möglichst selbst helfen können. Da kann eine "unprofessionelle" Lösung, bei der die User sich selbst durchwurschteln und jeder nach seiner Fasson seelig wird, nervenschonender sein als eine "professionelle", bei der jeder wegen jedem Wehwehchen zum Admin rennen muss, weil nur der die Zugriffsrechte hat.
Walter T. schrieb: > Egon D. schrieb: >> Woran denkst Du da konkret? Bibtex? > > Ich bin mit JabRef ganz zufrieden, das auf BibTex > basiert. Aber es gibt natürlich auch ausgefeiltere > Programme wie Citavi oder EndNote. Ein wenig > überschneidet sich der Anwendungsbereich auch mit > dem eines Zettelkastens. Interessant. Ich wäre nie auf die Idee gekommen, Transistordatenblätter als "Literatur" anzusehen und dafür eine Literaturverwaltung zu verwenden, aber mir leuchtet ein, was Du sagst. (Gauss hat angeblich auch Logarithmentafeln in der "Allge- meinen Literaturzeitung" besprochen...) > Allerdings: Für Dokumente wie Rechnungen u.Ä. ist das alles > nicht geeignet, da das Einpflegen dauert. Das lohnt sich nur > für Bücher/Artikel/Whitepapers/Datenblätter, mit denen auch > gearbeitet wird. Logisch. > Für Rechnungen ist ein "Drop and forget"-System essentiell. > Aber da kenne ich nichts Gutes. Ich nutze da ein > selbstgestricktes Python-Programm, das mit XMP-Metafiles > arbeitet. Das kann man aber auch niemandem zeigen. > > (Krude zusammengeklöppelt: Liegt im "Senden An"-Rechsklick-Menü > und fragt Stichwörter ab, die dann als XMP neben dem PDF > abgelegt werden. Der Dateiname wird dann auf 16 Zeichen > gekürzt und um eine UUID und Datum ergänzt und in einem > flachen Verzeichnis hinterlegt. Funktioniert für mich, > nichts zum weiterempfehlen.) Trotzdem sehr interessant. Die Gemeinsamkeiten zwischen unseren Systemen sind m.E. größer als die Unterschiede. Zeitstempel, Hash, festen Aufbau der Dateinamen als "zusammengesetzter Schlüssel" verwende ich auch alles. Speichern zusätzlicher Stichworte ist angedacht, aber bei mir noch nicht implementiert; zur Unterstützung der Abfrage wird auch ein Verzeichnisbaum verwendet, kein flaches Verzeichnis. Ach so: Von wieviel Dateien (grob geschätzt) reden wir bei Dir insgesamt? Bei meinem Datenblatt-Archiv habe ich zu Grunde gelegt, dass es (mit Verbesserungen an der Software, aber ohne Änderung der Datenstrukturen) ungefähr 10^5 Dateien vernünftig verwalten können soll. Momentan sind ca. 3000 Dateien eingepflegt; Schwächen sind noch keine erkennbar.
Egon D. schrieb: > Ach so: Von wieviel Dateien (grob geschätzt) reden wir > bei Dir insgesamt? Literatur knapp 1300 Artikel, Dateien und Verweise auf Bücher. Das Sonstige-Dokumente-Ablage-System ist deutlich jünger und hat weniger als 1000 Dateien. Egon D. schrieb: > Ich wäre nie auf die Idee gekommen, Transistordatenblätter > als "Literatur" anzusehen und dafür eine Literaturverwaltung > zu verwenden, Transistordatenblätter sind auch fast langweilig, weil man da nicht viele Notizen zu macht und weil man an einem Datenblatt nicht lange liest. Das sind ja eher Notizen wie "nicht geeignet für XXX", und die sind eher bei der Projekt-Dokumentation. Interessant sind eher Mikrocontroller-Datenblätter, Reference Manuals, Application Notes und Errata. Da besteht oft die Hälfte meiner Notizen darin, was man gerade NICHT im jeweiligen Dokument findet und der Verweis auf die entsprechende Stelle im anderen Dokument. Das geht dann schon mehr Richtung Zettelkasten. Als Nebeneffekt kann ich meine Literatursammlung zwischen PC und Tablet synchron halten. Das ist angenehm zum Lesen im Zug. Leider ist das eine Auslauflösung, weil sowohl der SVN-Client als auch die Bibtex-basierte Literaturverwaltung unter Android schon länger nicht mehr gepflegt werden. Aber das ist hier OT. Hier geht es ja um Dokumentenablage, nicht um Zettelkasten/Literaturverwaltung.
Walter T. schrieb: > Egon D. schrieb: >> Ach so: Von wieviel Dateien (grob geschätzt) reden >> wir bei Dir insgesamt? > > Literatur knapp 1300 Artikel, Dateien und Verweise > auf Bücher. Das Sonstige-Dokumente-Ablage-System ist > deutlich jünger und hat weniger als 1000 Dateien. Ohh... doch so viel. Naja, die Anzahl liegt auch im Bereich 1'000...10'000 und ist damit vergleichbar mit meinen Datenblättern. > Egon D. schrieb: >> Ich wäre nie auf die Idee gekommen, Transistordatenblätter >> als "Literatur" anzusehen und dafür eine Literaturverwaltung >> zu verwenden, > > Transistordatenblätter sind auch fast langweilig, weil man > da nicht viele Notizen zu macht und weil man an einem > Datenblatt nicht lange liest. Ja...jein: Die Herausforderung bei mir bestand darin, mit geringem Aufwand beim Einpflegen auszukommen und trotzdem ausreichenden Komfort beim Wiederfinden zu haben. Ursprünglich sollte das ganze eine SQL-Datenbank werden, aber das jetzige System finde ich viel besser, weil das Verhältnis von Aufwand und Nutzen viel besser ist. Die Suchmöglichkeiten sind zwar recht eingeschänkt, aber dafür wird direkt die Primärquelle (nämlich das Datenblatt) geliefert -- und nicht nur der Minimaldatensatz aus der SQL-Datenbank. > Interessant sind eher Mikrocontroller-Datenblätter, > Reference Manuals, Application Notes und Errata. Da > besteht oft die Hälfte meiner Notizen darin, was man > gerade NICHT im jeweiligen Dokument findet und der > Verweis auf die entsprechende Stelle im anderen > Dokument. Das geht dann schon mehr Richtung Zettelkasten. Ja, das ist eine geringfügig andere Zielrichtung. So dumm das vielleicht klingt: Mein Problem war weniger das Wiederfinden -- meist erinnert man sich ja vage an die Typenbezeichnung, die man sucht, und erkennt sie aus einer längeren Liste auch heraus. Mein Problem war das EINSORTIEREN, also das Aufräumen: Es macht mir nichts aus, mal zehn Minuten zu investieren, um zwölf Datenblätter einzupflegen -- aber es muss ein einfaches, einheitliches System geben, wie man das zu machen hat. Wenn man jedesmal kreative Höchstleistungen bei der Wahl der Dateinamen erbringen muss, ist das System nicht praktikabel. > Aber das ist hier OT. Hier geht es ja um Dokumentenablage, > nicht um Zettelkasten/Literaturverwaltung. Naja, die Grenzen sind fließend.
Torsten schrieb: > Wie geht ihr an die Sache ran? 1. Überlegen, ob ich das Dokument wirklich brauche. 2. Nochmal überlegen, ob ich das Dokument wirklich brauche. 3. Wenn ich das Dokument wirklich brauche, nur die aktuellste Version davon speichern. Damit landen bei mir >95% der Dokumente im Rundordner. :-)
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