Hallo,
ich suche eine Software mit der ich die privat anfallenden Dokumente
vernünftig ablegen, taggen und auch wiederfinden kann.
Ich besitze einen flotten Scanner, der alles was er bekommt in ein
Verzeichnis schieben kann. Von dort sollte sich dann eine Software die
Daten holen können.
Ich habe mir schon Dinge wie SeedDMS usw angesehen, aber bisher nichts
passendes gefunden.
Eine Lösung im Browser fände ich ganz nett. Das System sollte so
gestaltet sein, dass man einzelne Kategorien durchklickern kann, die
Daten selber sollten aber alle weiterhin im PDF-A nach Jahren abgelegt
sein.
Schön wäre es auch, wenn man eine Art Workflow realisieren könnte. Mir
geht es dabei vor allem um so Dinge wie die Rechnungen für die nächste
Abrechnung der privaten Krankenversicherung usw.
Hat jemand von Euch so etwas laufen?
Hm,
auch wenn du das nicht hören willst, ich mache das klassisch über
thematisch sortierte Unterverzeichnisse. Wenn man das vernünftig anlegt,
findet man auch alles wieder.
Hat den Vorteil das ich auf keine Software angewiesen bin, die beim
nächsten Update des Betriebsystems nicht mehr funktioniert.
mfg
Gast
Gast schrieb:> Hm,>>> auch wenn du das nicht hören willst, ich mache das klassisch über> thematisch sortierte Unterverzeichnisse. Wenn man das vernünftig anlegt,> findet man auch alles wieder.>> Hat den Vorteil das ich auf keine Software angewiesen bin, die beim> nächsten Update des Betriebsystems nicht mehr funktioniert.>>> mfg> Gast
Genau so mache ich das auch. Ich selbst habe erst vor einem Jahr damit
begonnen. Meine Überlegung war damals, dass ich nicht auf eine Software
angewiesen sein möchte, die es vielleich irgendwann nicht mehr gibt.
Meine Dateien nenne ich wie folgt:
20141223 - Firmenname - Grund (Bsp. Abrechnung)
Nach den Scannen lasse ich noch einen OCR drüber laufen, der den Text
unsichtbar in den Hintergrund legt und somit die PDFs auch durchsuchbar
sind.
Ich suche auch schon länger. War eigentlich schon fast bei Office-n-PDF
von JB Software hängengeblieben, aber ein paar Features fehlten mir
bisher einfach noch.
Auf Anfrage bekom ich letzten Sommer die Info, dass das Programm Anfang
2015 einen Nachfolger erhält, der dann auch einige von Usern vermisste
Features wie die Vergabe eine beliebigen Datums zu einem Dokument u.s.w.
enthält.
Teste die Demo der aktuellen Version mal an, vielleicht passt die
Software ja zu dir.
soweit es geht erstelle ich PDF-Dokumente (Adobe Acrobat XI Pro). Der
PDF iFilter macht das Suchen über den Windows Explorer nach Dokumente,
Stichwörter usw. sehr bequem.
Suchen kannst du mit und ohne natürlicher Sprache. Komplizierte Filter
kannst du mit „Suche speichern“ dauerhaft ablegen. Insgesamt eine tolle
Sache
> Von dort sollte sich dann eine Software die Daten holen können.
Das erledigt der PDFMaker mit seinem virtuellen Printer
Ich bin sehr zufrieden damit. Alle gängigen Dateiformate sind damit
erschlagen bzw. hatte noch kein Format das ich nicht in den Index
aufnehmen konnte.
Die Ordnerablage praktiziere ich zur Zeit auch. Was mich daran stört,
dass ich keine Kategorien oder ähnliches habe.
Wenn ich zB die Rechnungen für die Steuererklärung aufrufen will soll zB
die KFZ Versicherung genauso erscheinen wie beim Aufruf aller KFZ
Unterlagen.
Noch wichtiger wären "erledigt" tags. ZB alle Rechnungen anzeigen, die
man noch nicht mit der KK abgerechnet hat.
Hintendran sollte alles natürlich irgendwo als PDF liegen, damit man bei
auslaufender Software wenigstens nicht die Dokumente an sich verliert.
Vielleicht muss man am Ende einfach was mit php & mysql bauen..
Philipp schrieb:> Noch wichtiger wären "erledigt" tags. ZB alle Rechnungen anzeigen, die> man noch nicht mit der KK abgerechnet hat.>> Hintendran sollte alles natürlich irgendwo als PDF liegen, damit man bei> auslaufender Software wenigstens nicht die Dokumente an sich verliert.>> Vielleicht muss man am Ende einfach was mit php & mysql bauen..
Wäre es da nicht viel simpler und schneller, das ganze auf Papier-Basis
in Ordner zu heften?
Philipp schrieb:> Bei einem Papierordner kann eine Rechnung immer nur an einer Stelle> liegen
Dafür ist sie auch nach dem Rechnercrash oder dem Virus, der auch dein
Netzlaufwerk verschlüsselt hat noch da.
Von wievielen Dokumenten im Jahr reden wir denn, dass du das in ein
Dokumentenmanagementsystem einpflegen willst?
Für Backup ist, allein schon für andere Daten, gesorgt. Zudem gibt es ja
auch noch die chronologisch abgelegten Originale.
Das soll hier auch keine Grundsatzdiskussion werden oder kennst Du so
viel passende Software, dass eine Aussage darüber erst möglich ist, wenn
man die Auswahl über Dokumente/Jahr usw einschränkt?
Ich hab's auch als Ordner - Subordner abgelegt, und habe ein Tool
geschriegben, das mir eine HTML Seite mit Links erstellt. Dabei wirken
deskriptive Filenamen unterstuetzend
Ich sortiers ganz grob nach Jahr und Art (Versicherungen, Krankenkasse,
Auto, ...) und den Rest macht KDE/Akonadi/Nepomuk.
Das funktioniert seit KDE4 einfach genial.
Vielleicht genügt auch ein kleines Programm,
das alle Unterordner und die dazugehörigen
Dateien in einem Treeview anzeigt.
Beim Klick auf einen Unterast könnte
man dann einen PDF-Reader nach Wahl zum Lesen
der Datei per Programm aufrufen lassen.
Heinz Brill schrieb:> Vielleicht genügt auch ein kleines Programm,> das alle Unterordner und die dazugehörigen> Dateien in einem Treeview anzeigt.
Wie etwa der Explorer ;-)
Na Kopien will ich natürlich vermeiden. Sonst könnte ich auch Ordner für
die Kategorien machen und die PDF überall hinkopieren. Sobald ein
Dokument aber einen Zustand oder auch einfach nur eine Notiz bekommt
wird es schnell inkonsistent, weil man zwar alle Dokumente in einem
Ordner sehen kann, aber nicht sehen kann in welchem Ordner ein Dokument
ist.
Philipp schrieb:> Ich besitze einen flotten Scanner, der alles was er bekommt in ein> Verzeichnis schieben kann. Von dort sollte sich dann eine Software die> Daten holen können.
Meine Software heißt dir /s 2014*hirn.txt
1.Der kluge Bauer legt nie alle Eier in einen Korb.
2.Es mag zwar praktisch sein, seine Akten nach JJJJ.MM.TT_Zweck in
verschiedenen Ordnern zu ordnen. Es bleibt jedoch die Frage, ob Du diese
in 20 Jahren noch lesen kannst. Einige Formate wie Wordstar haben z.B.
in den letzten Jahren dramatisch an Bedeutung verloren. Ob Du später
noch ein geeignetes, LAUFFÄHIGES Programm findest?
Philipp schrieb:> Na Kopien will ich natürlich vermeiden. Sonst könnte ich auch Ordner für> die Kategorien machen und die PDF überall hinkopieren. Sobald ein> Dokument aber einen Zustand oder auch einfach nur eine Notiz bekommt> wird es schnell inkonsistent, weil man zwar alle Dokumente in einem> Ordner sehen kann, aber nicht sehen kann in welchem Ordner ein Dokument> ist.
Dafür hat Unix schon seit Urzeiten symbolische links, und auch Windows
ist mit NTFS schon seit letztem Jahrtausend dazu in der Lage.
Udo Schmitt schrieb:> Philipp schrieb:>> Na Kopien will ich natürlich vermeiden. Sonst könnte ich auch Ordner für>> die Kategorien machen und die PDF überall hinkopieren. Sobald ein>> Dokument aber einen Zustand oder auch einfach nur eine Notiz bekommt>> wird es schnell inkonsistent, weil man zwar alle Dokumente in einem>> Ordner sehen kann, aber nicht sehen kann in welchem Ordner ein Dokument>> ist.>> Dafür hat Unix schon seit Urzeiten symbolische links, und auch Windows> ist mit NTFS schon seit letztem Jahrtausend dazu in der Lage.
Philipps Aussage hat sich, meiner Interpretation nach, auch auf
Papierordner bezogen und ist da nachvollziehbar.
Ja die Kopien bezogen sich auf Papier.
Auf dem Computer wären links zwar umständlich aber möglich.
Zum Backup: Ich halte einen Wohnungsbrand für deutlich wahrscheinlicher
als einen Virus der über alle Plattformen hinweg alles dahinrafft. Und
beim Brand hat man dann noch die Backups die nicht zuhause liegen.
Zur Langzeit: PDF-A ist hierfür vorgesehen und genormt
Philipp schrieb:> Auf dem Computer wären links zwar umständlich aber möglich.
Wie meinen?
Umstaendlicher als irgendeine SW zu installieren, sich dort
einzuarbeiten und das Ganze dann auch noch alle 5 Jahre zu migrieren,
weil es die erste Version nicht mehr gibt, die neue Version nicht mit
den daten der alten arbeitet, das Upgrade auf einmal vierstelliige
Summen kostet, usw?
wendelsberg
Ich werd dann wohl einfach was mit php & mysql basteln. Scans im
Dateisystem ablegen und Metadaten möglichst klar in SQL.
Wollte nur nicht das Rad neu erfinden, aber es scheint da ja nichts
einfaches zu geben.
Heidi schrieb im Beitrag #3936605:
> Man kann eine Rechnung auch kopieren und an mehreren Stellen> aufbewahren.
Was hat dieses Forum eigentlich für ein Problem? Gibt es Geld für
sinnlose Antworten, weil man den Thread, auf den man antwortet gar nicht
gelesen hat? Ist ja hier ständig so grr..
Ich nutze Jabref für meinen Zettelkasten. Die Dokumente liegen mit einem
JJJJ-MM-DD-Namen in einem flachen Ordner und werden entsprechend
vertaggt. Ich gehe davon aus, daß das ACSI/Bibtex-Format noch in 100
Jahren gelesen werden kann. Wenn nicht schreibe ich eben das passende
Programm dafür.
Das bezieht sich allerdings mehr auf Artikel, Bücher usw. als auf
Rechnungen.
Philipp schrieb:> Ich werd dann wohl einfach was mit php & mysql basteln.
Dann kannst du ja SeedDMS evtl. immerhin als Startpunkt nutzen.
Vielleicht ist der Autor auch bereit deine Änderungen einzubauen oder
zumindest zu übernehmen, sofern sie ihm sinnvoll erscheinen.
Gast schrieb:> auch wenn du das nicht hören willst, ich mache das klassisch über> thematisch sortierte Unterverzeichnisse. Wenn man das vernünftig anlegt,> findet man auch alles wieder.> Hat den Vorteil das ich auf keine Software angewiesen bin, die beim> nächsten Update des Betriebsystems nicht mehr funktioniert.
Das ist die einzige sinnvolle Lösung mit Langzeitsicherheit.
The DatenbankMaster schrieb im Beitrag #3936592:
> Der Vorteil ist halt bei den Datenbankmanagementsystemen die> Datensicherheit. Du kannst ganz einfach dem Datenbankserver mitteilen,> dass immer gleich eine Kopie oder auch auf mehreren Rechnern mehrere> Kopien angefertigzt werden (man nennt das Spiegeln von Festplatten).> Dazu eignen sich z.B. sog. RAID-Festplatten. Google einfach mal danach.> Auf alle Fälle ist so ein Datenbankmanagementsystem und das Aufsetzen> von einem Datenbankserver nicht megakompliziert. Ein paar Befehle muss> man kennen, es gibt auch grafische Bedientools, so dass man nicht> gezwungen ist, textbasiert zu arbeiten wie noch zu Zeiten von MS-Dos,> falls Du davon schon mal gehört hast.
Seit wann interessiert die DB, ob sie auf einer einzelnen Platte, LVM
oder Raid liegt?
Da verwechselst Du sicher etwas.
Philipp schrieb:> Die Ordnerablage praktiziere ich zur Zeit auch. Was mich daran stört,> dass ich keine Kategorien oder ähnliches habe.
Natürlich sind diese Vorhanden. Entweder verwendest du die vorhandenen,
oder aber du erstellst sie selbst und erfindest neue (im Windows
Explorer).
Für manche Dateiendungen fehlen diese Eigenschaft, hier kannst du
einmalig Hand anlegen und diese problemlos "nachrüsten".
Dazu der Index, den du anpassen und beliebig erweitern kannst - damit
sind all deine Wünsche erfüllt. Zudem kannst du auf das programmieren
von unnötigem Zubehör vollständig verzichten, was eigentlich immer zu
einer Baustelle ohne Ende führt.
Wie oben geschrieben (P5), mit PDF in deiner Ablage wird das ganze
erheblich einfacher. Die Software bietet zudem Portfolios, integriert
sich nahtlos usw. usw.
Ordnerstrukturen können nicht die Funktionalität von DMSen nachbilden.
Die Empfehlung doch Ordner + entsprechende Dateinamen zu verwenden ist
daher nicht sinnvoll.
Bitte schlagt doch lieber entsprechende Systeme vor, wenn ihr
Erfahrungen mit ihnen habt. Alles andere wird dem TE nicht helfen.
Gruß Max
Hallo Philipp.
Philipp schrieb:> ich suche eine Software mit der ich die privat anfallenden Dokumente> vernünftig ablegen, taggen und auch wiederfinden kann.>
Ich habe mal mein System dargestellt:
Beitrag "Re: Literaturverzeichnis/ Ordnungsprinzip wanted"> Ich besitze einen flotten Scanner, der alles was er bekommt in ein> Verzeichnis schieben kann. Von dort sollte sich dann eine Software die> Daten holen können.
Das ist Luxus, das Verschieben und Umbenennen muss ich immer noch von
Hand machen. ;O)
Aber es gärt in mir der Gedanke, mir ein auf meine Methode
zugeschnittenes einfaches Verwaltungsprogramm in Python zu schreiben.
> Hat jemand von Euch so etwas laufen?
Zum Suchen in meiner Ordnerstruktur verwende ich Recoll oder Catfish
bzw. alternativ die Suchfunktion im Krusader.
Mit freundlichem Gruß: Bernd Wiebus alias dl1eic
http://www.dl0dg.de
Hallo oszi40, Kopfkratz und Max B.
oszi40 schrieb:> 1.Der kluge Bauer legt nie alle Eier in einen Korb.
Richtig. Ich nehme externe Platten, kopiere alles, und deponiere die
Plattene in anderen Städten.
> 2.Es mag zwar praktisch sein, seine Akten nach JJJJ.MM.TT_Zweck in> verschiedenen Ordnern zu ordnen. Es bleibt jedoch die Frage, ob Du diese> in 20 Jahren noch lesen kannst. Einige Formate wie Wordstar haben z.B.> in den letzten Jahren dramatisch an Bedeutung verloren. Ob Du später> noch ein geeignetes, LAUFFÄHIGES Programm findest?
Das ist eine Überlegung Wert, aber ich denke, das z.B. auch PDF noch
lange genutzt werden wird.
Im Zweifel halt rechtzeitig konvertieren, wenn möglich.
Vor allem orientiere ich mich an Formaten, die open Source genutzt
werden.
Da ist die Chance, ein alternatives Programm zu finden, das auf den
vorhandenen Daten aufsetzt, relativ groß.
Kopfkratz schrieb:> Gast schrieb:>> auch wenn du das nicht hören willst, ich mache das klassisch über>> thematisch sortierte Unterverzeichnisse. Wenn man das vernünftig anlegt,>> findet man auch alles wieder.>> Hat den Vorteil das ich auf keine Software angewiesen bin, die beim>> nächsten Update des Betriebsystems nicht mehr funktioniert.>> Das ist die einzige sinnvolle Lösung mit Langzeitsicherheit.
Genau so sehe ich das auch.
Max B. schrieb:> Ordnerstrukturen können nicht die Funktionalität von DMSen nachbilden.> Die Empfehlung doch Ordner + entsprechende Dateinamen zu verwenden ist> daher nicht sinnvoll.
Ich habe auch noch kein DMS gesehen, was problemlos durch ein anderes
ersetzt werden kann. Einige hinterlassen einen unsortierten bzw.
"merkwürdig" sortierten Datenhaufen (besonders schlimm, wenn der auch
noch verschlüsselt ist) Viel Spass, wenn Du sowas hattest, das auf XP
lange lief, und unter W8 auf den Bauch fällt.
> Bitte schlagt doch lieber entsprechende Systeme vor, wenn ihr> Erfahrungen mit ihnen habt. Alles andere wird dem TE nicht helfen.
Ein Teil der Funktionalität DMS kann durch Suchprogramme bzw.
Indexsuchprogramme ersetzt werden. Aber der TO sollte sich mal
überlegen, WAS er da eigentlich verlangt, und welche Konsequenzen das im
Detail hat.
Das Ergebnis der Überlegung war mein Grund, mich gegen ein DMS zu
entscheiden. ;O)
Mit freundlichem Gruß: Bernd Wiebus alias dl1eic
http://www.dl0dg.de
Hallo Walter.
Walter Tarpan schrieb:> Ich nutze Jabref für meinen Zettelkasten. Die Dokumente liegen mit einem> JJJJ-MM-DD-Namen in einem flachen Ordner und werden entsprechend> vertaggt. Ich gehe davon aus, daß das ACSI/Bibtex-Format noch in 100> Jahren gelesen werden kann. Wenn nicht schreibe ich eben das passende> Programm dafür.>> Das bezieht sich allerdings mehr auf Artikel, Bücher usw. als auf> Rechnungen.
Eigentlich ist Jabref flexibel genug, alles mögliche zu taggen. Du
kannst ja entsprechendes anlegen.
Mit Jabref hatte ich sehr lange geliebäugelt, und auch probiert, aber
Jabref baut sehr streng auf einer Ordnerstruktur auf. Meine
Ordnerstruktur existierte zum Zeitpunkt, als ich Jabref kennenlernte,
schon, und war seeehr tief....weil sie eben halt Dreh und Angelpunkt
ist. Wenn ich dann an der Ordnerstruktur umbaue, greift Jabref ins
leere.
Aber wie gesagt, ich grüble über was selbstgeschriebenes, und das würde
bestimmt auf dem ACSI/Bibtex-Format aufsetzen.
Mit freundlichem Gruß: Bernd Wiebus alias dl1eic
http://www.dl0dg.de
Hallo Philipp,
ist aus Deiner Idee, selbst was zu schreiben etwas entstanden?
Ich knabbere seit Jahren an derselben Problematik - habe schon
verschiedene fertige Systeme getestet - bisher aber nichts dauerhaft und
umfänglich funktionierendes gefunden...
Würde mich interessieren, ob Du inzwischen eine Lösung gefunden hast?
Also wenn du von Dokumentenmanagement sprichst und Worte wie Steuer und
Co in den Raum wirfst dann solltest du dich vielleicht bei den
revisionssicheren Dokumentenmanagementsystemen umsehen.
Bitfarm wäre da ne Möglichkeit:
https://www.bitfarm-archiv.de/dokumentenmanagement/screenshots.html
Bernd W. schrieb:> Meine> Ordnerstruktur existierte zum Zeitpunkt, als ich Jabref kennenlernte,> schon, und war seeehr tief....weil sie eben halt Dreh und Angelpunkt> ist. Wenn ich dann an der Ordnerstruktur umbaue, greift Jabref ins> leere.
Jabref ist die Ordnerstruktur egal. Solange die Dateinamen eindeutig
sind, findet es sogar für gewöhnlich automatisch verschobene Dateien
wieder.
Aber es verlangt schon eine erhebliche Disziplin, die Dokumente wirklich
sofort einzutragen und zu verschlagworten und nicht einfach in einem
Ordner verschwinden zu lassen.
Unterm Strich hat sich das allerdings gelohnt. Aber wie gesagt: Das
bezieht sich auf Artikel, Datenblätter, Handbücher, Bücher etc. Für
Rechnungen, die für gewöhnlich abgelegt und vergessen werden, ist der
Aufwand wahrscheinlich zu groß.
P.S.: Hoppla. Ich sehe erst jetzt, wie alt der Thread mittlerweile ist -
und der Beitrag, auf den ich antworte. Aber ich lasse das mal stehen.
Immerhin nutze ich jetzt Jabref schon doppelt so lange fast täglich wie
bei der ersten Antwort, und finde es immer noch eine gute Entscheidung.
