Forum: Ausbildung, Studium & Beruf Unterschriftenregelung


von Edeus (Gast)


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Hallo zusammen,

wie überall im Internet zu lesen gibt es folgende wichtige Zusätze vor 
der Unterschrift:

1. ohne Zusatz = Geschäftsführer o.ä.
2. ppa. oder pp.
3. i. V.
4. i. A.

Es könnte ja so einfach sein: Idealerweise bekommt jeder Mitarbeiter ein 
Dokument das genau angibt welche dieser Zusätze er oder sie verwenden 
darf, also eine jeweils maßgeschneiderte Vollmacht.

Bei uns bekommen die meisten Mitarbeiter nichts dergleichen. Es gibt 
auch keine Unterschriftenregelung. Trotzdem müssen gewöhnliche MA 
regelmäßig für alles mögliche unterschreiben, z.B. für Anlieferungen. 
Die MA unterschreiben dann immer ohne Zusatz, nach der Liste oben also 
wie ein Geschäftsführer. Das nennt man dann entweder Anscheins- oder 
Duldungsvollmacht, soweit so (un)klar.

Was mir das Internet nicht beantworten kann ist, ob sich die MA durch 
das beschriebene Handeln gegenüber dem eigenen Unternehmen rechtlich 
angreifbar machen. Aus meiner Sicht nicht, da für die Verwendung eines 
Zusatzes jeder MA im Zweifel eine entsprechende Vollmacht vorlegen muss. 
Kann er das nicht, dann unterschreibt er halt ohne Zusatz oder gar 
nicht. Letzteres würde wohl zeitnah zur Insolvenz führen und ist daher 
ausgeschlossen.

Wer kennt sich aus?

von Aufklärer (Gast)


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Mitarbeiter dürfen diese Kürzel nicht benutzen.

Wenn sie nicht von der Geschäftsführung mit einer Prokura (pp. oder ppa. 
per Prokura) (umfassende Vollmacht, der Mitarbeiter hat sämtliche 
Rechte) ausgestattet sind.

Kleinere Vollmachten werden mit i.V. (in Vollmacht) abgekürzt. Der 
Mitarbeiter kann hier so ziemlich alles unterschreiben bis auf Bilanzen 
und Geschäfte die Immobilien und Grundstücke des Unternehmens betreffen.

Im Auftrag wird mit i.A. abgekürzt, d.h. dieser Mitarbeiter kann kleine 
Aufgaben des Chefs erledigen oder Aufgaben, die der Chef delegiert.
Also Handlanger des Chefs eben.
Personaler und auch Abteilungsleiter unterschreiben häufig so, d.h. sie 
sind nicht wirklich selbständig, sondern doch immer noch Büttel der 
Chefs mit übertragenen Aufgaben, die sie selbst verantworten, aber 
irgendwie unterschreiben sie doch im Auftrag des Chefs. Komische 
Konstellation.

In allen Fällen haftet der Mitarbeiter bei diesen Unterschriften, weil 
nach außen mit Geschäftspartnern und -kunden hin diese Unterschriften 
verbindlich sind.


Für kleine Mitarbeiter heißt es dann, lieber nichts unterschreiben, was 
einen in viel zu großer Haftung nehmen kann und auf keinen Fall diese 
Kürzel verwenden.

Für angenommene Post und kleinere Warenlieferung kann man 
unterschreiben.

von Edeus (Gast)


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Aufklärer schrieb:
> Für angenommene Post und kleinere Warenlieferung kann man
> unterschreiben.

Und wie? Ohne Zusatz = wie Geschäftsführer?
Und was bitte ist eine "kleinere" Warenlieferung? <30.000 Euro 
Warenwert?

von Aufklärer (Gast)


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Edeus schrieb:
> Aufklärer schrieb:
>> Für angenommene Post und kleinere Warenlieferung kann man
>> unterschreiben.
>
> Und wie? Ohne Zusatz = wie Geschäftsführer?
> Und was bitte ist eine "kleinere" Warenlieferung? <30.000 Euro
> Warenwert?

Nun ja, wie es scheint, gibt es in Eurem Unternehmen wohl gravierende 
strukturelle Probleme, die ich nicht auch sonst hier niemand lösen kann. 
Es gibt keine ordentliche Verteilung von Aufgaben und Vollmachten, keine 
richtige Organisation und keine Verantwortungsbereiche.

Ohne Zusatz unterschreiben darf eigentlich tatsächlich nur der 
Geschäftsführer, mit Zusätzen Unterschreiben Angestellte, die bestimmte 
Aufgaben und Verantwortungsbereiche haben, die sie auch tatsächlich 
verantworten können durch ihre Ausbildung, Erfahrung und Expertise. Wie 
die Annahme von Waren, da muss schon jemand wissen wofür er 
unterschreibt und in wessen Auftrag er das tut.

Also muss du mal mit der allen Beteiligten darüber reden, dass dieses 
Durcheinander aufhört und endlich mal ordentliche und funktionale 
Strukturen bei Euch einziehen.

von Niemand (Gast)


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Aufklärer riet
> .... i. V. (in Vollmacht) abgekürzt

ich würde mal sagen in Vertretung passt da schon eher!

von Johannes O. (jojo_2)


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Aufklärer schrieb:
> Ohne Zusatz unterschreiben darf eigentlich tatsächlich nur der
> Geschäftsführer, mit Zusätzen Unterschreiben Angestellte, die bestimmte
> Aufgaben und Verantwortungsbereiche haben, die sie auch tatsächlich
> verantworten können durch ihre Ausbildung, Erfahrung und Expertise. Wie
> die Annahme von Waren, da muss schon jemand wissen wofür er
> unterschreibt und in wessen Auftrag er das tut.

Moment mal. Es ist doch wohl auch wichtig, WAS ich unterschreibe! Für 
"die Firma" irgendetwas größeres vertragliches zu unterschreiben ist 
natürlich eine Sache, von der man ohne direkte Anweisung Abstand nehmen 
sollte.
Für "[eigener Vorname] [eigener Nachname] (Mitarbeiter) von [Firma] hat 
Paket angenommen" zu unterschreiben wieder was anderes. Das wird 
persönlich unterschrieben und nicht als Firma.
Als ich um kurz vor 8 als letztes nach Hause gegangen bin und mir noch 
eine (verzweifelte) Kurierfahrerin (einmal quer durch Deutschland 
gefahren!) entgegen gekommen ist, hab ich das Paket angenommen. Wollte 
meinen Namen wissen, hat ihn eingetippt und ich durfte unterschreiben. 
War total froh, dass sie noch wen angetroffen hat. Bekam auch ein Danke 
von der Abteilung, an die die Lieferung gerichtet war (war auch anhand 
der Absenders ersichtlich, dass die Lieferung sehr wichtig/dringend 
ist).

von Tom V. (vzczc)


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Edeus schrieb:
> Es gibt
> auch keine Unterschriftenregelung.

...Das ist genau das Problem, warum Du hier fragst. Eine Frage in Deinem 
Unternehmen wäre aber zielführender. Unterscheiden musst Du (...bin kein 
Jurist...):
1. Außenverhältnis
2. Innenverhältnis

Wenn Du also beispielsweise die Annahme eines Paketes beim Boten mit 
deiner Unterschrift quittierst ist das im Außenverhältnis, also 
gegenüber dem Boten, gültig. Der Bote, also ein Dritter, hat keine 
Kenntnis darüber, was Du für die Firma unterschreiben darfst und was 
nicht.
Ob Du das im Innenverhältnis darfst (also, die "Genehmigung der Firma 
hast"), dass Du die Annahme von Paketen quittieren darfst...kann Dir 
niemand außerhalb des Unternehmens sagen.

Von daher sollte im Innenverhältnis also klar geregelt sein, was Du für 
die Firma unterschreiben darfst. Wenn Du beispielsweise eine Bestellung 
über einen neuen Dienstwagen für die Firma unterschreibst, obwohl Du das 
vielleicht gar nicht darfst ;-).... muss die Firma dies ggf. gegen sich 
gelten lassen und die Bestellung ist gegenüber dem Autohändler 
rechtsgültig... Im Innenverhältnis wirst Du dann aber wohl Ärger 
bekommen ;-)

von Dieter F. (Gast)


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Edeus schrieb:
> Wer kennt sich aus

Dein Chef / Deine Chefin (sollte es zumindest ...)

Übrigens eine typische Frage zu Mikrocontrollern :-) Da muss es auch 
einen Chef (Chefin) geben ...

von Purzel H. (hacky)


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Das Ganze ist viel einfacher. Man unterschreibt wofuer man die 
Berechtigung hat. Der Externe muss annehmen koennen, dass man die 
Berechtigung auch hat. Wobei das i.V, = in Vertretung, bedeutet man 
vertritt den Berechtigten, auch wenn man selbst die Berechtigung haette. 
Daraus erkennt der Externe, dass das dossier fuer diesen Fall zwar noch 
beim Urspruenglichen liegt, aber fuer diesen Brief, Unterschrift 
uebergeben wurde. i.A = Im Auftrag, bedeutet der Brief wurde im Auftrag 
geschrieben.

von A. H. (ah8)


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Edeus schrieb:
> Und wie? Ohne Zusatz = wie Geschäftsführer?

Wieso unterschreibe ich mit meinem Namen ohne Zusatz wie ein 
Geschäftsführer? Mit meinem Namen unterschreibe ich immer nur in eigener 
Sache und zwar dafür, dass ich für das, was ich da unterschreibe, die 
Verantwortung übernehme. Wenn ich beim Paketboten unterschreibe 
bestätige ich damit lediglich, dass ich das Paket in Empfang genommen 
habe und es dorthin weiter leiten werde, wo es hin soll, nicht mehr und 
nicht weniger. (Im Zweifel lässt Du Dir Empfang vom nächsten Mitarbeiter 
erneut quittieren.) Du kannst getrost für alles unterschreiben, was im 
Rahmen Deiner Tätigkeit zu Deinen normalen Aufgaben gehört, denn dafür 
hast Du die Verantwortung sowieso. Bei allem, was ich nicht verantworten 
kann würde ich dagegen einen Teufel tun, das zu unterschreiben. Und wenn 
Dir einer sagt, Du sollst für ihn unterschreiben, dann sollte er Dir 
auch sagen, wie Du für ihn unterschreiben sollst. Lass Dir das im 
Zweifel ebenfalls schriftlich bestätigen.

: Bearbeitet durch User
von Karl (Gast)


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Ich sehe die Sache etwas anders:

1. Wenn man als Mitarbeiter etwas mit seinen Namen unterschreibt, dann 
nie wie ein Geschäftsführer. Der Geschäftsführer unterschreibt mit 
seinen eigenem Namen. Und damit der Geschäftspartner weis, wer 
Geschäftsführer ist, gibt es das Handelsregister bzw. die 
Namensregelungen bei Einzelunternehmungen.

2. Wenn ein Geschäftspartner sich etwas von irgendjemanden von der Firma 
abzeichnen lässt, ohne zu wissen, ob der berechtigt ist, dann ist als 
erstes mal dieser in der Predulie. Denn wen der MA dazu nicht berechtigt 
war, wird auch kein gültiger Vertrag zustande kommen.

3. Die Haftung eines Mitarbeiters gegenüber seinem Unternehmen ist stark 
begrenzt. Nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz ist ein durchgriff 
auf den Mitarbeiter möglich.

von Edeus (Gast)


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Niemand schrieb:
> Aufklärer riet
>> .... i. V. (in Vollmacht) abgekürzt
>
> ich würde mal sagen in Vertretung passt da schon eher!

Das gilt nur bei Behörden. In der Privatwirtschaft bedeutet es immer "in 
Vollmacht".

A. H. schrieb:
> Wieso unterschreibe ich mit meinem Namen ohne Zusatz wie ein
> Geschäftsführer?

Ich erkläre mir das so: Der Empfänger eines Dokuments ist ja nicht dazu 
verpflichtet zu prüfen, ob der Unterzeichnende die erforderlichen 
Vollmachten hierfür tatsächlich inne hat. Er darf einfach davon 
ausgehen, dass dies so ist. Allerdings gilt dies nicht, wenn z.B. durch 
einen verwendeten Zusatz eindeutig etwas anderes belegt ist. Beispiel: 
Wenn eine Kündigung nur mit Zusatz "i. A." unterzeichnet wird, ist sie 
automatisch nichtig, da dies der erforderlichen Schriftform nicht genügt 
(es müsste mindestens "i. V." sein).
Wenn jemand OHNE jeden Zusatz unterzeichnet, dann ist der Empfänger 
maximal im Unklaren. Er kann dem Dokument nichts entnehmen, das einer 
bestimmten Annahme über die Stellung des Unterzeichnenden zumindest 
eindeutig widersprechen würde. Also trifft er eine Annahme zu seinen 
Gunsten, im worst-case also "Geschäftsführer".

Karl schrieb:
> 3. Die Haftung eines Mitarbeiters gegenüber seinem Unternehmen ist stark
> begrenzt. Nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz ist ein durchgriff
> auf den Mitarbeiter möglich.

Ein MA haftet schon ab mittlerer Fahrlässigkeit. Und die ist schnell 
unterstellt! Die Haftung erfolgt dann anteilig, also z.B. 50/50, je 
nachdem wie man sich einigt bzw. was der Richter entscheidet.

von michael_ (Gast)


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Aufklärer schrieb:
> In allen Fällen haftet der Mitarbeiter bei diesen Unterschriften, weil
> nach außen mit Geschäftspartnern und -kunden hin diese Unterschriften
> verbindlich sind.

Nein!
Eine Firma ist eine Juristige Person.
Also alles geht erst mal gegen die Fa.
Was die dann innerlich macht, ist zweitens.

von Bundel (Gast)


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Aufklärer schrieb:
> In allen Fällen haftet der Mitarbeiter bei diesen Unterschriften, weil
> nach außen mit Geschäftspartnern und -kunden hin diese Unterschriften
> verbindlich sind.

Sehe ich nicht so.

Wenn ich im Namen meiner Firma unterschreibe würde ich, ohne Jurist zu 
sein, behaupten das in erster Instanz die Firma haftet.

Erst in zweiter Instanz, falls ich etwas unterschrieben hätte was nicht 
zulässig ist müsste mich meine Firma dafür zu Verantwortung ziehen.

von Bundel (Gast)


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Karl schrieb:
> 2. Wenn ein Geschäftspartner sich etwas von irgendjemanden von der Firma
> abzeichnen lässt, ohne zu wissen, ob der berechtigt ist, dann ist als
> erstes mal dieser in der Predulie. Denn wen der MA dazu nicht berechtigt
> war, wird auch kein gültiger Vertrag zustande kommen.

Das glaube ich nicht.

Sicher gibt es hier einen breiten Ermessungsspielraum aber wo fängt der 
an wo hört dieser auf.

- Bsp. die Annahme eines Anschreibens an der Tür.
Soll der Briefträger entscheiden das die Person die die öffnete garkeine 
Posit annehmen durfte und sie deswegen nie angekommen ist?

- Ich bestelle ein Hotel/Flug/Taxi auf die Firma usw..

Ich glaube das die Person welche unterschreibt schon selbst wissen muss 
was im Rahmen der eigenen Möglichkeiten zulässig ist.

Ich würde sogar soweit gehen das jeder Mitarbeiter die Firma in, erster 
Instanz, nach aussen vertritt.

von Esel (Gast)


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Hier ist ein ausführlicher Artikel zu dieser Problematik:
http://www.sekretaria.de/bueroorganisation/korrespondenz/din-5008/i-a/

i. A.
macht der Esel

von Karl (Gast)


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Bundel schrieb:
> Das glaube ich nicht.
>
> Sicher gibt es hier einen breiten Ermessungsspielraum aber wo fängt der
> an wo hört dieser auf.

Kann man mal hier lesen:

https://de.wikipedia.org/wiki/Anscheinsvollmacht

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